强化档案安全，守住档案管理的生命线

崔凯

在档案管理工作中，档案安全是必须守住的“红线”，是档案管理人员的重要任务，因此档案管理人员必须以高度的责任心和使命感抓好档案安全工作。加强档案安全保障体系建设，对于推动档案管理机制创新、有效提升档案管理水平具有重要意义。

一、时刻绷紧档案安全这根弦

维护档案安全，是学校安全管理工作的重要组成部分，也是基础性、关键性的工作。档案作为承载历史的重要载体，真实具体地记录着学校的管理工作，为领导决策、开展工作、实施工作目标考核、研究处理问题等提供着重要依据。在高度发展的现代信息社会，档案信息泄露、档案资料损坏、档案文件丢失等情况时有发生，严重影响了档案工作的严肃性和规范性。作为档案从业者，必须高度重视并扎实做好档案安全管理这项基础性工作，为提升档案管理水平奠定坚实稳固的基础。

二、档案安全管理存在的隐患

一是档案安全管理制度不健全，安全意识淡薄。目前，我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对薄弱，特别是针对档案资料的收集、整理、保存、抢救等方面，缺乏一系列完备的体制机制。在相当一部分档案管理者中，不同程度地存在“档案安全方面不会出现事故和重大事故”的错误思维，对档案的安全管理缺乏必要的培训，对档案管理中的防火、防雷电、防潮、防蛀等知识存在缺位。有的档案从业人员甚至使用微波消毒档案，根本没有考虑到金属发热会引起档案被烧毁的结果。

二是专业技术人才储备不足，从而制约了档案安全管理水平的提升。做好档案管理工作，必须要在学习能力、专业技能、安全意识等方面下一番苦工夫。目前，很多企事業单位的档案管理从业人员素质偏低、队伍不足，认为档案管理工作很简单，不需要太高的学识和能力，只需要会整理资料即可，在一定程度上制约了档案安全管理工作的有效开展。其实，这是认识上的误区，档案管理是一项系统工程，要求具有一定的专业知识，具备良好的综合职业素养。

三是对档案安全管理的经费投入不够。作为一间标准的档案室，应该配备空调、防磁柜、消毒柜、温湿度自控仪、除湿机等专门的设施设备，安装防盗门窗、防紫外线窗帘、灭火器等，严格控制档案室的温度和湿度，彻底杜绝细菌、害虫等的滋生。但是，由于对档案安全管理重视程度不到位，安全意识淡薄，有些单位对档案室的设施设备投入严重不足，库房破旧、甚至沿用以前陈旧的木柜存放档案，不利于防火、防虫，在一定程度上存在着极大的安全隐患。

四是缺失档案管理方面的应急预案。档案资料是一个单位最宝贵的财富，所以档案保管至关重要。档案的安全管理必须充分重视每一个细节，各种突发情况随时有可能发生，一旦出现突发情况致使档案损毁，将酿成不可弥补的错误。因此，这就要求从业人员平时做好准备，充分考虑可能出现的各种突发问题，据此逐项编制出应急预案，完善应急措施，一旦出现突发事件，不至于束手无策，不至于不知所措，能够及时有效应对突发事件，真正做到防患于未然。

三、加强档案安全管理的具体措施

一是建立一套行之有效的档案安全管理制度体系。档案安全责任重于泰山，只有建立健全安全防控制度体系，才能充分保障档案管理安全。要建立系统的档案资料整理汇编制度，把前端控制理论应用其中，加强档案管理部门与各系部、各处室之间的沟通联动，根据档案资料的密级、性质、材质和分类，采取不同的安全防护措施。要完善档案管理明细台账，建立卷宗和档号，编制检索查询目录，为全面掌握档案资料提供便捷的查询途径。要建立档案安全巡查常态化机制，对档案资料是否完整、完好、安全进行诊断，发现问题立即整改。电子档案载体必须单独隔离存放在消磁柜专用设施中，避免被磁化、被复制，确保档案完好无损。加强档案保密安全管理，严格按照保密管理制度进行权限控制管理，严格执行密级档案资料审批程序，确定保密资料的使用权限和范围。涉密档案资料的传输和复制，必须经学院主要领导、分管安全院领导和档案管理部门负责人三级审批。保密文件资料原则上不能上传各种电子设备，避免涉密资料泄露，造成档案管理安全事故。

二是加强档案从业人才队伍建设储备。一支专业合格的档案管理人才队伍，是档案管理工作的最基本要求，也是最基础保障。对此，首先要加强专业培训，不断提升档案人才的专业技术。对新进人员必须进行上岗培训，并对培训的效果进行考核，促使新进人员能够尽快掌握基础的档案管理知识、工作方法和技巧。经常举办专业性、针对性的培训，可以采取“走出去、请进来”的策略，每年定期分批组织从业者在同行间进行业务交流，不定期邀请上级档案业务部门进行专业指导，不断提高档案管理者的业务水平。积极探索推行持证上岗制度。实行持证上岗制度，可以有效促使单位重视档案从业者的档案专业基础教育，培养具备基本专业素质的管理人才队伍。不断加强专业档案管理人才的储备。档案在知识的贮存与传播方面的载体作用毋庸置疑，在全社会共同进步中发挥着不可估量的作用。档案管理需要具有知识化、专业化、科技化的高端人才。因此，必须把培养高端档案人才作为当前档案事业发展的一项重要任务来抓，不断推动大家牢固树立适应新形势、新任务需要的可持续发展的人

才观。

三是不断加大对档案保管设备的投入力度。拥有标准化、专业化的设备设施，是做好档案的安全管理工作的基础保障。因此，必须从思想上高度重视对档案管理设备的投入，档案室要配备安装防盗门，窗户配备防盗设施；电脑必须专人专用，设施登陆和查询密码；室内必须配置防磁柜、灭火器、去湿机、温度计和湿度计等安全设施。要切实做好安全防护措施，做到防盗、防潮、防火、防霉、防尘、防光、防虫、防高温，为档案安全管理提供硬件保障。

四是建立健全档案管理应急预案。档案安全管理中最不可控的因素就是突发事件的出现，为有效预防、及时控制和迅速消除突发、灾害事件对档案造成的损害，以达到快速有效救援，减少损失的目的，必须要根据《档案法》及《档案法实施办法》的规定，结合各自实际，建立健全档案管理应急预案，对各种突发事件做到早预防、早发现、早报告、早处理，使档案安全管理工作万无一失。

档案安全是档案管理工作的红线，也是档案工作的关键核心任务。每一位档案管理者必须把档案安全放在档案管理的首位，高度重视，尽职尽责，确保档案的安全管理与规范使用，最大程度发挥档案管理工作的意义和价值。