企业办公室文秘工作质量提升策略

◎张薇薇

企业办公室文秘工作质量提升策略

◎张薇薇

办公室是企业运营和管理的核心，办公室文秘承担着企业的运营管理的大小事项，是维持企业正常运转的关键部门，提高办公室文秘工作质量是现代企业建设和发展的重要途径。本文从企业办公室文秘的发展现状出发，提出了提升办公室文秘工作质量的具体途径。

随着现代企业的快速发展，办公室文秘在企业的作用越来越突出，所需负责的工作事项也逐步增多，不仅要传达和执行上级领导的命令，还要承担起基础员工人事的管理，对外要具有良好的沟通和协调能力，对内要负责企业大小事务的处理，对从事办公文秘工作的人员提出了更高的发展要求，只有提升办公室文秘工作的质量，才能整体提高企业在市场经济中的竞争力和生存力。

企业办公室文秘概述

企业办公室是企业发展和运营的核心部分，是企业正常运转和经营的重要部门，提升办公室文秘工作质量对现代企业的运营和发展有着积极的作用。企业办公室文秘即要负责传达和执行上级领导的命令，又要对基层员工有着充分的认识，在某种程度承担着沟通上级领导和基层员工之间的桥梁作用，因而对办公室文秘的工作质量有着更高的要求。实现办公室文秘工作质量的提升，一方面办公室文秘需要加强自身的道德素质和工作能力的提升，另一方面则需要企业安建立相关的管理制度，采取积极有效的措施，为办公室文秘打造良好的工作环境和氛围。本文重点从企业办公室文秘自身建设角度和企业建设角度两个方面阐述了提升办公室文秘工作质量的有效策略。

提高企业办公室文秘综合素质

文秘是企业办公室的主体，对企业办公室文秘工作质量的提升有着重要的影响，为此需要从文秘自身角度出发，不断丰富和加强自身专业能力，进而提高专业素质。

首先加强企业办公室文秘工作效率，企业办公室文秘所需要负责的事项多杂，大到企业会议决策，小到日常琐事，都要文秘进行处理，如果在处理过程中不遵循相应的原则，就会产生混乱的局面，导致工作效率低下，为此办公室文秘需要制定科学有序的办事计划，做到轻重缓急，主次分明，先做急需处理的事项，再做相对加急的事项，有条理的进行各项工作的开展。同时还需要和领导随时保持联系，及时向领导反馈工作进度和遇到的问题，进而提高工作效率和水平，完美的执行各项任务。

其次办公室文秘还需要提高自身的办事能力，在追求效率的同时还需要注重任务完成的质量，为此文秘人员需要不断丰富和充实自身的专业素质，拓宽思维模式，不断深入了解和学习市场经济的最新政策，紧跟时代发展潮流；树立认真负责、爱岗敬业的精神，在工作过程中随时维持着热情的工作态度，积极开展各项工作，加强和同事及领导的沟通交流，在充分了解工作要求的前提下再进行处理，保证工作任务的质量。

再次要提高自身的法律意识，严格遵守企业的规章制度，实现以身作则的管理效果作用，从小处看做到不迟到、不早退，从宏观上看文秘工作人员要时刻将企业的利益放在第一顺位，以大局为重，切记因小失大，得不偿失的行为。

最后办公室文秘人员还要树立服务意识和奉献精神，办公室文秘人员既要负责上级领导的工作要求又要处理日常工作中的琐事，需要文秘人员要具备无私奉献的精神，认真负责的完成每一项工作。

提升办公室文秘工作质量的有效途径

建立办公室文秘绩效考核制度。办公室文秘要负责企业各项事务的管理和运营，其工作水平和能力严重影响着工作效率，为此建立科学系统的人员考核制度，定期对办公室文秘进行绩效考核、升职考核等综合性考核，激发文秘人员的工作兴趣和积极性，进而有效的提高工作效率；完善奖惩制度，做到赏罚分明，对于工作能力突出、表现优异的办公室文秘人员进行一定的精神和物质奖励，能够在很大程度提高文秘的工作积极性，激发文秘之间的竞争意识，对于工作效率低、服务态度差的文秘给予警告处理，能够有效的提高办公室工作质量，整顿办公室工作环境，为其营积极向上、健康友好的办公室氛围。此外对于办公室文秘人员的设置还需要做到合理的掌控，既要保障任何工作的顺利进行又要实现任务高质量的完成，因此对于文秘的招聘要遵循精而不多的原则。

培养办公室文秘的创新意识。随着现代经济的快速发展，社会对创新型人才的需求与日增多，创新精神是保证企业长久发展、充满活力和生命力的重要保障，因此积极培养办公室文秘的创新精神和思维能力，打破传统按部就班的行事准则，引导和鼓励企业办公室文秘不断进行行为和意识的创新，以提高办公室文秘工作质量为基本目标，寻求高效率、高质量的行事标准，进而实现整个工作流程的规范化、有序化和合理化。

加强对办公室文秘综合能力的提升。办公室文秘所需负责的事项多而杂，这就要求办公室工作人员要具备专业的技能和丰富的理论知识。一方面企业要重视对办公室文秘技能的培训，定期开展各种文秘技能培训活动，鼓励和引导文秘人员进行再学习和深造，不断充实和提高自身的专业技能和办事能力，为提升办公室工作质量奠定良好的基础；另一方面加强办公室文秘人员理论知识的学习，学习和把握国家出台的各项法律和经济政策，掌握社会发展的主流文化，紧跟国家的脚步开展企业活动，同时还要加强办公室文秘对企业内部规章制度的学习，充分学习企业的核心文化和价值观，进而加强文秘人员对企业的归属感和认同感，增强各员工之间的凝聚力，实现企业员工团结一致，共同发展的目标。

综上所述，办公室文秘在企业的发展和管理中有着不可替代的作用，提升办公室文秘的工作质量是实现企业长久可持续发展的重点和关键，为此要将提升办公室文秘质量放在建设和管理的第一位，通过开展各种文秘技能培训活动、建立各校考核制度、完善文秘奖惩机制、鼓励和引导办公室文秘进行深入学习等措施，推动企业文秘工作的高效运行，进而提高企业在竞争日益激烈的市场经济中的地位。

（作者单位：广西交通投资集团钦州高速公路运营有限公司）