浅谈涉外英语函电写作中的主要问题

(武汉船舶职业技术学院，湖北武汉 430050)

浅谈涉外英语函电写作中的主要问题

陶小松

(武汉船舶职业技术学院，湖北武汉 430050)

“涉外英语函电写作”是高职院校商务英语专业一门重要的专业课程，它在文体、格式、内容和用词等方面与日常私人信函的写作有很大差异，而商务英语专业的学生们在学习和写作的过程中往往忽视这些差异，这样在涉外英语函电写作中就容易出现一些错误，从而影响日后的工作。本文针对涉外英语函电写作中的主要问题进行分析，并提出相应的解决方法，希望在教学中帮助学生避免这些问题。

进出口贸易；英语函电

近十年来，我国进出口贸易发展迅猛，已经跻身为世界贸易大国，我国进出口贸易总额更是一度排名世界第一。随着我国进出口业务的发展，为我国的外贸企业培养人才已成为高职院校商务英语专业的重要任务之一。由于外贸英语函电是从事进出口贸易的主要沟通手段, “涉外英语函电写作”已成为高职院校商务英语专业一门重要的专业课程，它在文体、格式、内容和用词等方面与日常私人信函的写作有很大差异，而商务英语专业的学生们在学习和写作的过程中往往忽视这些差异，这样在浅谈涉外英语函电写作中就容易出现一些错误，从而影响日后的工作。本文从学生在学习和写作中经常会出现的错误入手，通过对外贸英语函电写作的特点进行分析，寻找解决问题的办法。

1 涉外英语函电的格式

涉外英语函电是应用文体的一种，它不同于日常英语信函的写作，它的要求更加严格，格式多样，结构复杂。涉外英语函电的格式主要有四种：齐头式、缩进式、改良式和简化式。齐头式和缩进式是其中最常见的格式。齐头式是每段的首字母都顶格，段与段之间空一行，缩进式要求每段的首字母缩进4个字母。然而学生们在写作中一会采用齐头式，一会又采用缩进式，结果导致书信的布局很不美观，会让收信人产生一种认为对方很不专业的感觉，进而影响生意的达成。

2 涉外英语函电的特点

涉外英语函电是进出口贸易中最常用的联系方式和交流沟通手段，是开展进出口业务和相关国际商务活动的最主要的工具。它不能像朋友间日常信函那样随意，它有自己的特点，或者我们可以称之为涉外英语函电的写作原则。涉外英语函电的写作原则主要有七点，通常也被称作“7C原则”：courtesy(礼貌)、Consideration(体谅)、Completeness(完整)、Clarity(清楚)、conciseness (简洁)、Concreteness (具体)和Correctness(正确)。

首先我们来看涉外英语函电的第一个原则courtesy(礼貌)。它不仅仅是一个尊称的问题，而是从称呼到正文再到结尾敬语要始终如一的保持礼貌和风度。这不仅关乎个人的脸面和修养，而且非常有助于树立企业的良好形象,营造造友好的合作气氛, 有利于为进一步发展贸易关系奠定基础。我们要告诫学生，在洽谈业务的过程中，无论对方是否有诚意，我们自己要展现出百分之百的诚意，无论对方是否愿意接受我们的报盘或还盘，我们都要保持冷静并礼貌回复对方的信函。即使对方的要求非常不合理或超出了底线，我们的措辞也要客气，委婉。例如：在信函的开始通常都要感谢对方的来函，常用“Thank you for your letter dated 1st March, inquiring about the captioned goods. ”或“We have confirmed your letter of May 26,2016, asking us to make you an offer,thanks.”涉外英语函电的第二个原则Consideration(体谅)不仅仅是客气，而是要求我们在回复对方信函时应该“put yourself in your reader’s shoes”, 考虑对方的立场，考虑对方的要求、需求和感受。通常我们要想在信中展示体谅之情，需要做到以下两点：1)在写作中采用“You-attitude ”而不是“We-attitude”，比如“You earn 3 percent discount when you pay cash.”和“We allow 3 percent discount for cash payment.”表达的意思一样，但前者要比后者更容易让人产生好感，拉近距离。再如“We won’t be able to send you the samples this month.”和“We will send you the samples next month .”2)以肯定的方式来表达否定的意思或拒绝对方的要求。例如：“We feel sure that you will find our offer satisfactory.”和“We do not believe you will have any dissatisfaction with our offer.”显然前者要比后者好很多。再如“There is little likelihood of the goods remaining unsold once this particular offer has lapsed.一旦本特别报盘过期，货物很可能卖空。”表达拒绝时可用“We are regretful to say …”等结构，语气委婉，更容易让人接受。为了使文章的内容简洁，除了要避免废话连篇和不必要的重复外，还应多使用外贸专业术语的缩略词。例如：常用的国际贸易术语有“CIF(cost，insurance and freight成本、保险和运费价)、CFR(cost and freight成本和运费价)、FOB(free on board船上交货价)”等，常用的保险术语有“FPA (free from particular average水渍险)、WPA (with particular average平安险)、AR (all risks一切险)”等，常用的支付手段有“L/C (letter of credit信用证)、D/P(documents against payment付款交单)”等，海运提单“B/L(bill of lading)”。此外为了使信函显得庄重和严肃，通常用“find”来表达“认为”的意思、用“entertain”来表达接受的意思、用“meet you half way”来表达妥协的意思，以及herein, therein, hereby等古词语,避免表达上不必要的重复。除此之外，涉外英语函电的正文还要做到内容完整具体，切忌使用含糊不清的词语和表达，尤其要注意用词要准确，避免单词拼写错误和语法错误，因为此类错误不仅有损于形象，还会降低写信人的可信度，影响业务的进一步洽谈。

3 涉外英语函电的结构

涉外英语函电的结构最大的特征就是连贯和简练。在当今的商业文化中，时间观念强是现代商人的特点，大家都喜欢开门见山谈生意，所以涉外英语函电通常都很短，每段之间空一至两行，语言连贯、层次鲜明，尽可能做到让收信人一目了然。信函的开头表谢意，正文表事由和建议，结尾拉关系表期望。总之，字里行间都透露着真诚，处处都为进一步合作留有余地。

4 结 语

我们在涉外英语函电课程的教学中，除了要结合这门课程本身的特点，还应针对学生经常会出现的问题反复强调，要向学生灌输“细节决定成败”的观念，致力于提高学生的专业素养，为将来的职业生涯取得成功打好基础。

1 瞿颖.外贸英语函电[M].天津大学出版社，2012.

2 秦秀白.英语语体和文体要略[M].上海：上海外语教育出版社，2002.

3 常玉田.国际商务英语写作[M].北京：中国商务出版社，2005.

MajorProblemsinBusinessEnglishCorrespondenceWritingandCountermeasures

TAOXiao-song

(Wuhan Institute of Shipbuilding Technology, Wuhan 430050, China)

Business English Correspondence Writing is an important specialized course for Business English majors, and business letters writing is very different from private letter writing in the style, the pattern and the wording, which however is often overlooked by business English majors. This essay discussed the major problems in teaching of Business English correspondence writing,and puts forward countermeasures.

international trade; business correspondence

H315

A

1671-8100(2017)04-0100-03

2017-05-18

陶小松，主要从事高职英语课程教学和科研工作。

(责任编辑：谭银元)