医院综合档案数字化建设的应用与体会

张芹

[摘 要]信息技术的快速发展给社会带来了较大的变化。因此，在医院综合档案的管理过程中，应加大对信息技术的应用力度，实现医院综合档案数字化建设，加大对综合档案的应用力度，进而为医院发展作出更多的贡献。因此，本文主要探讨了医院综合档案数字化建设的应用与体会，旨在为相关工作者提供借鉴。

[关键词]医院；综合档案；数字化建设；应用；体会

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.095

[中图分类号]G270.7；R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

随着我国社会的不断发展，信息技术的水平快速提升，并在各个领域广泛应用。综合档案是一项重要的信息资源，对医院的决策和发展都起着至关重要的作用，所以一定要做好医院综合档案的管理，目前在医院综合档案管理过程中，已经融入了相关的信息技术，实现了电子档案，所以传统的管理方式已经难以满足要求，应采取合理的措施，提高综合档案数字化管理水平，为医院发展提供更加有利的条件，进而促进我国医院快速发展。

1 医院综合档案的特点

1.1 医院综合档案载体的特点

以往档案主要以纸张为载体，用户可以直接进行查阅，随着信息技术的不断发展，医院综合档案逐渐以光盘或磁盘为载体。想要对档案信息进行阅读，必须对光盘或者磁盘进行解码。纸质档案和数字化档案是医院综合档案两种重要的载体，均记录了医院发展的相关信息，但是在管理方面则存在的较大差异，对纸质档案管理较为方便，在对数字化档案进行管理时，需要较强的通信技术，同时还要对计算机进行及时的更新。

1.2 医院综合档案时效的特点

医院综合档案涵盖的信息较为广泛，包括科教、党群、财务等各个方面，所以管理、查询等都需要消耗掉大量的时间。在综合档案管理过程中，通过应用相关信息技术，包括数据库查询技术等，实现快速检查，为信息使用者提供更加便利的条件。同时，通过对信息技术的应用，能够对医院综合档案进行快速归档，这样在一定程度上，提高了医院综合档案管理水平。

1.3 医院综合档案共享的特点

以光盘或磁盘为信息载体的医院综合档案，通过对计算机的应用，可以实现共享。医院综合档案信息的共享方式不受空间以及时间的限制，只要通过网络终端，就可以查阅到相关的档案信息，而且能够避免对档案造成破坏问题的发生，所以非常有利于信息使用者借阅。

2 医院综合档案数字化管理的应用研究

2.1 文件管理与档案管理的区别

文件是档案的重要基础，一般情况下，档案是由文件转化而来的，文件管理和档案管理强调的内容不相同，文件管理注重现行的有效作用，档案管理更加注重后期的开发和利用。对于档案，可以将其看成有一定价值的现行以及非现行文件，值得将其进行保存，而个别没有价值的现行文件，是无需进行保存的。

2.2 文件管理与档案管理的关系

文件管理与档案管理二者具有一定的联系，在文件形成初期，应保证文件的真实性，否则转化为档案后，失去了真实性，就是失去了档案的价值，这样就无法对档案进行保管和管理。同时，若一些管理人员将有价值的信息删除掉，也无法保证信息的完整性，这样就会使得电子文件价值流失。因此，在文件形成初期，档案管理人员就应做好评估工作，了解电子文件的档案价值，这样就可以保证归档的效率及质量。

2.3 医院综合档案数字化管理的内涵

医院综合档案数字化管理是通过对信息技术的利用，对过去的档案管理模式进行转变，实现对文件以及档案信息的整体控制。医院综合档案数字化管理模式主要指的是“文档一体化”管理模式，这种模式对文件管理和档案管理进行统一管理，将其看作成一个统一整体，进而对文件和檔案信息进行有效的质量控制

