关于医院档案库房安全管理建设的几点思考

文/郑州市第七人民医院 王雨

关于医院档案库房安全管理建设的几点思考

文/郑州市第七人民医院 王雨

档案保护的管理基础就是保障档案库房的安全，这也是档案管理部门的根本任务。对档案库房的安全管理，应通过各个方面维护档案安全。本文主要对医院档案库房的安全管理建设进行思考分析，论述当前的医院档案管理工作的缺陷，进而对工作的基本原则进行论述，并对建设库房安全的管理措施展开分析思考，通过完善库房安全管理的制度建设，制定安全规范的应急预案，保证档案库房管理工作的安全性和规范性，最终促进档案管理更加顺利。

医院；档案库房；安全管理

档案安全是医院档案工作的重中之重，其中库房安全也是建设档案安全体系的重点内容之一。建立以人为本的档案管理工作，加强安全体系建设、健全管理制度体制、构建专业的档案管理人才队伍，进而形成档案库房的安全建设管理体系。更有利于档案工作的顺利进行，同时使档案的保密工作、维护工作更加有效。档案库房的安全管理工作，能为医院档案的可持续发展提供保障，这也是今后档案管理部门的工作要务。

一、医院档案库房安全管理的缺陷

（一）缺少相关的安全管理机制，以及缺乏领导的重视。档案库房缺乏应急预案和安全管理制度，且安全管理的制度并不完善，执行力度也有待提升。再加上档案管理人员对库房安全的重视程度不够，往往在面临突发事件时无法采取正确处理措施，致使档案安全管理工作的应变能力受到影响，进而使档案损毁、丢失。

（二）档案库房的安全保护措施存在相当多的安全隐患。档案的保密性低、人员流动杂乱、存有档案的库房通常使用荧光灯、白炽灯，不利于档案的遮光保护，较强的紫外线照射还易引起档案的褪色。且库房中的线路较为杂乱，缺少系统的线路管理，存在较大的安全隐患。

二、医院档案库房安全管理建设的基本原则

（一）对档案库房的位置选择。依照国家的相关规定要求，档案库房应独立建设，虽说当前的多数医院并不存在这种条件，但是可以在选址上有所调整。不能选择任意一间办公室作为库房，而要充分考虑到档案管理工作的严密性，将库房选择在办公楼层之间，并考虑到楼板之间的承载力度。若是建筑中没有相关的设计标准，则应依照档案库房的安全建设情况进行档案保护，这也是进行档案保管的工作基础。

（二）设置库房的合理安全布局。应当对库房的档案存放格局进行合理规划，并贯彻两分开原则：库房与阅览室分开、库房与办公室分开。在库中的内部布局不应使用其余房间，避免库房设置在公共区域的交通流线中，存放档案的库房应设置在较为独立的区域内，并将有温度湿度要求的房间进行分区或集中设置。

三、医院档案库房安全管理建设的措施

（一）建立健全档案库房安全管理制度。首先，完善建立档案库房的安全管理工作制度，如档案进出库制度、定期监察制度、库房档案保密制度、防火安全制度等，做到防潮防火、防光防虫、防腐防尘、防盗防高温等八防措施，进而保证档案管理工作的规范性、严格性。并对规定制度严格执行，有专门的工作人员进行检查，建立最佳的档案库房管理工作机制。其次，对库房的安全检查工作进行专项管理，并由专人进行节假日审查。值班人员应在库房前预留联系电话。最后，将档案管理的责任制度落实到个人，并做好库房档案的统计收藏记录，对各类安全检查登记进行定期整理。并保证库房整洁，严禁在库房中储备杂物，减少鼠灾、火灾发生的可能性。若非库房工作人员，不可进入库中，避免资料丢失的现象，减少在库房中进行与管理工作无关的工作，保证档案管理的正常状态。

（二）完善档案库房的安全应急预案。制定有效的库房安全应急预案，是以技术管理作为主要的工作支撑，设立专业的档案突发事件应急处理小组，进而明确管理工作的职责，并针对库房中可能发生的安全威胁采取急救应对措施，进行受损档案的转移抢救，以及未受损档案的管理保护，减少灾害对档案产生的威胁。此外，进行档案的保护工作应与各部门进行配合联动，成立联动救援小组，进而在紧急情况发生时，由医院的后勤管理部门、安保部门等发挥自身作用，进行水灾、火灾的救助保护工作，使应急处理工作的开展更加有效。

四、结语

对档案库房的安全防范工作，是在当前的管理工作现状上进行分析，对安全风险、管理问题进行研究。进一步提出预期目标和解决方案，并在装修改造档案库房时，使其满足档案室内部的布局要求，提升整体的档案保存环境，使档案的保存寿命得到延长。同时，应对库房中的路线指南严格规范，对库房中的安全标志以及相关设施的存放位置进行指引。将各个科室档案、档案库柜分类整理，并在平时的取拿工作中科学管理，做好新入库档案的整理，更有利于后期的找寻工作，也使突发情况下的档案转移更加便利。

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