新时期机关档案管理工作常见问题及应对措施分析

文/江苏省宜兴市教育局 夏杨

新时期机关档案管理工作常见问题及应对措施分析

文/江苏省宜兴市教育局 夏杨

在当前的档案管理工作中，档案的管理和应用服务与档案管理的目标之间还存在较大的差距。对此，笔者结合自身档案管理工作的从业经历，从档案管理常见的问题入手进行分析，提出了与其相对的几点改进和创新措施。希望能通过这些建议与措施，为当前的档案管理工作带来新的启示。

档案管理；问题；应对措施；信息化

档案管理在新时期机关的众多管理内容中并不起眼，但是它起到的作用却至关重要。档案管理不仅需要兢兢业业、勤勤恳恳的职业态度，还需要求真务实、与时俱进的工作精神。在当前机关的档案管理中，仅仅依靠传统的档案管理方法是难以应对未来日益增长的档案信息需求和服务功能需求。对此，作为新时期的档案管理工作者，我们必须直面档案管理中常见的问题，认真分析其存在原因并寻找改进措施，最终实现档案管理规范化、精细化和信息化的长远改革发展目标。

一、现阶段档案管理存在的问题

虽然目前机关对于档案管理工作十分重视，但是从档案管理的工作效率来看，档案管理工作中还是存在一定的问题，需要进一步改进与提升。

（一）对档案管理重视程度不够。虽然目前机关对档案管理的功能和作用有着明确的要求，但是在日常工作中，对档案管理工作的重视程度还有明显的不足。首先表现在档案管理工作的地位上，当前一般的档案管理并不是一个独立的工作职能部门。这种管理方式虽然降低了管理的成本，但是也在一定程度上提升了档案管理的工作质量检查的难度。第二，重视程度不够还体现在对档案管理未来作用的认识程度不够。档案管理不仅是保存和记录过往记录，更重要的可以结合信息技术与大数据技术来分析机关过往的发展数据情况，为未来的发展方向制定方案。同时还可以为在职、退休人员提供电子化的档案信息服务，确保在职和退休人员没有档案方面的后顾之忧。但是当前对于档案工作的认识还是仅仅局限在档案的记录留存功能，对数据分析功能开发程度并未深入和完善。

（二）档案管理人专项人才储备不够。对于档案管理的专项人才储备不够是档案管理工作遇到技术性瓶颈的主要原因。档案管理有一套严格的存档、保管、检索的技术流程。对档案的信息有着严格的要求。因此必须具备完整的档案管理技术的专业人才才能在复杂的档案管理工作中实现工作效率和质量的突破。当前档案管理工作的专业人才储备明显不够，现有的管理人员数量往往较少，工作量较大，有的甚至是兼职管理，每天在完成自己本职工作后才能顾及到档案资料的留存与管理。这种情况对于档案的长期保留有着一定的负面作用，不利于档案资料留存的长期性和延续性，并且难以划分具体的档案管理岗位责任，继任者对于档案资料的掌握程度有偏失，导致档案资料难以发挥其真正作用。

（三）档案管理信息化建设发展速度较慢。档案管理信息化是大数据技术下，提高档案资料综合利用程度的重要基础，它需要一定的技术设备进行支撑。当前对档案管理设备的投入不够，信息化技术设备更新较慢。不仅没有必备的自动扫描转换设备，同时对于档案资料网络的建设也存在滞后问题。档案信息的收集整理速度慢，不利于档案的长期留存保管和查询使用。尤其是在纸质档案的数字化转换进度上，由于工作量大、工作人手不足和专业技术限制，在转换速度、转换质量、读取效果上等评价指标上都难以实现预定的进度计划目标。在机关工作高效、快速发展的当前，档案管理信息化建设的滞后给整体工作带来了一定的负面作用。

二、档案管理工作的改进与创新思路

（一）转变思想，提升对档案管理的重视程度。在管理上，通过报告和提交建议规划可行性报告等形式，提高档案管理的改革方向以及综合服务使用范围，扭转管理层的思想提高其重视程度。重新定性信息化档案管理，实现与现有信息化改革的对接。同时制定严密的组织服务流程和组织结构体系。将根据实际条件分配档案管理部门的工作职能和责任，完善部门的规章制度以及奖惩机制。在服务上，转变以往被动服务的工作状态，提高服务意识，配合中心工作，提供各种辅助性数据信息，为领导决策，为广大教师提供服务。通过踏实的工作，提升档案管理在机关工作中的实际地位，提高领导对档案管理工作的重视程度。

（二）提高档案管理工作人员的业务素质和专业水平。当前档案管理工作质量水平参差不齐，抛开硬件设备因素，最主要的在于档案管理人员的业务水平不够，规范化管理程度较低。比如在档案资料的编整阶段，经常会出现档案资料不全就上盒、上架的情况。对此，应当定期组织档案管理人员进行学习与培训。在业务上做到归档及时、材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。在学习上做到与专业档案管理知识相对接，提高理论水平。举办工作讨论会，针对工作中遇到的实际问题进行总结分析，寻找解决措施；针对工作完成情况，调整工作节奏和工作进度。提高档案管理工作人员的业务素质和专业水平。

（三）加大硬件投入，建设现代化档案室。对于当前的档案管理，要从档案资料的信息化入手，建立现代化的档案室，实行档案库房一体化智能管理。

一方面，现代化档案室要具备档案管理的功能集合与提升，实现对档案库房安全管理、档案存放环境、档案存储设备、实体档案、库房导引等系统的有效整合。现代化的档案管理要满足库房环境数据采集服务，库房设备联动服务，档案、文件存储服务，网络服务等功能，满足档案资料信息化所需要的功能准备，满足基本使用功能。另一方面，现代化档案馆要具有完善的管理功能分区。教育局的档案管理主要包括人事档案管理和文书档案管理，因此档案室要根据不同资料的保密程度、保存年限和调阅权限进行管理分区，按照分散控制、集中管理的理念完成归档。编制各门类档案管理检索工具，建立专门的数据库。

（四）提高档案管理的数据提供服务能力。档案管理的最大的价值体现就是档案开发利用，如果仅是为了做档案而做档案，就失去了档案工作的意义。在现实的档案管理工作中，还有许多可开发的档案服务内容。当前机关管理的日常工作中，经常会遇到许多突发问题，需要档案资料提供原始数据。例如退休多年的教师办理社保手续，如果其遗失了社保卡，就需要借助档案管理部门调出其原始资料进行核对。这种情况如果是异地办理，会需要经过多道程序的审批，费时费力。档案管理信息化联网后，仅凭借注册信息，即可在档案管理网站上自行查阅相关信息的数据，下载其扫描件，减轻档案管理工作量，加快服务效率，提升服务质量，实现现有档案资料的最大化利用。实现这一目标最重要的还是要提升与大数据技术的具体应用结合。大数据技术是一种可以借助云计算功能来实现既定分析的科学技术，而档案管理可以为大数据分析提供基本的数据库，在机关未来管理中，可以就发展方向进行模拟，对学术研究进行成本的可行性分析，对人员成本和其他管理提供分析，完善档案资料数据的综合利用。

三、结束语

总而言之，档案管理工作在信息化飞速发展的今天有着不同的意义。档案管理有着严格的操作规范和流程。但是由于工作量大、信息内容多、管理期限长等原因，档案管理在实际工作中难免出现各种问题。对此，必须从源头上加强对工作的要求，完善组织管理机制，规范档案操作流程，提升信息化建设速度，从而实现档案管理工作质量的进一步飞跃。

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