3 医院综合档案数字化管理工作的难点

3.1 管理人员思想观念落后

医院综合档案数字化管理对象不再是纸质文件和档案，而是电子文件和多媒体档案，这说明档案的载体和管理方式发生了变化。电子文件和多媒体档案离不开计算机技术以及相关设备的支持，所以档案管理人员必须充分了解相关计算技术以及软件设备，才能保证医院综合档案管理的顺利进行。这就对档案管理人员的综合素质水平提出了较高的要求，但是在实际档案管理过程中，一些档案管理人员思想管理较为落后，仍然以人工的方式管理档案，这样就大大降低了医院综合档案管理水平。

3.2 档案管理流程不合理

目前，我国一些医院采用的传统管理模式，其流程存在许多不合理的地方，它们将文件管理和档案管理安排在两个部门，而且其关注点也存在不同，但是二者存在一定的关系。在档案管理过程中，档案管理人员就需要对文件形成初期情况进行充分的了解，但是由于是在两个部门，所以在收集档案时面临很大的的困难，这样对档案的管理具有很大的不利影响。

3.3 管理人员技能水平低

管理人员技能水平与医院综合档案管理具有直接关系，但是目前我国一些医院对综合档案管理不够重视，也未安排专门的人员进行管理，一些医院的综合档案管理人员不是专门的管理人员，所以在综合数字档案管理方面，管理人员技能水平较低，缺乏较强的实践能力，达不到良好的管理效果，

4 医院综合档案数字化管理的对策

4.1 联系医院发展战略

想要促进医院综合档案数字化建设，还应结合医院发展战略，能够为医院决策提供更加有效的信息，进而促进医院的不断发展。所以首先应强化医院领导意识，使其重视档案信息管理工作的开展，并充分发挥档案信息的作用。同时，医院在发展规划制定过程中，应将档案管理作为一项重要任务，将其落实到具体的实践当中。

4.2 整合各个部门信息子系统

为了加强对医院综合档案的应用，还应对各个部门信息子系统进行整合，为综合档案数字化管理建设更加有利的信息环境。对信息子系统的整合，应尽量详细、全面，主要包括人事管理系统、科研医疗系统等，这样通过信息综合挡板的建设，使对档案的存取以及查阅更加的自由、便利，有利于提高医院综合档案的管理水平。

4.3 完善综合档案数字化管理的设施标准

与纸质档案不同，数字化档案要求有较为完善的硬件设施，这样才能保证数字化管理工作的开展。所以医院应不断完善有关的硬件设施，并定期对软件进行检查，及时更新，对于损坏较为严重的硬件设备，应及时更换，防止由于硬件设施问题造成文件丢失等情况。同时，在对综合档案数字化管理过程中，还应根据实际情况，制定完善的综合档案数字化管理设施标准，严格按照要求，对文件档案进行分类管理，这样才能保证文件档案的可操作性。

4.4 加强业务培训

由于数字化综合档案管理涉及许多的计算机软硬件的操作，所以要求档案管理人员应掌握一定的网络信息技术。若综合档案管理人员不懂计算机技术，就无法满足数字化综合档案管理需求。因此，通过教育培训方法，提升档案管理人员的信息技术水平，同时还应加强其业务能力及责任感，进而使其做好数字化档案管理工作。

4.5 完善硬件设备

随着我国信息技术的不断发展，计算机硬件设备不断更新，所以在综合档案数字化管理过程中，所采用的计算机硬件设备，也应及时地进行更新，同时还应加强对计算机设备的创新，充分发挥计算机技术在医院综合信息档案建设过程中的作用，提高医院综合档案数字化管理水平。

5 结 语

医院的决策和发展需要综合档案作为重要支持，所以一定要做好医院综合档案的管理。随着我国信息技术的不断发展，传统的医院综合档案管理方式已经难以满足要求，所以应采用数字化档案管理模式。这种方式主要通过信息技术对档案进行管理，大大提高医院综合管理效率，同时方便对综合档案的使用，為医院的发展做出更多的贡献，但是目前我国医院综合档案数字化建设还存在许多的难度，不利于对医院综合档案进行数字化管理，所以未来还应采取合理的措施，对医院综合档案建设进行不断的完善，进而更好地发挥数字化综合档案在医院发展过程中的作用。

主要参考文献

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