网上预约报账在高校财务中的应用研究

■/沈榆峰

网上预约报账在高校财务中的应用研究

■/沈榆峰

作为缓解当前高校“报账难”现象的一种有效方式，网上预约报账正受到各大高校的广泛关注。文章概述了高校实施网上预约报账的背景和内涵，分析了此种报账模式的优势以及高校在实施过程中出现的新问题，在此基础上，提出了若干改进意见，以期对提升高校财务管理水平和服务水平提供参考价值。

网上预约 高校财务 报账难

近年来，我国高等教育事业取得了蓬勃发展，高校招生规模逐年扩大，教育科研经费逐年增长，经费来源呈多元化趋势，使得高校财务管理的难度系数与日俱增。急剧增加的工作量与有限的财务人员之间形成了巨大的矛盾冲突：一方面财务人员工作量大，工作强度高，心理压力大；另一方面高校师生一直被“报账难”问题所困扰。各大高校也在不断研究探索解决问题的办法，如增设叫号机、安装智能排队系统等，取得了一定实效，规范了报账秩序，一定程度上缓解了报账压力，但都没能从根本上解决矛盾。依托成熟的网络与计算机信息技术，网上预约报账系统应运而生。

一、网上预约报账的内涵

高校网上预约报账以电子化、信息化、自动化为手段，彻底改变了手工方式下的效率低下状况，实现单据填写的规范化、业务审批的流程化、财务审核的透明化，以全面提升财务信息质量，使财务信息准确、完整和及时。

高校网上预约报账系统是师生在网上完成预约报销的平台，报销人通过访问“网上预约报账系统”，填写相关信息，如报销人姓名、所在单位、联系方式等，然后进入预约报账界面，自助填写差旅费、借款、日常报销等内容，并提交报账申请，系统自动生成流水号，打印报销确认单，再将领导签字审批后的报销单自主选择时间送递财务单位，待财务人员审核记账完毕后将相关款项转入个人银行卡或者单位对公账户中，整个报销过程完成。

二、网上预约报账的优势

网上预约报账改变了传统会计报销业务的流程，将报账模式从“人对人”转变为“机对机”、从“面对面”转变为“点对点”，大大提高了工作效率。与传统的报账模式相比，网上预约报账模式具有以下几个方面的优势：

（一）无等候

高校传统报账模式下，业务流程环节较多，经常出现排长队现象，消耗了师生的不少时间，造成人力的浪费，也容易产生不满情绪，同时增加了财务工作的压力。究其原因：一是随着高校经费的不断增加，财务工作量不断加大，会计人员短缺的问题日益凸显；二是大部分高校师生对财务相关政策知之甚少，经常出现原始票据黏贴不规范、报销审批手续不全、开具的发票与会计政策不符以及经费项目额度不足等情形，需要往返多次才能顺利完成报账；三是会计工作人员业务能力有高有低，导致报账速度快慢不一；四是高校财务具有时段性，尤其是学期初及学期末，报账业务相对集中，业务量明显增大，财务部门可能出现人满为患的情形；五是高校会计某些业务涉及面广，工作量较大，如学生实习经费的报销，每个专业几百名学生集中实习，往返车费、学生保险、实习指导教师讲课费、实习耗材费等原始票据数量多，小额零星票据也占据相当一部分比重，将占用会计人员大量的时间进行核算，部分高校甚至安排专人核算。实行网上预约报账以后，排队现象将不复存在。网上预约报账系统依托互联网与计算机信息技术，不受时间和空间的限制，广大师生报账再也不用花费大量的时间在财务部门排队等待，只需要登录学校网上预约报账系统，完成网上预约申请流程，自主选择时间将预约单送到指定地点即可，大大节约了时间，体现出“无等候性”。

