浅谈人事档案管理工作中存在问题及对策

文/四川内江市不动产登记中心 邹丽

浅谈人事档案管理工作中存在问题及对策

文/四川内江市不动产登记中心 邹丽

人事档案是以个人为载体，是单位人事部门对个人管理的重要凭证，是单位开展各种工作的基础。本文通过自已在工作中的不断摸索，发现管理中存在的一些问题，提出一些改进的对策，为人事档案管理工作提供借鉴。

人事档案管理；问题；对策

人事档案是以个人为载体，通过各种真实的文字、表格及其他形式的历史资料，记录个人从读书到参加工作的一段人生的轨迹和从事社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证，是全面考察了解个人的一个重要依据，是单位开展各种工作的基础，对单位考察和识别优秀人才、加强规范化队伍建设起到重要作用。

笔者今年5月份调入办公室人事科工作，正式开展对人事档案的管理。通过一段时间的人事档案管理工作，深深体会到人事档案管理的重要性，同时发现管理中存在的一些问题，通过自已在工作中的不断摸索，提出一些改进的对策，以期为人事档案管理工作提供借鉴。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理人员业务水平不熟。由于单位合并机构调整，原有的人事档案管理人员岗位变动快，接任的管理人员没有经过专业系统的档案知识的培训，对于人事档案管理的重要性、档案工作的细则和工作要求不能充分了解，出现一些问题：首先，在人事档案管理中，归档材料内容收集不及时，材料收集不完整，不能真实反映每个人的具体情况。其次，在档案的归档、整理、装订中也存在材料装漏装错的情况，严重影响了档案的管理水平。

（二）档案室硬件设备配备简陋。档案室的一些必要的硬件设施配备不全，防火、防潮、防盗的手段相当落后，在遇到突发情况时，往往不能快速有效地解决问题。同时在对档案材料的检索调阅时仍然采用人工操作，速度慢，出错的几率高，同时因为反复调阅纸质的档案，给档案安全管理带来不便。

（三）人事档案管理的信息化程度不高。当前，快速发展的科学技术让计算机被普遍运用到多个领域，特别是在现代化办公中，更是起到至关重要的作用。但是在人事档案管理上，我们发现并没有充分挖掘与发挥出一些先进的技术手段，可以说人事档案管理中还没有充分运用起计算机技术，如此便大大影响了人事管理效率，导致资源浪费的情况出现。

二、人事档案管理工作中存在问题的改进措施

（一）提高人事档案管理人员的业务水平。首先，单位领导应重视人事档案管理工作，这是提高人事档案管理的必备条件。同时完善人事档案管理的各项规章制度，做到依法制档是保证档案工作健康的重要手段。其次，在人事管理人员的选择上必须做到选择有强烈的责任心、认真学习肯干踏实的，对他们进行定期业务知识的培训学习，使其掌握新的知识和档案管理的技术。并通过政治思想教育使管理人员意识到档案管理工作的重要性，使其在思想上认识到自身工作的价值和意义。

（二）更新档案室硬件设备。针对于档案室硬件设备配备简陋、管理手段落后问题，首先，应该以防为主，建立人事档案安全检查制度，积极争取领导的重视，发现问题和隐患及时报告。配备高质量的档案柜，对于防火应做到档案室不准有明火，并配套消防器材，管理人员应做到熟练掌握，做到责任到人，措施到位。档案室密集架不得直接接地，配备除湿机，以防档案潮湿。其次，根据需要，档案管理应配备计算机、扫描仪、数码相机等现代化的设备，将档案管理实行计算机管理，逐步减少手工的操作，以减轻管理人员的劳动强度提高工作质量和工作效率。同时对于人事档案的文字、图片等进行数据转换，逐步从手工过渡到信息化操作，逐步发展成为网络中资源共享。

（三）加强人事档案信息化管理。档案是一项有效的信息资源，要想让档案的价值在信息社会中得到充分体现，就必须将现代化管理手段充分利用起来。当前，信息飞速发展对档案管理工作可以说带来了机遇和挑战，笔者认为，若在处理和管理利用档案信息时发挥出计算机的作用，方可实现信息化的档案数据处理，让信息传递与信息利用的范围、速度等均迈入一个新的时期。具体可从以下三点入手：

1.加强档案管理中计算机的应用，建立人事信息库，方便随时随地对所有干部职工的历史和现状资料进行查询，将准确的数据提供给人事部门。

2.对各种人才信息数据库予以建立健全，将平时的储存管理落到实处。创新意识是信息化管理所具备的，档案管理人员不仅要熟练掌握档案技术，还需对人事教育管理、计算机技能等充分了解，让人事档案工作更好地服务于单位发展。

3.建立收集归档联系制度，对新的人事管理数据全面收集，对档案材料内容不断充实。档案管理人员在平时的工作中应对职工学习新知识、新技能的情况做到随时掌握，并在第一时间将其补入档案中，这是开展信息化管理工作最先需要完成的。

三、结语

人事档案管理工作是我国人事管理制度的重要组成部分，它对于每个人的一生都有重要凭证价值和参考价值。随着社会的不断进步，人事档案的管理将进入信息化时代，而作为以人为载体的人事档案有了更加广阔的发展空间。我们只有与时俱进，加快发展，对人事档案的管理不仅从制度上进行更新，更要从思想观念上进行更新，只有这样人事档案的前景才能走得更远更好。

[1]于建平.浅谈人事档案管理中存在的问题及对策[J].前沿,2013(03):131+145.

[2]连美琴.浅谈人事档案管理中存在的问题及对策[J].河套大学学报,2012(01):96-98.