高校办公室秘书工作能力研究

随着高等教育的发展，在加快推进高等教育现代化的进程中，作为领导决策重要参谋和服务提供者的秘书人员，其工作越发重要。新时期，高校秘书人员要结合新时代要求，认真体会习近平在1990年强调办公室工作“重、苦、杂、难”的四个特点及其对办公室工作提出的三点希望，树立角色意识，摆正位置；要努力提高个人沟通、协调以及时间管理能力，更好地胜任秘书工作。

一、习近平关于秘书工作风范的论述

1990年，习近平在与地县办公室干部谈心时强调，“办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。”他提出办公室工作有四个特点：一是“重”，地位重要。既要当好领导决策的参谋、智囊；又要对上对下服务；还要做好机要、保密工作。二是“苦”，非常辛苦。办公室有干不完的事，要经常加班加点。三是“杂”，事务繁杂。办公室工作，什么都要参与了解，涉及调研、信息、查办、信访、接待、机要、档案、文印、收发等各项工作。四是“难”，难度很大。办公室工作是全方位、开放型的。既要处理好上下左右、方方面面的关系，又要适应领导的工作风格和方法，搞好领导班子的服务工作。这四个特点形象地概况了办公室工作的状况，高校办公室秘书工作也一样，在领导和全校师生之间扮演着上情下达、下情上述的桥梁纽带作用，在各职能部门之间起着沟通协调落实领导决策的作用，秘书工作任务重，地位重。平时大事小事不断，杂事异事不少，但凡是学校的事，一定也是办公室的事，上至领导，下到学生，需要应对上级单位及学校职能部门、教学单位的各种常规事件，还要及时应对处理各种突发事件。秘书工作既要正确领会领导的意图，又要高效促成决策落实，还要做好服务工作，工作任务重、难度大、压力大。

习近平从他个人的工作体会对办公室秘书工作提了三个希望。第一，要有高度的责任感。要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。第二，要高效率开展工作。要学会运用辩证法，分清层次，认真思考，发挥办公室的整体效能，权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办；沟通上下左右，做到上情下达、内外有别，使各项工作有条不紊地进行。第三，实行高水平服务。要增强超前服务和事后服务意识，服务要及时周到，服务还要高度负责，一丝不苟，服务不仅要勤、要诚，而且要灵活。这三个希望道出了秘书工作的真实环境和迫切要求，对今天高校秘书工作人员具有极强的参考学习价值。

在提到秘书人员如何加强自身修养时，习近平引用了宋代吕本中在《官箴》中提到的当官必须注意“清、慎、勤”三字箴言。他强调领导秘书的最基本要求，一要“清”，二要“慎”，三要“勤”，要做到公正廉洁，两袖清风；周密考虑；谨言慎行；勤奋好学，刻苦上进。同时他认为秘书在加强自身修养中，还要特别注意培养良好的工作作风，注意生活小节，即要努力做到“五不”：一不自恃，二不自负，三不自诩，四不自卑，五不自以为是。习近平的三字箴言和“五不”要求是基于对秘书工作的真实体会形成的深刻认识，这为今天秘书人员加强自身修养，提高个人能力，成为合格称职的秘书指明了努力的方向。

二、高校办公室秘书的角色

秘书工作具有特殊性，在高校管理系统中的作用不容小觑。随着我国经济发展进入新常态，高等教育的发展方式也面临着“转型升级”的问题，实现高等教育治理能力现代化成为新常态下高校发展最为关键的任务。处于高校管理枢纽工作的秘书人员必须摆正位置，找准自身角色定位，形成正确的角色意识。

1.树立服务意识，明确服务角色

高校办公室秘书首先是服务者的角色，要为领导服务，当好领导的助手，为领导的日常工作与决策提供服务；要为师生服务，当好师生与领导沟通的桥和船，及时传达信息，保持沟通顺畅；要为学校各职能部门和各教学单位服务，当好联络员，及时提供重要讯息，传送并协调领导决策。服务的角色决定了秘书工作是辅助性、铺垫性工作，大部分时间处于幕后工作，如习近平所言，“秘书的活动面比舞台上的配角更窄，它没有台词，没有亮相机会。”这种工作性质，决定了秘书人员要摆正位置，正确对待角色意识。

