论新形势下如何提升企业办公室工作水平

文/临沂矿业集团有限公司田庄煤矿 寇天燕

论新形势下如何提升企业办公室工作水平

文/临沂矿业集团有限公司田庄煤矿 寇天燕

本文分析当前企业办公室的现状，明确办公室工作的任务，表明提升办公室工作水平的发展方向：即规范化、制度化、信息化和专业化，阐述对应解决措施以为企业办公室工作者所用。

企业；办公室；水平；提升

企业办公室工作具有范围广、综合性强、繁琐性的自身特点。目前，市场竞争压力日益加大，伴随现代企业发生的一系列变化，对办公室工作要求更高更新。在新形势下，企业办公室的工作必须不断改革创新以满足时代需求。

一、当前企业办公室工作的现状分析

办公室作为企业的综合管理部门举足轻重，其工作直接关系着企业开展其它各项工作。办公室工作存在一些不足：一是主动服务少；二是提供的情报参考价值少；三是服务以事务型居多，而决策型服务少；四是服务于上层人多；五是实地考察少，主要通过电话等进行；六是员工专业化水平低。这妨碍了企业领导机关工作的正常进行和高效运转。

二、明确企业办公室“四项”职能定位

（一）办理日常事务职能。办理日常事务，简称“三办”，即办文、办会和办事；接待访客户或上级主管部门，维护良好形象；提供后勤保障，包括采购各项物流设备、维修等；管理综合物业，如管理证照、印章和公车、组织活动等工作。办公室工作需满足管理目标和领导要求，切实做好服务工作。

（二）协调职能。企业办公室具有协调职能，需要敏锐地察觉新情况、新问题、新矛盾，做好掌控全局、衔接沟通工作，又好又快地完成各项任务。切实履行协调职能，尤其提高综合协调能力，处理好对上与对下的关系、对内与对外的关系十分重要。

（三）提供决策职能。一方面及时搜寻和筛选企业内外部经营环境变化的信息，进行汇报以供领导决策。另一方面实地调研，发现问题，把握趋势，为决策提供有效科学可靠的依据。

（四）监督职能。公司制定工作任务后，应如期检查落实情况。作为上级部门的秘书，企业办公室应履行监督职能。在特殊时期，企业安排重点专项工作，进行督办汇报。

三、应对“四化”的措施

（一）规范化。企业办公室建立规范的工作制度标准，明确职能和权限，严格执行，确保各项工作高效完成。此外，设计应急方案以应对突发状况。

（二）制度化。企业办公室健全岗位责任制、安全保密制、会议制度、公文处理制度、物流采购管理制度、绩效考核制度等，推动标准化管理，增强员工责任意识、提高工作效率。

（三）信息化。随着信息技术的迅速发展，企业办公室需要构建网上办公平台，处理考勤管理、提醒、审批、维修等日常琐事。

（四）专业化。提升办公室工作水平依靠专业化人才，所谓高素质即员工具备一些基本的文字能力和沟通能力、经济管理和法律常识多方面的基础知识、文字功底好、计算机操作熟练。企业更要掌握经营方面的基础知识。

四、提升办公室工作水平的措施

（一）转变服务意识。提升工作水平的前提是转变服务意识，可以从以下几个方面考虑：首先，树立创新意识。办公室工作要学会继承和创新，摆脱传统的条框、思维、模式的束缚，创造性地开展工作。其次，树立工作效率意识。最后，树立大局意识。服务经营从大局利益出发，杜绝部门个体主义。

（二）创新工作。企业办公室工作要与时俱进，增加相应的工作必需设备如计算机扫描、数码、管理档案文件管理等设备。此外，采用如电视电话会议系统等现代化办公手段。熟练操作信息化技术，提高办公自动化水平。

（三）改革运转机制。提升工作效率需要工作运转机制良好。企业办公室应以高效办事、运转协调、严谨规范、协调顺畅为目标，进一步提高办公室的整体功能和效率，确保办公室履行各项职能。首先完善部门沟通协调机制。协调关系包括全局工作和企业重点工作之间的关系以及领导、机关和基层单位服务的关系。企业办公室担任桥梁，积极配合机关职能部室做好沟通和反馈企业内部的信息工作，落实各项重点专项工作。其次完善各项责任制度和流程。合理科学地安排、衔接、沟通内部工作，做到责任到人。使事务工作程序化，清晰工作流程，提高办事效率，促进日常工作高效有序运转。最后加强学习各项规章制度和工作规范，使办公室各项管理工作流程化、制度化、规范化，以便员工耳熟能详，从而自觉遵守。

（四）管理员工队伍。首先，加强建设员工队伍。在招聘办公室从业人员时，要遵循“选用高政治素质、具备各项技能和超强处事能力的人才”原则，酌情选用不同年龄层次、知识结构和性格特征突出的优秀人员。其次，合理分配办公室工作。从定岗定责的要求和员工自身特点，最大限度地发挥个人专长，合理安排岗位，分配工作任务，各司其职。再次，建立合理高效的激励制度与考核制度。通过薪酬福利、职位晋升等多种形式来完善奖励制度，重视员工心理情况，提高工作积极性，发挥工作潜能，以便为公司作更多的贡献。最后，强化培训办公室员工。创新工作理念，提升综合能力，加强合作理念，构建良好的工作气氛，促使素质从整体上得到提升，提高企业竞争力。

总之，在目前新形势下，企业必须重视办公室管理。办公室工作高效运转促进和保障企业的运营、管理以及发展。企业必须从自身特点和经营现状出发，加强办公室职能建设，优化与完善企业办公室工作以提升办公室工作水平，提高工作效率，便于企业长远地发展。

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