人事档案管理工作中关键性问题阐述

刁品卫

人事档案管理工作中关键性问题阐述

刁品卫

干部人事档案是国家机关、社会组织在干部人事管理活动中形成并经组织审查、认可的，历史地、全面地考察和正确选拔使用干部的重要依据。文章结合工作实际，从干部人事档案收集、整理工作流程入手，对高校人事档案管理中的关键性问题进行了系统地分析。

高校；人事档案；干部评价；档案管理

人事档案是记录和反映个人的经历、思想水平、学历能历、工作实绩等情况的历史记录，是一个人本来面貌的客观反映。在管理中以个人组卷，按照档案管理规定进行整理，由组织人事部门集中保存。

人事档案管理工作是一项人才信息工作，实现人事档案科学管理，充分发挥人事档案在新时期干部人事工作中的作用，是为党和国家的干部人事工作服务的，是干部人事档案工作的基础工作。经过多年的干部人事档案收集、整理工作的经历，本人从干部人事档案的收集、整理两个关键性方面出发对高校干部人事档案管理中的几个关键性问题进行系统地分析和阐述。

一、人事档案管理工作的重要性

干部人事档案工作是一项专门业务，是一门专门学科，需要进行理论研究和探讨。只有不断摸索总结其规律性和科学性，才能用以指导人事档案工作的实践。根据人事干部档案的特点，要经常地收集和整理干部个人信息资料，建立和开发人事档案信息内容的电子计算机网络管理系统，提高人事信息管理工作水平，进行科学管理才能为组织在培养、了解、考察、选拔干部工作中提供客观公正实用的依据。

知人才能善任，而要真正做到“知人”，就必需全面地、历史地了解人，客观地认识其本来面目。所谓“全面”，就是既要了解其德，又要了解其才；既要了解其长，又要了解其短。所谓“历史”，就是既要了解其今，又要了解其昔。“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没有做好，临时掘井，就悔之晚矣”。因此，档案人员要经常地收集和整理干部档案材料，对材料进行科学管理，并进一步加强高校人事档案管理的创新，更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用。

二、人事档案的资料收集

人事档案材料收集工作，在人事档案管理工作中处于重要地位。材料收集工作质量的好坏，直接影响到人事档案工作的其他坏节。做好人事档案的收集工作，我们档案人员除了要掌握材料形成的规律和疏通材料来源渠道，其次建立健全有关制度，保证收集工作经常化，时时注意掌握不同时期人事档案材料收集工作的重点，做到重心突出，目标明确，这样才能使收集的人事档案材料能真正为人事工作提供服务。

人事档案材料的收集是解决人事档案材料的“分散形成”与人事档案管理要求“集中保管”矛盾的一种有效途径。人事档案材料收集的重点，一般来说，凡是组织人事工作中急需通过人事档案了解和使用的情况，就是我们材料收集工作的重点内容。如何收集好人事档案材料，充实人事档案内容，使之达到全面、具体、完整、确实、常新的要求，则是我们每位档案人员需经常思索的问题。因此，在当前，人事档案材料收集工作的重点就多年档案工作感受主要有以下几个方面：

1.根据不同情况，在时间和精力的安排上有所侧重，确定短期的收集工作重点，集中收集某一方面的材料。如年度总结结束后，形成全校教职员工的年度鉴定、考评材料；一年一次的调资工作，形成工资审批表；党代会产生一批人事任免和代表登记表材料等。这些材料形成时间性强，审批比较集中，重点收集成效好。

2.根据每卷人事档案的不同情况，分别确定每卷档案需要补充收集的重点。如我们在审核人员档案中发现没有经历变动登记表或履历表；多次任职但缺少某一时期任职呈报审批表；学历变化却没有相应材料；多次受到奖励，却没有奖励审批材料等。对这些情况，应逐人登记所缺材料，列出清单，有针对性地进行收集补充。