服务是秘书工作的主要职责。认真学习体验习近平的“五不”要求，高校办公室秘书人员要高度重视，引以为戒，不能凭着位居学校领导机构中枢，就抱着“机关牌子大、领导靠山硬”的思想，有所依仗，有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。办公室秘书是为领导、为师生提供服务的服务者，是学校整体形象的一个窗口，要克服个人优越感，坚决防止出现给人脸色看，对基层盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令的现象。秘书人员做好服务工作要勤勤恳恳，保持低调的风格和谦恭的态度，要防止自我表露、吹嘘炫耀，特别是涉及到领导个人的工作和生活，不能随意张扬，妄加评论，更不能泄露内部机密，能不说的就不说，不该说的坚决不说，做到守口如瓶，做好保密工作。同时，要克服自轻自贱、自惭形秽的心理，要坚持原则，切勿在遇到比自己级别高的干部时就没了主见，唯唯诺诺。再者，切忌自以为是。秘书人员经常负责草拟领导的讲话稿，不能想当然，乱发挥个人想法，不能随意删节、更改或补充领导的指示，要实事求是，正确领会领导意图，防止粗心大意、敷衍塞责。一名合格的秘书首先是一名优秀的服务者，办公室秘书人员要经常检查自己的思想，反思自己的工作，确保工作“到位”，不能“离位”，更不能“越位”，做到“参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从”。

2.明确辅助的角色

高校办公室秘书的主要职责除了服务，还要做好辅助工作，要协助领导决策，为学校发展规划、建设思路等重大决策提供重要的决策建议和相关资料。领导决策的科学性和可行性会影响学校的发展进程。决策并非凭空想象，要建立在真实的数据和信息基础上，这要求高校办公室秘书人员担起辅助领导决策的参谋者角色，及时收集、获取、分析领导决策需要的信息，并进行处理与研究，提出相关资料和可行性方案，为领导决策提供必要的智力支持，辅助领导科学决策。

高校领导有大量繁杂的事务要处理，没办法事必躬亲，直接参与每一项具体事务的处理过程，大量常规性的日常事务往往需要交代秘书人员办理，办公室秘书要负责直接落实领导的指示，这也是辅助领导决策、确保决策执行的过程。办公室秘书要具备信息搜集能力和信息分析能力，运用全局思维提高综合整理材料的水平，特别在大数据时代，要善于做系统化的调查和研究，借助数据来说话，为高校管理者的决策活动提供客观、详实的决策依据，帮助高校领导降低决策失误率，从而最大限度地发挥秘书人员的辅助作用。这也是积极践行习近平对办公室秘书工作提出的三个希望。以高度的责任感，高效率开展工作，为领导提供高水平的服务。

三、秘书工作的核心能力及提升路径

1.秘书工作的核心能力

秘书工作“重、苦、杂、难”的特点对秘书人员的沟通能力、文字表达能力、协调能力和时间管理能力提出特殊要求。

沟通是一件极其重要的事，是实现信息传递、工作部署、任务执行的关键。秘书人员作为领导的参谋人员和信息传递者必须拥有良好的沟通能力，才能准确传递信息，有效执行领导决策。秘书人员的沟通能力包括口头表达能力和文字表述能力。口头表达能力要求秘书人员能够准确地表达，恰如其分地说话，掌握好分寸和场合，不夸大，不吹嘘，实事求是，客观中肯。说话是这个世界上最简单，也是最难的一件事，会说话的人，只言片语就能说服别人；不会说话的人，即使滔滔不绝也词不达意。高校秘书人员要加强沟通能力，必须学会说话，要运用语言的魅力和力量，让说话成为一种艺术。

文字表述能力也是秘书人员沟通水平的另一个重要体现。优秀的秘书人员必须要有过硬的文字功底。高校秘书人员赋有文字起草工作的使命，负责领导在重大会议、论坛上的讲话和报告，文字材料水平的高低直接影响领导甚至学校的整体形象。毛泽东习惯于以文识才，以才举人，他选秘书的一个重要标准就是文字水平。他的几位秘书胡乔木、陈伯达、田家英都是因为文才引起毛泽东的注意和任用，并在以后的工作中成为他的得力助手。可见秘书人员文字能力的关键性。

