完善医院电子档案登记备份工作 推进智慧档案建设

文/浙江舟山医院 徐淑异

完善医院电子档案登记备份工作 推进智慧档案建设

文/浙江舟山医院 徐淑异

本文通过对医院档案登记备份范围、程序及存在问题的分析，提出推进智慧档案建设的对策，使医院电子档案更好地服务大众、服务民生。

电子档案；登记备份；智慧档案

推进智慧档案建设是浙江省2017年强化档案公共服务能力建设的重要内容，完善档案登记备份工作是增强老百姓利用档案的有力举措。因此，我们要在如何规范电子档案登记备份上下功夫，在档案数据开放共享示范工程基础平台建设、向社会开放以及方便快捷查阅利用档案数据等方面加以思考。

一、登记备份范围

包括电子公文、数字化成果、医疗业务数据及其他电子文件等。

1.电子公文：综合职能活动通过计算机等电子设备形成的电子文件（包括公文、图表及相关元数据和机读目录）。

2.数字化成果：永久、长期保存的档案数字化扫描形成的机读目录和数字化成果；对信息系统备份的数字档案，保障信息系统安全运行。

3.医疗业务数据，由HIS，LIS，PACS、CR、DR和医生工作站4大系统形成的电子病历、健康档案、出生证明、各类影像图片等。HIS（信息系统），包含患者就诊信息、医嘱处方、医疗费用、查询资料、系统运行等医疗业务数据，包含财物、报表等信息。LIS（检验系统），包含门急诊、住院患者的检验及手工信息。实现从申请—标本收集—送检—核收—检测—审核—确认—结果反馈全过程监控，并自动记录操作者及操作时间。PACS、CR、DR（医学影像系统），图像存储与传输系统是医疗仪器如CT、MR、X线、B超、电子内镜、病理切片等产生的医学图像信息。医生工作站是病历书写—浏览—打印—医嘱—质控—查询统计于一体的综合工作平台，大大减轻医生工作量，便于查询利用。

4.其他电子文件是除以上三项外，列入登记备份范围的CAD、音视频、数码照片等电子文件。医院信息系统建立在Windows2000操作平台上，现有多台运行服务器，系统在运行服务器时作本地数据存储，并在指定时间通过批处理命令将数据备份。

二、操作程序与时间要求

（一）操作程序。1.前期准备包括环境配置、数字化处理和数据整理等。环境配置：配备专用备份服务器和TB级磁带机，采用高性能四核处理器，2G以上内存，TB级磁带机，双千兆网卡，高速光盘刻录机，安装Windows2003Server操作系统、Nero等数据刻录软件及浙江档案登记打包系统软件。数字化处理：实行数字化转换，纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多页或单页TIFF格式保存（同一批次备份只能选LZW压缩或不压缩）。存储载体、目录、全文及挂接关系都符合本区域标准。对不属于进馆范围的纸质档案，报批后按以上要求保存，正本与定稿一并扫描。数据整理：医疗业务数据。可用exp、dump数据库导出命令导出成dmp文件，拷贝或传输到备份服务器。文件服务器数据与信息系统、医疗数据，如PDF文件拷贝到备份服务器或磁带上。2.数据备份采用“浙江档案登记打包系统”工具存储在备份服务器上。一是建立移交批次号（J157-2015-001全宗号-年度号-批次号），填写备份表；创建备份载体包，填写备份载体目录表。第一批次备份是数字化成果和医疗数据，分别建立备份载体包。其中数字化成果按文件形成时间划分，可单独建立4GB大小备份载体包（DVD光盘）。医疗数据可建立备份载体包（CD或DVD光盘）。建立备份载体包并填写目录表后，应用ZIP格式压缩软件对该备份载体包内容整体打包，并将实体数据包输出到指定目录下，工具会自动生成数字摘要形成该备份载体包唯一认证信息。在包内容没有被修改的情况下不会随包的传输、复制而变化，通过对备份工作各环节核实，确保备份数据原始性。备份数据加密由医院决定。备份中心仅负责备份数据保存，无法读取信息。所有备份载体包信息登记及打包输出后，采用“上报登记”工具报到指定目录，再用“打印”工具打印备份表。二是用刻录软件将备份上报数据及实体数据包刻录到光盘。按备份载体包序号，将实体数据包刻录到光盘上并编号。3.报送移交。首次备份申报需填写档案登记表，说明医院档案及电子档案管理情况，报市备份中心审核并交光盘。4.受理审核。市备份中心按医院报送材料和备份数据，对材料和技术检测实行审核。材料审核包括范围及材料符合要求、完整有效。技术检测包括备份载体符合要求、质量完好、介质没有携带病毒，备份载体（包）摘要与登记信息一致等。5.反馈。市备份中心按审核结果，填写“备份数据移交接收检验表”后反馈。不符要求的重新移交报送。

