物联网技术介入资产实物与财务协同管理研究

□陈彩勤 黄 敏 茹家团

物联网技术介入资产实物与财务协同管理研究

□陈彩勤 黄 敏 茹家团

目前，物联网的理念和相关技术产品已经广泛渗透到社会经济民生的零售、交通、物流、工业、农业、环保、医疗、卫生、安防、家居、旅游等领域，例如物联网技术使用于无人超市，大大简化了人力需求，提高了购物便捷性。我国的物联网产业规模已从2009年的1700亿元跃升至2016年超过9300亿元，预计未来物联网市场规模还将呈现爆发式增长，到2020年将达到20000亿元的市场规模。

一、研究物联网技术助推高校资产实物与财务协同管理的现实意义

（一）高校实物资产规模不断扩大，急需应用现代信息化技术管理

一般高校都拥有几亿到几十亿的固定资产，这些资产数量可能多达几十万件甚至上百万件，且规格品质繁多，涉及面广。由于缺乏有效的信息化系统进行管理，有些低值品，例如家具，购入时往往以批次为单位购入，其种类数量众多，入库时需要耗费大量精力，故不能逐一贴上标签，后续也无法快速盘点清查。长久以往，管理者不知道学校具体有多少件家具桌椅，也不清楚它们现在分布及使用情况；由于按批次购入，报废时为图方便只能按购入批次报废，但分散的状态又找不着每件家具的“尸体”；一些贵重的设备仪器，管理者也无法实时获取它的使用时长和使用效率，严重制约了资产管理绩效的提升，急需适时的信息化系统对资产进行高效而精细的管理。

（二）财税体制改革新形势，强化实物管理与价值管理并行的重要性

财政部2006年发布的《事业单位国有资产管理暂行办法》明确提出“事业单位国有资产管理活动，应当坚持资产管理与预算管理相结合的原则，推行实物费用定额制度，促进事业资产整合与共享共用，实现资产管理和预算管理的紧密统一；应当坚持所有权和使用权相分离的原则；应当坚持资产管理与财务管理、实物管理与价值管理相结合的原则”；办法还要求“改变高校资产管理与预算管理相脱节的情况，进一步规范高校资产管理与预算管理水平”。

二、高校实物资产管理现状分析

（一）观念问题

我国高校作为事业单位，其实物资产主要来源于政府拨款购置或政府无偿调拨，虽然按照高校会计制度，高校实物资产也需要计提折旧，但实际并没有计算成本的实质压力，这种管理模式使得高校内部普遍不关心固定资产的折旧和管理成本，并且高校如何配置资产也没有相对刚性的标准，尤其在一些发达地区，由于办学经费相对充足，基本上有一点需要就能满足配置，对购置成本也变得不太关心。在没有建立相应的考核机制的情况下，大部分管理者并不关心实物资产的质量和利用率如何，而是存有“重资金轻实物”、“重购置轻管理”的陈旧观念。

（二）管理问题

1.资产管理与财务管理脱节

高校的实物资产财务数据由计财部门负责核算，资产实物则由设备资产管理部门进行管理，但实际上这些资产分别由教学、科研、行政后勤部门等直接使用人占用，这样导致资产管理人员、使用人员、财务人员中，无人能对资产的各类数据、实际存在状态有全面的了解，这种相互之间严重脱节的管理链条，使得学校实物资产在购置、使用和处置等全过程中缺乏有效监管，客观上使得资产存在资产账和财务账不符、资产管理者、财务管理者和使用者三方职责不清等问题。

2.实物资产盘点费时费力

高校目前对实物资产的管理大部分仍采用条形码管理。实物资产最初的入账和领用数据均需安排专人人工录入相关系统，再将条形码发放给二级部门进行粘贴标识，赋予该实物资产一个唯一的“身份”。实物资产在后续的使用中，非常容易发生标识脱落或破损情况，加上有的资产可能被装箱、搁置、挪动等，盘点时需要人工逐个近距离一一扫码，如此庞大众多的实物资产，盘点的确耗费大量人力、物力和时间。有些高校的资产管理甚至完全由手工填制资产卡片，系统信息与卡片不一致，无法一一对应。

3.资产使用缺乏共享和绩效评价

高校由于对校内各归口部门、使用单位缺乏合理的、有约束力的资产管理制度，并且在部门经费切块管理等管理体制下，资产购置后可以为本部门长期无偿使用，各部门为了自身利益，追求“高大上”，想方设法抢占学校资源，因此使用部门的关注点往往放到争取经费用于购置资产上，存在盲目性和随意性，造成重复交叉购置、使用率低下等问题，存在资产成为摆设甚至直到报废年限还未拆箱使用的浪费现象。

而当前各高校的预算使用绩效还处在探索阶段，大部分经费的绩效目标和评价指标尚未完整建立，由于实物资产的管理链条本身被分割的客观实际，致使其管理和评价体系被职能部门有意置后，目前高校普遍没有建立完整、系统、科学的绩效管理体系，这些都使得资产购置的预算编制、预算评审等前期工作无据可依，而历史数据、现行标准等都不能很好地被利用，从而制约了高校资产管理配置执行效率及使用效益的进一步提升。

（三）信息化运用问题

很多高校还没有建立相互联网的实物资产管理系统，财务预算系统、财务核算系统、实物资产管理系统三者是相互独立的、完全分裂的，三个系统之间数据与信息不能实时共享，财务预算系统的申报资产预算信息不能对应到实物资产管理系统中，实物资产管理系统中的实物信息不能及时对应财务核算系统中的资产购置情况，财务预算系统不能及时获取实物资产的增减、变动、使用等情况，资产管理和财务管理分属于“两张皮”。