图1 网上预约报账流程图

(二)无现金

高校在传统报账模式下，报销业务完成的一个标志是报销人以现金形式现场领走所报销的金额，由此衍生出两个问题：一是为保证资金安全，财务部门需要每天早上从银行调入现金，下午结账后再将剩余现金返回银行，加上因无法准确预测每天所需现金量而重复调入现金，无形中消耗大量的人力物力；二是报销人在收到所报款项后，存在遗失风险，若是大额现金因故没有及时存入银行，风险系数将提高；三是现金收付过程中存在一定风险，比如实际结算时，因财务人员工作失误，出现多付或者少付现金的情形，并且事后无从查证。网上预约报账系统实行无现金报账，报销人在网上预约报销系统中直接选择支付方式，即报销人希望采取哪种报销的收款手段，支付方式根据具体业务性质不同，在遵循财务制度规定的前提下，一般可以选择以下三种支付方式：对私支付、对公支付、冲抵借款。其中，对私支付与对公支付方式下，结合网银支付系统，款项实时到账，支付手段快捷、便利，规避了现金风险，有利于资金安全。再加上银行的短信提醒业务等辅助手段，“时效性”、“准确性”、“安全性”更能得到体现。

（三）高效性

高校在传统报销模式下，尽管电算化会计的引入，一定程度上解放了劳动力，但手工操作所占比重依然很大。报销人只需要把填制好的原始单据给会计工作人员，就可以“坐等收钱”了，而会计人员后续所做的原始票据的复核、制单等一系列操作中，有很大一部分工作是十分低效的，如大量原始票据的整理归类、摘要的录入等，也在一定程度上延迟了报账速度。网上预约报账模式下，报账人根据时间安排自主登录预约系统，填写基础信息，如报销内容、报销金额以及票据张数等，自动参与进报账过程中来，会计工作人员处理预约单时，面对的是经报销人初步整理统计后的相关信息，然后修改系统自动生成的记账单（含摘要、科目、金额等内容）即可，剔除了某些基础性的低效的环节，减少了差错率，提高了工作效率，使得高校财务管理更加科学化。

三、实行网上预约报账后出现的新问题

（一）部分师生不易接受新事物

在网上预约报账模式中，报销人要完成网上预约报账相关流程，会存在原始票据的整理、统计等在传统报账模式下不存在的“多余工作量”，受惰性思维影响，对新的报账模式存在一定排斥，使用网上预约报账系统的积极性不高。此外，部分报账人年纪较大，对电脑操作不熟练，难以独立完成网上预约报账申请所有环节，只习惯于将完成审批手续后的纸质报销单送到财务部门排队报销。

（二）电话沟通量增大

网上预约模式下，报账人只需将预约单送往财务部门，经相关人员初审后即可离去。由于会计业务专业性较强，非专业人员对报账相关规定、最新政策等知之甚少，由此造成预约单中存在大量不合规现象，此时，电话就成了财务工作人员与报账人之间沟通的主要工具，电话沟通代替了面对面交流，加上报账人对自己所报销业务的相关咨询（如进度、金额等）不断增多，电话沟通量逐渐增大，成为网上预约报账衍生出来的新问题。

（三）原始单据传递存在安全隐患

网上预约模式下，报账人将预约单交往财务部门后即离去，预约单的后续处理完全交由财务部门，由此衍生出两个隐患：其一，财务部门每天接收大量原始单据，因票据黏贴不规范等因素造成部分票据丢失，在小额零星票据方面体现得特别明显，给报账过程带来了一定的麻烦；其二，报账人因缺少专业性而造成票据不合规现象比较普遍，会计人员电话沟通后，报账人因个人原因没有及时取回，从而导致大量原始票据积压在财务部门，给财务部门的发票管理带来困难。

（四）对会计工作人员提出了更高的要求

报账作为高校财务基础性工作，政策性强，涉及面广。实行网上预约报账，对会计工作人员提出了更高的要求：一是需要学习新的报账模式，如新环境下账务处理流程等；二是不断学习最新的政策、规定等，保证自身知识与时俱进，确保报销业务符合相关规定；三是培养沟通协调能力，如出现票据不合规现象时，及时与相关人员沟通，妥善处理。

