加强高校会议室管理与服务建设探讨

侯文红+薛宗珑

摘 要 简要介绍高校学术会议中心会议服务工作一般工作流程、管理制度，会议中心常用的使用操作规范，并对会议服务工作人员的管理提出一些具体措施，从思想上抓落实，从实践中总结经验。

关键词 高校会议中心；管理制度；工作流程；多媒体设备

中图分类号：G647 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2017）18-0022-03

Discussion on Strengthening Management and Service Construc-

tion of Conference Rooms in Colleges and Universities//HOU Wen-

hong， XUE Zonglong

Abstract This paper briefly introduces the academic conference cen-

ter service workflow， management system， operation specification Conference Center is commonly used， and some specific measures for meeting service personnel management， from the thought of im-plementation， sum up the practice experience.

Key words academic conference center； management system； work flow； multimedia equipment

1 前言

高校会议室是学校举办各类会议，接待各个学院、各部门举办大型学术交流活动的重要场所，同时也是各类大学来访接待的重要场所，是向外界展示介绍大学的重要窗口，也是外界了解大学的一个重要途径，代表了学校的形象，也是众多纷繁工作中的一个亮点。因此，做好会议室服务工作需要有高度的责任心，要有如履薄冰的工作态度。以山东农业大学为例，探索加强高校会议室管理与服务建设。

2 会议室管理及会议服务流程

会议室管理 本工作流程适用于会议室控制管理及对各学院、各部门会议服务工作的管理工作。会议中心有容纳500人多功能学术报告厅一个、100人学术报告厅两个、50人小型会议室一个。网络信息技术中心办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理，负责对各部门会议申请的审批。办公室负责会议室全面管理和受理各部门、各学院的各类会议，并负责安排会议服务人员，按要求会场布置；负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作；负责对会议服务人员的定期培训工作，通知值班人员按时到岗。服务人员负责会议室开、关门，饮水、茶叶、茶杯的供应，协助办公室布置会场和进行会议室清洁工作；负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

会议服务流程

1）网上预约。为方便学校各单位使用公共会议室，网信中心开发会议室网上预约系统。使用单位登录网站主页后点击“会议预约”，即可进入系统进行预约，填写详细信息后提交，提交后应与办公室主任联系，尽快通过审批。各单位预约成功后，办公室方可执行。若与学校临时性重大会议或活动发生冲突，应以学校大局为重，由网信中心进行协调。

2）工作程序。会议室工作人員要随时了解当天和近期的会议情况，每天登录会议室预约系统，确认会议审批后，根据会议申请的要求、申请部门、申请时间、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数，安排值班人员布置会场。对于有些要求不是很明确的申请，工作人员应根据会议的内容，立即电话联系会议申请部门，详细了解会议使用情况及其他要求，根据要求进行会前布置。

会前准备需了解会议内容、开会时间、与会人员及人数、需使用的设备、主席台的布置等。其中包括以下具体注意事项。

①贴会标：有的会议需要贴会标，值班学生要关注贴会标的工作，注意保护好会议室的物品，保持卫生清洁，遇有特殊情况告知办公室负责教师处理。

②准备席签：一般的会议只准备主席台上校领导的席签，特殊的会议由会议承办单位准备席签；必要时，有临时变化也可帮助会议承办方打印席签，要灵活掌握。

③准备茶水：根据需要提前准备好开水，并根据要求选择使用瓷杯或一次性纸杯，一般情况下为主席台上的校领导和讲话的领导准备瓷杯和茶水；茶杯或纸杯一般放于座位的右侧。

④调试多媒体：开会前要试好话筒音量，保证音效正常；需用无线话筒时要提前充好电池（电池充电一般在6～8小时为宜），并在会前安装好话筒电池；其他要使用的多媒体设备如计算机、投影机或录像机等也应提前调试好。

3）会后整理。会议结束后按以下程序进行整理与清洁。

①及时检查并按顺序关闭所使用的多媒体设备与电源。关闭投影机时要特别注意先关机后断电，要在关机后3～5分钟再关闭电源，使投影机充分散热后再断电，否则会减少投影机的灯泡寿命。

②清洁瓷杯并消毒：清洁瓷杯时应特别注意清洁杯子口与杯子底部，遇有茶渍要用84消毒液或钢丝球彻底清洁。

③清洁桌椅、桌洞与地面：清理地面时先用干净的湿拖布擦第一遍，用清水涮净拖布后再拖一遍；涮拖布时一定要以涮清了水为原则，之后还要把拖布的水汲干。

4）要做好会议室的日常维护工作。无会议期间，要及时检查报告厅、会议室卫生情况，注意保持卫生整洁，包括桌椅摆放与清洁、过期会标清理、地毯吸尘、电池充电、茶杯清洗、消毒等，工作常态化。有会议时一般要根据具体开会时间及会议内容提前半小时至一小时做准备，会议之后按照要求进行会场整理，整理完毕后再下班。endprint

3 对会议室工作人员的管理

会议室每年承接约500场次的各类会议，工作繁忙，时间紧张，会议室利用率较高，有时一个会议室能达到全天候利用。因此，如何在短时间内安排好各类会议，做好会议的衔接，见缝插针地布置会场，及时调配人员到位，就显得尤为重要。根据工作需要，在工作人员有限的情况下，增加会议辅助人员是十分必要的。

