发挥作用优势在办公室业务中形成特色

田慧敏

摘 要：一个企业肯定包含各种类型的部门，比如：人事部门、财管部门、销售部门等等，每个部门之间都是相互联系、相互制约的，不可独立存在，任何一个部门在工作上的疏漏都有可能导致企业工作不能正常进行，所以各个部门应该各司其职，明确本部门在该企业中的地位和作用，选择部门经理，制定相关部门措施，更好的发挥作用，为企业带来效益，企业办公室必须时刻以服务大局为中心，全力保障各项规定的有效实施，体现自身价值，彰显独特的工作魅力。

关键词：企业办公室；服务大局；发挥作用优势

企业办公室在一个企业中可以说位于企业的中心地位，起着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关工作的中心部门，是各种信息的交汇地和集散地。企业办公室是一个单位的总进出口，起着联络上下，沟通四面八方的作用，是一个企业的窗口。是保证机关工作正常运转的枢纽。企业办公室也是领导工作的助手，要充分彰显自己的价值，协助领导处理各种事务，帮助领导做好各种交接工作。企业办公室应充分发挥自己在企业中的作用，切实为企业带来效益。

1 办公文秘工作，体现一个“细”字，保证规范运行

从古至今都流传着一句话：细节决定成败。“办文、办会、办事”是企业办公室的核心工作，企业办公室在企业日常管理中主要涉及这几个方面的工作，是办公室职能的直接体现。在处理这些工作时办公室要做事严谨、不疏忽任何一个小细节，严格规范言行，做事有条理，提高办事效率。

1.办文严细化

办公室在办文环节，要严格把控好三观，这三观分别是：发文观、质量观、时效观。只有在发文时把这三方面工作都处理好，才能保证发文工作的有效进行。提高发文环节的质量。发文观：按照审核标准，严格对发行的文件进行审核，对于不该发、可发可不发的文件坚决不发，避免因为发文过多或者是发文冲突等造成的一系列不必要影响。质量观：制定考核量化标准，完善量化体系，对文章的文字、格式、内容等方面进行量化考核，保证文章的字数充足，确保文字工作的质量和水平，严谨做事。时效观：有些文件往往因为中间环节程序太多导致不能按时发行，办公室应重点关注这方面的工作，在确保文件质量达标、数量达标的条件下，减少一些不必要的程序，做到：今日事今日毕。确保文件按时发行，不影响企业正常工作。

2.办会精细化

办会精细化要求办公室做好会前、会中、会后三方面充分的准备工作。会前准备充分，考虑细节。例如：会议材料准备、会议时间通知、会议坐次安排、资料发放、接待工作以及会场布置等，充分做好会前准备工作，不疏漏任何环节，会前应制定备用方案，确保会议有条不紊的进行。会中服务，规范会议细节，包括：音响设备、会议汇报视频等。安排相关工作人员端送饮料、发放一些季节性用品，准备笔、本，及时记录会议内容，保证会场秩序，调动会场氛围。会后根据会议情况对会议资料进行整理，安排会议人员依次退场，安排工作人员做好会后会场的清理工作。通過做好会前、会中、会后三个环节的工作，贯彻精细化的工作理念，充分体现办公室的职能。

3.办事明细化

办公室在办事环节应该充分处理好各项事务性工作，包括：考虑周密，提前布置，做好细节工作、分工明确、细化责任、安排人员做好接待、值班和费用管理等工作。接待方面，按照企业接待标准，控制接待规模，合理安排接待场地，安排合适的接待人数，选择大方而不失华丽的接待仪式，安排住宿，要充分体现企业的热情好客，同时也要本着勤俭节约的理念，在接待仪式开始前，安排相关人员先走个过场，确保接待任务顺利无误完成。值班方面，完善值班规章制度，严肃值班纪律，做好值班人员交接工作，避免出现因值班人员缺席造成的财产损失，费用管理方面，制定严格的资金使用政策，廉洁自律，确保各项开支秉承合理、实用的原则。

2 宣传调研工作，强调一个“实”字，发挥助手作用

1.不断加强和改进宣传工作的方式方法

首先要提高理论知识水平和业务水平，潜心钻研，更新知识结构，拓宽知识领域，坚持自学，确保学习的频率和次数。培养参与经营的意识。其次，不断培养对企业发展前景、措施的新思维，与员工密切交流，探索员工乐于接受的宣传方式，确保方式的可行性，探索多元化的宣传方式，更好的服务大众。再次，向员工灌输合作精神的重要性，塑造良好的企业精神，树立关心人、尊重人、理解人、爱护人的“以人为本”的交往理念，营造一种和谐的企业氛围，积极引导员工与企业一同成长，在工作中获取经验，丰富自己的知识，拓宽知识领域更新知识结构，在企业宣传工作中体现自我价值，实现自我提升。把企业精神作为企业文化的灵魂，倡导员工积极传播企业精神，弘扬企业精神，塑造符合企业的影响，坚定员工的信念，使员工乐于在这个岗位工作、付出，培养员工的团队意识和合作精神，不断提高员工的责任感和使命感，为领导分忧解难，提高企业工作的效率，提升企业的价值和影响力。

通过不断加强和改善宣传方式、方法和技巧，更好的塑造企业影响，弘扬企业精神，传递企业文化。

2.加强信息传递管理，深入开展调研工作

办公室是传递信息的枢纽，办公室人员要及时采集信息，上报信息，确保信息及时送达，不耽误企业工作的进度。办公室除了要按时汇报信息外，对信息的质量和价值也要亲自调查研究。这就要求安排相关的办公室人员去科研或者生产地点进行体验，及时掌握第一手资料，提高理论和实际相结合的能力。提高信息的价值和真实性，利用信息更好的进行督察工作、攥写报告，为企业经营提供重要的信息参考，根据实际科研和生产情况，进行企业相关工作进度的调整和相关人员的调动，使企业朝着高生产、高效率的目标不断迈进。

要想提高信息的价值，提高信息的利用率，需要不断加强调研动作，组建督察小组，完善相关的监管制度，确保获得信息的途径是科学的、严谨的、可靠的，安排专业的办公室人员亲自深入基层考察，定期对相关调查人员展开培训，提高他们参谋信息、分辩信息、协调信息、整合信息的能力。对获得的信息进行筛选，使汇报的信息更具概括性。提高信息的价值。

3 结束语

综上所述，办公室工作在具有一定的挑战性的同时也具有很大的突破性，办公室作为一个企业的核心枢纽，要时刻与领导保持一致，关心员工的工作状态，更好的调动企业的氛围，办公室工作要肩负起带头的作用，身体力行，潜心钻研业务，更新知识结构，能轻松应对棘手问题和各种严峻考验，塑造积极、健康向上的办公形象，提高企业工作效率。

参考文献

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