浅谈高校行政秘书的服务意识

潘 静

浅谈高校行政秘书的服务意识

潘 静

高校行政秘书作为高效管理人员，在高校管理机构中占有举足轻重的地位，行政管理队伍建设也影响到学校和学院的发展。而作为高校行政管理人员，应该明确岗位职责，确立自身的角色定位，把服务意识贯穿于工作始终，才能更好地为教师和学生服务。

高校 行政秘书 服务意识

院系是高校的二级单位，笔者作为二级学院的行政秘书，从业已经五年，在工作中也积累了行政管理相关经验。因此，本文基于从业经验阐述行政人员的角色定位和服务意识对于行政管理人员的重要性。不管是高校行政管理岗位和其他行政管理岗位，作为办公室工作人员，工作内容繁琐，工作头绪多，工作中需要处理的人际关系也很负责，特别是面对学生中各种各样的性格特征的时候，更加重了工作的难度和压力，这更需要摆正从业人员的意识，更好地处理好工作中的具体事务。

一、高校行政管理人员的角色定位

高校行政管理人员对于角色定位的重要性不清楚，或者感到困惑是因为高校重视专业教师的发展而忽略了行政管理队伍的建设，认为教师是高校工作的很重要的一部分，而行政管理人员只是作为工作人员而存在，忽视了行政管理人员的重要性。很多学生也认为向他们授课的都是专业的老师，而对于行政管理人员知之甚少，不了解行政管理人员的工作职责和内容，认为办公室工作人员只是在电脑中处理数据，也没有认识到行政管理人员的重要性，因此这些原因导致行政管理人员对于自身的角色定位不清楚。

（1）高校行政管理人员是院系领导的助手。院系办公室是二级学院的核心，行政管理人员会处理学校的和各部门之间的事务，起到上传下达的作用，学院领导也会听取办公室人员的汇报，将办公室收集到的信息作为进行权衡，了解日常工作，也为领导提供思路。

（2）高校行政管理人员是链接学校各部门之间、师生之间的纽带和桥梁。作为二级学院办公室行政人员，会涉及到和学校各部门之间的人和事，比如说：学校校办、人事部、宣传部、财务部、图书馆、后勤部、财务部等各部门，涉及到的具体事务中的沟通和协调。做好各部门之间的链接工作，以便于更好地开展工作。

学院行政办公室作为窗口部门，还承担着对内对外的“门面”工作。因此，学院行政管理人员应该明确自身的角色定位，辅助好领导对院系事物的管理，必要的时候也可以提出建设性的意见和建议提高工作有效性和工作效率，保证院系工作正常有序的进行。行政管理部门是一个服务性很强的部门，在面对各部门之间和师生之间的事务中，应该本着“一切以人为本”的原则，把服务精神贯穿于工作始终，使工作服务于教学、服务于领导、服务于教师、服务于学生，做好本职工作。

二、如何提高行政秘书的服务意识

（一）加强考核机制

服务意识是高校行政管理人员首要的基本素质，因此高校队伍建设中对于高校行政管理人员的考核机制应该把服务意识作为一项考核标准。加强高校行政管理人员的服务意识，使高校行政管理人员把服务意识常态化。加强考核监督，把各部门之间、师生之间的满意度进行量化，增加科学的评价制度。对于行政管理队伍人才引进进行考核，建立一套完整的、科学的选聘方案从方案中体现行政管理的服务意识，并将“服务意识”作为考察的重中之重进行考察。

（二）加强行政管理队伍培训

学校领导应该高度重视行政管理人员的素质提升，加强行政管理队伍的建设。加强行政管理人员的学习，学习教育学和教育心理学以及管理学方面的理论知识，并将理论知识和实践相结合。不定时地邀请专家来校进行培训，也可以外派培训，一方面增加自身行政管理队伍建设；另一方面也能与时俱进，了解同行业的发展和工作思路，提高从业人员的综合素质，也能提升各方面的水平。

（三）加强行政管理人员心理素质培养

由于行政管理工作的内容繁杂，需要协调各部门之间的事务，因此会面对各色各样的人和各种各样的事务。行政管理工作涉及的内容广泛，工作头绪较多，因此需要从业人员具备很健康的心理素质。比如，当遇到的人和事在沟通过程中不顺畅的时候，需要控制情绪，多思考采取另外一种方法达到异曲同工之妙，而不能将负面情绪带入工作中，影响到工作的质量，从而降低服务意识。行政管理人员应该多方面、多角度的考虑问题，始终保持清醒的头脑，保持客观冷静，宽容大度的心态才能处理好工作红产生的矛盾和问题，做一个能控制情绪的主任，而不是被动的接受。

三、结语

高校行政管理人员对自身的角色有一个很清楚的认识，做到一切为了学生，为了一切学生，全心全意做好服务工作，把服务意识贯穿于整个工作当中，体现人文关怀，把握好大局观、全局观。只有坚定把服务意识贯穿始终才能更好地为教学服务，提升整个行政管理队伍的素质。同时，行政管理人员应该加强自身的素质培养和提升，多研究行政管理中的问题，创新工作思路，优化工作方法，提高办事效率，才能促进二级学院和学校的发展，才能将行政管理工作做好。

［1］赵丽彬.新时期高校二级学院行政秘书之角色［J］.高教研究，2007（2）.

［2］周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作［J］.秘书工作，2009．

四川大学锦江学院土木工程学院）