（二）时间。按医院数据安全确定，医疗数据半年备份一次，数字化成果年底备份。

三、存在问题

（一）对登记备份功能认识不到位。电子档案存在动态性和依赖性强，易修改、易丢失、易损毁以及难以永久完整保存等共性特点。因此电子档案不被社会承认，也不能作为法律依据，其安全保障跟不上要求，存在安全隐患。电子档案丢失、损毁甚至被篡改伪造现象时有发生，其法律凭证存在疑惑。自然灾害、病毒、黑客及他人为因素造成的损坏，影响医疗业务开展。在信息化环境下电子档案真实性、完整性和永久性保存面临挑战，如电子病历档案、健康档案、出生证明，各类放射、B超、腔镜、病理影像图片报告等。以纸张为载体形成的病历档案被人们认可，但随着时间推移，纸质档案的存储空间、传输、携带、利用等存在困惑，虽然建立了电子病历，但每年电子病历档案打印成纸质档案保存，存储量不断增加，给保存、查寻工作及存储空间带来了困惑。

（二）业务流程、技术路线不规范。档案登记备份是全新的概念，接受需要过程，各单位即使开展此项工作，但未作为一个概念提出来，也没有统一的模式和规范。因此存在“四个不规范”现象，即登记备份范围、内容、方法不规范；台账资料不规范；备份实施过程不规范，无备份计划，随意性大；技术路线不到位，未经专家论证和实践评估等情况。

（三）备份数据质量及管理不到位。体现在“四个不到位”，即备份前处理工作不到位；备份数据质量把关不到位，未预检、质检并形成报告；备份数据管理工作不规范，未开展双套保存、恢复测试；数字化加工管理不到位。综合档案室自身的条件保障不到位。

（四）缺乏统筹考虑观念和超前意识。在信息化建设的总体规划、顶层设计上，缺乏统筹考虑观念和超前意识；档案库房、机房、信息化建设的设施设备等有待进一步完善。

四、对策

（一）正确把握档案登记备份的功能定位。把登记备份与数据灾备工作结合起来，注重发挥综合档案室登记管理职能，确保其功能及正确方向。把传统档案与电子文件安全监管结合起来，注重安全监管，强化电子业务数据及系统的灾备工作，尤其加强医院重大活动档案、病历档案、出生证明、健康档案及各类检查报告等档案的管理。把登记备份基础性建设与发挥服务功能结合起来，注重发挥服务社会和服务民生作用，加强灾备能力和服务功能建设。实现纸质档案到电子档案的平稳过渡，加强纸质病历档案管理，尤其做好防虫、防霉、防火、防盗、防灾等五防工作。电子病历档案实施信息化管理，不再打印成纸质档案，减少存储空间，便于存储、查询、传输、利用。

（二）不断完善登记备份的业务技术路线。在登记管理环节中，加强对综合档案及病历档案灾备工作的规划和指导，制定重要档案灾备计划，建立科学的分级灾备体系。在登记备份实施环节中，加强登记备份工作的前期把关和可行性论证；确定合理可行的备份策略；注重在实践中完善备份技术路线；借助数字档案室创建，夯实医院登记备份技术路线基础。

（三）强化公共服务能力，推进智慧档案建设。加快档案数字转型，以实施大数据示范工程和服务政务网为契机，加快推进智慧档案建设。推进登记备份管理的安全保障能力和规范化建设。在人、财、物、场地等方面给予支持。

[1]赵亚婷.1999年～2010年我国档案异地备份研究[J].档案管理,2011(01).

[2]周丹.关于档案登记备份制度的理论思考[J].浙江大学,2011.

[3]王宝山.浅谈医院档案管理[J].中外医学研究,2012(06).