对基层医疗卫生单位档案管理工作的思考

文/佛山市南海区第二人民医院 梁肖虹

对基层医疗卫生单位档案管理工作的思考

文/佛山市南海区第二人民医院 梁肖虹

基层医疗单位虽然在规模上较上级单位偏小，但是其完善的档案管理工作同样对单位的正常运营以及系统管理起着直接的影响。本文结合实际的工作经验，对当前基层医疗卫生单位档案管理工作进行思考，挖掘其现存的主要问题，并探究相关的完善举措，为基层医疗卫生单位档案管理工作的进一步优化提供直接参考。

基层医疗卫生单位；档案管理工作；对策研究

档案管理工作是保障单位信息存储、处理、应用的基本工作，为单位系统管理工作的开展提供直接的信息参考，保障管理工作的有效性。基层医疗单位较上级单位，虽然规模偏小，业务量偏少，但是其直接面对社区或者村镇居民的健康生活，对居民日常出现的健康问题负责，因此基层医疗单位的系统管理同样至关重要，而这其中离不开档案管理所提供的系统信息。当前，由于工作定位、岗位力量、信息化等问题，基层医疗卫生单位档案管理工作仍然存在不尽人意的地方，如何结合医疗卫生单位的实际情况，有针对性地挖掘解决问题的相关举措，对于完善基层医疗卫生单位档案管理工作有着直接的影响。

一、基层医疗卫生单位档案管理工作现存的问题

结合实际的工作经验，文章在本节首先对基层医疗卫生单位档案管理中存在的主要问题进行梳理，以期从实际的工作视角探究当前基层医疗单位档案管理工作的不足点，为挖掘进一步完善档案管理工作的相关举措提供直接参考。

（一）工作定位不准确，档案管理工作被边缘化。基层医疗单位主要面对社区或者村镇居民的基本健康问题，为居民提供日常健康保障，与其他医疗单位相同，医疗服务作为主要工作，受到高度的重视，但是基层单位的规模、医务人员数量明显低于上级单位，因此在基层单位，其他相关的管理工作尤其是档案管理工作很难受到高度的重视。医疗单位档案管理工作涉及医务人员人事信息、财务信息、医疗信息以及单位发展信息等多方面的内容，作为一个完整的单位，如果缺乏系统的档案管理工作，信息的缺乏很难为单位的高效率管理工作提供直接或者间接的参考。当前基层单位由于对档案管理工作定位不准确，档案管理工作逐步被边缘化，医疗卫生单位管理工作的效率同样也受到影响。

（二）工作力量不充足，档案管理人员急需补充。当前，基层医疗卫生单位由于实际条件等因素，从业人员相对紧缺，医务人员、管理人员的补充一直是基层医疗卫生单位的重点关注的内容。而由于档案管理工作定位的差异，档案管理人才队伍的建设工作更为滞后，不少医疗单位仅仅依靠一个岗位来完成医院的档案管理工作。在这种情况下，一个完整的基层医疗卫生单位档案管理工作力量出现明显不足，档案管理工作的规范化开展无法得到保障，档案管理技术水平的提升也很难获得推动。这种问题的出现同样会对档案管理的效果造成直接的阻碍，继而影响医疗卫生单位整体的管理效率。

（三）工作方法不可行，信息化水平亟待提升。信息技术基本覆盖个各个领域的各项工作，医疗卫生事业引入信息技术，实现信息化以来，医疗服务的效率不断地提升，服务质量也得到了进一步的改善。而在这一过程中，基层医疗单位档案管理工作的信息化水平并没有得到同步的提升，档案管理信息技术无法与上级单位相媲美，继而无法实现单位信息的有效对接与传输。当前，在部分基层医疗卫生单位，尚存在仅仅为档案室配备一台工作电脑用于打印基本材料信息的现象，基本的档案信息库、档案信息索引等都没有有效地建立起来。在这种情况下，基层医疗卫生单位档案管理工作的方法不可行，信息化建设严重滞后，使得档案处理、调阅的效率明显滞后，为医疗卫生单位管理工作的开展带来了阻碍，因此信息化水平亟待提升。

二、完善基层医疗卫生单位档案管理工作的相关举措

结合前期的探究可以看出，当前，基层医疗卫生单位档案管理工作仍然存在着档案管理工作被边缘化、档案管理人员急需补充、信息化水平亟待提升等问题，档案管理工作的进一步完善需要从这几个方面着手：

（一）完善档案管理科室的建设工作，保障档案管理工作的开展。基层医疗卫生单位虽然不具有极大的规模与业务量，但是作为一个完整的单位，其同样面对复杂的信息，对于档案的处理同样需要规范开展，以保障单位系统管理工作的高效率展开。因此在当前开展基层医疗卫生单位管理工作的同时，要积极地完善档案管理科室的建设工作，从岗位的设定、规章制度的完善、岗位人员的配备、工作的考核等多个方面，完善档案管理工作，以准确的工作定位保障档案管理工作的高效率开展。

（二）提升队伍的专业背景，提升基层单位档案管理的规范性。档案管理工作有别于一般的信息处理工作，其需要明确的操作规范与工作流程，对于档案存储、编档、交接、阅档等都有明确的规定。当前由于基层医疗卫生单位档案管理工作定位的偏差以及工作队伍力量的不足，很多档案管理工作没有规范地开展起来，因此在无法大幅提升档案管理队伍规模的前提下，基层医疗卫生单位应当从专业背景、工作效率等方面着手，积极引入具备档案管理专业背景或者工作经验的人员，充实队伍的专业背景，再结合医疗卫生单位的实际情况，通过短期的磨合，逐步完善整个档案管理工作。因此，需要以队伍的专业性提升基层单位档案管理工作的规范性与效率，以档案管理工作效率的提升为基层医疗卫生单位管理工作提供更为精准的信息服务，保障单位管理工作的实际效果。

（三）与上级单位对接，提升档案管理信息化水平。信息化建设是档案管理工作的常态化趋势，当前，上级单位档案管理信息化建设工作已经得到完善，但基层单位档案管理信息化建设仍然明显滞后，部分情况下，办公设备形同虚设。在有限的条件下，要想实现基层医疗卫生单位档案管理工作的信息化，首先应当与上级单位做好对接，了解上级单位信息化建设的主要内容、所使用的基本工具与软件、档案电子化处理的水平与程度，继而在现有的条件下，尝试通过基本的办公软件来实现数据的初步检索，提升档案查询的效率。在此基础上，结合单位的支持，基层医疗卫生档案管理单位同样要结合自身的实际情况，引入相关的档案管理软件，建立小型的档案数据库，并借助专业队伍人员的操作，完成档案的电子化处理，保障档案调阅、记录的便捷性。以此，在有限的条件下，通过对档案处理技术与设备的逐步完善，来提升档案管理的信息化水平。

三、结束语

本文结合实际的工作经验，对当前基层医疗卫生单位档案管理工作进行思考，挖掘其现存的主要问题，并探究相关的完善举措。现阶段，基层医疗卫生单位档案管理工作仍然存在着档案管理工作被边缘化、档案管理人员急需补充、信息化水平亟待提升等问题。基层医疗卫生单位一方面应当积极完善档案管理科室的建设工作，同时提升队伍的专业背景，提升基层单位档案管理的规范性。另一方面要与上级单位对接，积极提升档案管理信息化水平。从而从工作实际与技术两个方面来完善单位的档案管理工作，为整个基层医疗卫生单位管理工作效率的提升提供直接保障。

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