（五）对财务软件的要求更高

实行网上预约报账系统后，对财务软件提出了更高的技术要求，主要体现在：一是衔接性，实行网上预约报账后，应做好网上预约报账系统与财务管理系统、无现金报账系统以及劳务系统等的衔接问题，促进高校财务信息化；二是稳定性，高校财务有其自身的特点，如业务量大，并随时间（学期初及学期末）有较大波动等，当业务量达到峰值时，对财务软件的稳定性是一种极大地考验；三是安全性，网上预约报账系统是依托于互联网与计算机信息技术发展起来的，信息和数据的安全性必须得到保证。

四、建议

网上预约报账模式是对传统报账模式的一种变革，起步时间较短，难免不够完善，需要在实际应用中不断优化，才能发挥效用，凹显其优越性。

（一）加大宣传

学校财务部门应做好对网上预约报账的宣传工作，争取得到广大师生的理解、支持以及配合。一是主动到各二级学院或各职能处室开展网上预约报账相关环节和财务相关规定的宣讲，广泛宣传网上预约报账系统的优越性、必要性及操作步骤等，或借助校园网络平台、财务部门网站等实时发布网上预约报账系统的相关信息；二是会计工作人员在业务处理过程中，要做好与网上预约报账有关的答疑工作；三是广泛听取广大师生对网上预约报账的意见建议，如设置意见反馈模块等，为进一步完善网上预约报账系统提供参考。

（二）建立物流化管理

针对网上预约报账衍生出的电话量激增以及原始单据传递过程中的安全隐患问题，应当建立预约单的物流化管理。建立预约单实时查询平台，使报账人能方便快捷的了解预约单所处的实时状态，如申请单是否被处理、报销金额是多少以及是否有不合规票据等。负责收预约单的工作人员将每一笔预约所涉及的原始单据，用一个独立的简易塑料袋封装，确保原始票据不在传递过程中发生遗失。对于校园面积较大，或者设有分校的高校，结合区位因素设置投递箱，方便广大师生投递预约单。

（三）加强培训

网上预约模式下，应持续不断的加强培训。一方面，加强对会计工作人员的业务培训，对其进行会计业务培训及与网上预约报账相关的专业培训，以适应网上预约报账的需要。另一方面，对报销人的报账基本知识进行适度培训，使其了解学校基本财务规定，避免因信息不对称而出现一些不必要的麻烦。

（四）做好软件维护、升级

网上预约模式下，软件作为一种独特的载体而发挥着举足轻重的作用，要使其优越性得到更大体现，必须做好已有数据库的维护，确保衔接性、稳定性和安全性。同时做好开发升级工作，不断更新功能模块，以满足各方面管理需求。如引入二维码扫描系统，一方面便于追踪每笔预约单的流向，另一方面大大缩短会计人员的预约单号录入时间，提高录入准确性的同时，提高工作效率。

随着数字化校园的推进，网上预约报账作为一种全新的报账模式因其独特性和优越性，正受到越来越多高校的青睐。但值得注意的是，各高校不能盲目从众，硬上系统，应结合自身实际，根据学校财务管理现状等因素，合理选择报销模式。同时，网上预约报账模式仍存在很多不足，需在实际应用中不断优化完善，使其发挥出更大效用。

[1]许志俊.高校网上预约报账实践的思考〔J〕.会计之友，2011（22）.

[2]李明洋.浅谈高校财务预约报账机制〔J〕.财会通讯，2011（26）.

[3]蒋彩萍.高校网上预约报账系统的优化与设想—以苏州大学为例〔J〕.会计之友，2013（04）.

[4]梁勇.高校财务报账相关问题思考〔J〕.财会通讯，2015（01）.

G475

A

1004-6070（2017）10-0042-04

◇作者信息：中国矿业大学财务资产部

◇责任编辑：张力恒

◇责任校对：张力恒