招聘勤工助学学生来会议室工作作为会议服务的必要补充，是完善会议工作的有效途径。根据《教育部 财政部关于印发<高等学校学生勤工助学管理办法>的通知》（教财〔2007〕7号），结合会议室工作实际需要，特招聘勤工助学学生，在学校组织下，利用课余时间通过劳动取得合法报酬，用于改善学习和生活条件。勤工助学是学校学生资助工作的重要组成部分，是提高学生综合素质和资助家庭经济困难学生的途径。学生通过勤工助学，可以学到在课堂上学不到的东西，可以在实际工作中历练自己，学会待人接物。勤工助学活动必须坚持“立足校园、服务社会”的宗旨，按照学有余力、自愿申请、信息公开、扶困优先、竞争上岗、遵纪守法的原则，由学校在不影响正常教学秩序和学生正常学习的前提下，经教师合理安排，有组织地开展。

会议服务工作具有连续性、持久性的特点，日复一日、周而复始，任何环节都不能出差错。参与会议辅助服务工作的勤工助学学生来自不同学院、不同班级，课下业余时间差别很大，时间零散不一。如何使其有效地利用好课下时间，结合工作实际保证会议服务紧张有序、不间断，对学生的有效管理就显得尤为重要。

1）建立健全勤工助学学生值班管理制度，根据每个学生的课下业余时间安排好值班表，保证全天各个时间段都有人员在岗；如遇特殊情况，如学生调课或遇到考试周不能来值班的，要及时向教师请假，并自行与其他学生换班调整；如遇学习紧张，不能在规定时间按时值班的，要及时向教师说明情况，便于及时吸纳新的勤工助学学生补充到岗。勤工助学学生在会议室工作期间，对其工作的基本要求是：要注意着装整齐，简洁干练、端庄大方，不得穿着奇装异服，不留古怪发型，不标新立异，不得着拖鞋、背心上班，男生不准穿短裤，女生不准穿超短裤或超短裙；服务要有热情，做到文明礼貌、主动周到；工作要有责任心，做到积极主动、踏实肯干；业务能力要强，能熟练掌握各种会议的一般程序及服务要点，掌握常用多媒体设备的操作规程及常见故障的应急处理等。

①会议服务。会议室应提前开门，服务员人员必须提前30分钟到达会议室，开启音响、空调并保证其正常运行。

②会议服务人员必须着装整齐，在会议进行中必须每15分钟倒一次茶水；大会议室召开会议，会务人员不能擅自离开，对会议室出现的紧急情况能做好相应处理，并及时向办公室负责人汇报。

③会议使用完毕后，会议服务人员应及时对会议室进行清理，及时了解会议室使用情况，并根据网上预约系统情况做好下次会议的准备。

2）加强对辅助人员的岗位技能培训。办公室管辖下的文理大楼学术报告厅、会议室与学实楼报告厅，主要承接学校的各类重要会议与学术报告，要求熟悉会议工作流程，熟悉设备工作原理，熟练掌握设备的操作使用，出现故障能及时排除。由于勤工助学学生流动性较强，学生在岗时间不固定，使得培训工作要经常进行，对学生服务意识的提高要经常进行督促，尽量让每个人在不同的值班时间多经历不同的会议，对整个工作过程有一个全面的了解。在这个岗位上工作要努力做到：积极主动不被动，团结协作不计较，能者多劳不抱怨。多劳者往往多能，因此，多劳者是锻炼、提高了自己，同时也更能得到赞赏。

3）要提高思想认识。服务工作要变被动为主动，引导学生对会议服务工作有一个正确的认识。部分学生认为会议工作就是等别人来开会，提供基本的服务就行，只要等待就可以了。这种认识远远不能满足办会的要求。因此，对学生进行正确的引导是十分必要的，还要讲究工作方法，要考虑办会过程中的各种细节。保证会议按时进行，只是会议服务工作最基本的要求。

由于参会人员众多，各个学院主办会议的人员对会议场地、现有设备并不十分了解，对会议流程并不熟悉，当他们来布置会场时，难免会有所疏漏，甚至会提出一些不切实际的要求。针对这种情况，工作人员要及时给他们提供必要的信息，如茶杯的摆放、席签的摆放、桌椅的摆放位置、桌距的最佳设置、与会人员的座次安排、中途需要播放的背景音乐及背景音乐的选择等。经过沟通，协助办会人员了解会议室的现有条件，根据现有条件，结合与会人员的实际情况，提供切实可行的建议，争取达到在现有条件下使会议办圆满成功，达到双方都满意的效果。经过了会议前充分准备，特别是在会议连续穿插进行的情况下，能够做到忙而不乱，紧张而有序。

4 结束语

高等学校会议室的管理与服务工作归根到底是对会议室工作人员的管理。只有不断地提高对该项工作重要性的认识，不断强化工作人员的服务意识，才能扎扎实实地把各项管理制度落到实处，才能把各种细节考虑周全。以人為本，提高工作实践能力，提高会议服务人员的综合素质，充分调动工作积极性，与时俱进，积极探索与实践，不断总结经验，才能使高校会议管理与服务工作迈上新的台阶。endprint