3.档案工作应做到材料收集求“全”，将必须要归档的材料按类别一一收集。如:一大类是干部履历表、职工、学生登记表等。它是一种比较详尽的以反映个人经历为主要内容的表格或书面材料。二大类的自传是由本撰写的记述自己各个时期的具体历史过程，思想认识，社会影响等方面情况的文字材料。三大类的鉴定、考核是反映人员思想政治状况，也就是通常所说的“德”的表现情况。主要指人员政治立场、思想品质、工作能力。它是通过组织人事、劳动部门形成的考察、考核、鉴定等综合材料的表现。组织上为选拔干部考察鉴定材料，及审计工作中形成的有关材料，主要涉及个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考察材料等。四大类的学历及专业技术职务评聘材料，各类毕业生登记表、培训学习成绩、学历证明、学位，教师资格认定申请书，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，创造发明、科研成果，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文目录等材料。五大类政审工作中形成的材料：是指组织上对人员的政治历史问题和现实表现情况等进行审查时所形成的材料。另外，更改姓名、民族、出生日期、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料。六大类加入党派的材料：在我国包括中国共产党和八个民主党派。这类需收集的材料有在党组织批准该预备党员转正为正式后及时将其收集归档的入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、综合性政审材料及有关的证明，民主评议党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批等材料。对于加入民主党派的有关材料的收集，我们一般只收一份加入民主党派的登记表或加入党派入会的审批通知，在收集工作中人事档案部门充分尊重民主党派组织的意见，通过统战部门进行收集。加入共青团材料收集包括入团志愿书，申请书，团员登记表，优秀团员事迹，退团材料，这些都是在团的组织作出审批决定后要及时归入个人人事档案中。七大类的奖励材料：表彰奖励材料往往与文书档案归档材料交织在一起，人事档案管理部门只能收集属于归入人事档案的奖励资料，一般来说，在组织正式形成的表彰奖励材料中授予先进模范称号的决定、通知、批复及基层呈报的有关请示报告和上级审批材料均属于文书档案归档的内容。实际工作中有时文书档案和人事档案同时都需要收集归档，遇有这类情况人事档案管理人员要与有关表彰奖励审批部门沟通协商，将属于应归入人事档案的材料原件尽其所能归入其本人人事档案里，其次有关授予部门还可以设计印制个人奖励登记表。八大类违反党纪、政纪、国法所受的党内外处分，取消处分和本人检查材料通常是指犯错误受处分的有关材料等。从五大类和八大类两类材料形成和作用上看，他们之间有着一些相同点，一是从人事档案材料的内容是考察、了解和使用人用人的重要依据。其二是在材料形成的排序如干部政治历史的审查，其材料包括上级的批复、审查、结论、调查报告、证明材料、本人对结论的意见、检查交待。一个犯错误给予处分的材料包括上级批复的结论或决定、本人对结论和处分决定的意见，九大类任免、工资等审批表：干部任免表、招工录用表、工资定级表、退休人员工资审批表、留学回国人员录用表、出国等材料。这类内容它既是提拔使用人才的依据，也是每位人员享受各种工资福利待遇的重要依据。同时也是反映一个人资历的深浅，参加工作时间长短。十大类的其他材料：个人写的思想、工作、学习总结、体格检查表、工伤或残疾确定鉴定表、办理人员丧事活动中形成的悼词（生平）、讣告、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等材料，其他可供组织上参考有保存价值的材料等等。只有完整、真实的人事档案材料，才能使人事档案浓缩本人的全貌，做到“档如其人”“档即其人”，给各级组织人事部门了解人、选拔人和使用人的工作中起到重要作用。

三、人事档案资料整理的重要性

干部人事档案整理是一项经常性的业务工作，是人事档案工作不可缺少的一个重要环节。在整理中必须遵循《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等条例要求，严格按照规定的程序和要求进行整理，保证整理工作的质量和效率。为了提高质量，在鉴别整理中要力求“细化”，对所收集起来每一份材料逐一鉴别，按步骤进行。主要有以下几种方法：

1.以个人为立卷单位，将所要整理的档案袋中的材料与收集其他零散的材料归并到一起。核对属于该档案的基本材料是否齐备。将归档添加材料整理时，需要同档案中原有内容逐类逐项审核。

2.将需归档集中的材料，边鉴别边归类，按类别属性“对号入座”。按档案归档条例，对归档材料取之有据，舍之有理。需要补办手续或复制的材料取出办理，对张冠李戴的材料做到“物归原主”。将每类材料右下角编写页码。

3.将已归档的材料，有的材料纸张大小不符合要求，那就要按规定做到三边对齐、条目清楚、层次分明、编排有序。

4.技术加工。在不损坏文字内容的前提下，对不适宜装订和不合归档规格的材料进行技术加工。

5.在符合归档要求的每一份档案材料第一页右上角空白处用铅笔将类别、页码填写清楚。

6.登记目录。目录是查阅档案内容的索引，按照目录表的要求，分别登记，认真进行编写。

7.通过上述程序进行检查看归类是否正确，编排是否有序，加工是否合适等等，有问题要及时纠正，没有问题这时就可以立卷。

8.装订成册。按照统一规格裁切理齐，使材料四边整齐，外观洁净，在标准的档案卷盒上，用标准汉字书写编号、姓名、籍贯。最后，复查验收是保证档案整理质量的重要措施，在入库之前，档案人员要再对档案进行一次全面的、系统的质量检查验收，合格后才能入库。因此，人事档案管理人员只有按照上述整理工作的要求，经过认真的整理，才能达到完整、真实、条理、精炼、实用的质量要求。

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1008-4428（2017）11-145-02

刁品卫，女，江苏南京人，南京审计大学人事处工作，主要从事干部人事档案管理研究。