三、实现高校资产实物与财务协同管理路径分析

资产实物与财务的协同管理可分别从财务预算、实物资产及数据分析管理三个方向出发，构建资产实物与财务协同一体化管理平台（下图1），实现财务预算、实物资产及数据分析之间的循环管理。

图1.资产实物与财务协同一体化管理平台

预算管理中，以资金预算为主线，从预算编报、预算评审、项目库管理、账务管理、预算执行管控等环节与实物资产管理之间实现数据交互。实物资产管理中，以经批复预算为准绳，建立学校实物资产综合信息管理系统，通过物联网技术对实物资产管理的各个环节进行管理与跟踪，从资产采购、招标、合同、验收、入库、分配、维修、处置等关键点全方位管控，满足高校资产管理需要。数据分析管理中，对预算执行结果进行反映和监督，通过对存量资产的配置情况，如存量、结构、分布、使用年限、使用状况、使用率以及更新率等情况进行分析测算，通过数据反馈合理确定资产购置计划以及资产耗费标准，预测资产增量数据。

资产实物与财务协同管理，首先要确定资产购置标准，制定资产配置目标；其次通过衡量资产使用绩效，纠正资产配置偏差；最后通过预警反馈，确保预算顺利完成。高校实物资产与财务预算协同一体化管理平台的构建，贯通实物资产管理与财务预算管理各环节，使资产实物与财务系统间能够共享信息、匹配数据。

四、预期效果分析

（一）打通管理信息孤岛

为保证实物资产管理系统中记录的数据与财务系统的资产账面数一一对应，需要资产业务数据与财务数据能够实时交互，因此实物资产管理系统应实现与财务管理系统无缝链接，使资产申报时有依据，购置时有预算，验收时可跟踪，入账时有实物，盘点时有目标，处置时能联动，重复购置时可排查，共享时可发布，实现资产实物与财务协同管理，从根本解决资产实物与财务管理脱节、资产业务数据与财务数据不匹配的问题，打通管理信息孤岛。

（二）贯穿资产生命周期

采用RFID、LoRa、NB-loT等物联网技术为基础的实物资产管理系统能够实现对资产全生命周期的精细化管理，包括资产申购、资产入库及分配、资产清查盘点及资产维修和处置，对实物资产的动态进行实时监控管理，提升资产管理高效性和准确性。同时针对不同的资产，可采用不同的标签进行分类管理，如对于带电的设备，可以通过电流传感器获取使用时长、使用频率；对于可移动或者无线设备，例如，摄像机、相机、仪表等可通过震动传感器获取使用时长、频率；对于办公家具，可通过RFID标签加手持机方式进行快速盘点；对于金属表面的资产，可使用抗金属标签。同时高校要重点关注贵重资产的日常使用情况，形成常规化的统计分析制度，定期评估其使用效率及效益，提高资产更新预算的前瞻性。

（三）实现资产共通共享

探索建立资产共享机制，重点解决资产的闲置和低效使用等问题。资产管理部门要掌握学校各部门的资产配置情况，对闲置或使用率低下的资产，要进行校内调拨，做到物尽其用，同时利用互联网及物联网等先进技术进行精细化管理，搭建资产共享平台，完善共享机制。例如各使用部门可在系统平台或手机APP上发布闲置资产信息或资产需求信息，其他有需要的部门可以在系统上及时收到信息，有需要的可以申请该闲置物资或置换其他物资，资产管理部门通过系统进行监控与调拨，赋予该物质新的“生命”，有效减少或消除使用部门之间资产割裂、资产利用率低下的弊端，切实提高资产使用效益。

（四）促进资产绩效管理

围绕实物资产管理目标，建立绩效评价体系，提高资产使用率及使用效果。如通过资产卡片记录的信息，查找资产前期预算编制和采购价格的差异；通过电流传感标签计算资产使用时间，收集资产运行数据；通过对资产收益及耗材使用统计，便捷计算出资产投入率及产出率；通过系统发布的资产闲置信息的响应率和调配率，观察资产的实际闲置情况；通过存量资产与新购资产的对比，考核资产更新率，并对更新率过高的部门给出预警信号等等。另外，通过系统收集各部门资产使用信息，分类对其数据进行排序，可以横向对比部门资产管理的优劣。

（五）完善内部控制体系

进一步加强内部控制管理，界定资产实物的配置与预算、采购与验收、使用与管理、维修与维护、资产清查、出租与出借以及资产处置环节的审批权限与责任。资产归口管理部门与使用部门要对学校的实物资产实施专业化的管理，建立资产台账和资产系统，做好资产数据的收集整理和计算工作，实现对资产的适时跟踪管理，例如在采购环节考察预算和采购的匹配度，避免出现采购的资产和预算的品目不一致、技术指标不一致、数量不一致的现象；在验收环节考察采购与验收之间的时间间距是否过长，是否存在采购后拖拉不验收入库现象；在资产处置环节考察处置的时长及效率，如需技术鉴定的，系统能及时发出指令，督促有关职能部门及时处理；对于一些低值易耗品或大量的同类物品，可直接装车由物联网系统远程快速读取资产信息后直接报废销账等等。切实加强对实物资产全生命周期进行全面的监督和控制，可有效抑制随意购置资产的行为。

（本文为深圳市教育科学“十三五”规划2016年招标课题：深圳教育经费投入绩效研究，项目负责人陈彩勤，项目编号YBFZ16017。作者茹家团系通讯作者。）

作者单位：深圳职业技术学院

责任编辑：魏笑甜