协调能力是秘书人员的基本素养也是核心素养之一。高校办公室本身是一个综合协调的机构，秘书人员的日常工作离不开办事、办文、办会，工作过程经常遇到利害与矛盾干扰的现象，各部门出于利益考量，导致屁股指挥脑袋，认识不一致。尤其在推动一个全校性的项目或统筹协调各部门的责任分工时，秘书人员就需要在领导的指示下花大量的时间用于工作协调。举报一场大型的会议活动，更是涉及到接待、会场、会务、会议等多个环节的任务，需要多个部门密切配合，从方案制定到活动结束清理会场都要和各相关部门进行多次沟通，反复协调才能确保不出问题。协调能力强的秘书人员在任务分配过程中，能够更好地对资源进行重组整合，更好地对各部门进行平衡。在协调群体活动过程中，确保整体任务推进，同时有助于让组织氛围更加和谐，让部门和同事之间更加融洽，从而提高工作的效率。

时间管理能力是信息时代高校办公室秘书人员的一个核心竞争力。“重、苦、杂、难”的工作性质，必须要求秘书人员擅长管理碎片化的时间。办公室每时每刻都有工作，重要的、紧急的、常规的、临时的、突发的，各种情况层出不穷，上班时间总是感觉不够用。秘书人员要有时间管理能力，要掌握好事情的先后缓急、主次轻重，否则就容易出差错，耽误事情，影响工作进度。同时，还要善于从碎片化的时间中加强学习，不断提升个人能力和素质，这也是互联网时代对个人知识管理和时间管理的重要要求。

2.秘书核心能力提升的路径

沟通的关键在于换位。高校办公室秘书人员要善于体验和换位。体验领导，换位到领导的角色上思考问题，工作就会更到位。举一个简单的例子，草拟领导讲话稿要换位到领导的角度，认真思考如果我是领导，我在场上讲什么内容合适，用什么语气、什么提法贴切，要用领导的习惯表达，形成领导的语言风格，否则讲稿就会变得过于生硬而不自然。换位思考，是为了更好地理解和连接。理解对方的需求和想法，在互动中形成快速连接，这是秘书人员做好服务工作的关键和要领。秘书人员经常发挥连接师生和校领导的中间人作用，在为师生传达或反馈意见建议时，特别是关系到教师的切身利益上，要迅速换位掌握师生反馈的问题和想要解决的情况，理清问题后才能准确地向领导反映。反之，在传达领导决定时，面对不同的对象要考虑不同的方式，要站在对方立场，以最好接受的方式进行沟通，才能事半功倍，提高沟通的效率。

文字表达能力的提升在于用心。用心学习，注重积累，肚里有墨下笔才有力。文字的生命力源于对生活和工作的体会，写好文字要用心从生活中积累素材，要加强理论学习，掌握新的知识点和相关信息动态，不断拓宽知识面；同时更要加强实践学习，留心观察工作实际中的所见所闻，要形成自己的思考和体验，心中有干货才能有底气。用心练习，勤学还要苦练，多角度、多形式、多渠道地加强写作练习。写作能力的提高不在于一日之功，要有深耕的精神，要有板凳甘坐十年冷的决心和毅力。只有多练习、多揣摩、反复推敲、精雕细琢才能不断提高写作水平，提升文章的质量。

协调能力的关键在于人际关系。在组织中，拥有较好的人际关系，工作协调起来就相对容易。秘书工作要对上协调争取资源，对下协调强化执行，还要进行内外协调争取合作，因此要注意人际关系的培养和维系，要善于经营组织中的人与人之间的感情，要形成谦恭、诚信、正直、亲和的特质，在工作中给人留下良好的印象。具体工作协调过程，要有全局性和前瞻性思维，尽可能从全局出发，站在全局的高度考虑问题，要预见可能出现的问题和矛盾及时加以解决，避免出现部门之间的争议。进行科学协调，做到分工明确，在协调中注意维护领导的威信和形象，既要按章办事，又要灵活处理，尽可能减少组织中的负面情绪。

时间管理能力的提升在于分清事件的轻重缓急。秘书工作事无巨细，要善于进行碎片化时间管理。掌握时间管理的二八原则，把百分八十的精力集中在重要和紧急的地方，百分二十的时间用于处理常规性的不重要的事情。互联网时代，提高事件处理的效率，要善于借助信息技术的便捷性，增强信息意识，提高个人信息能力，强化信息素养，让最少的时间投入产生最大的工作效益。碎片化时间管理的另一要诀在于马上就办和专注。拖延症导致大量时间被浪费，往往一事无成，等候情绪容易给自己找借口，要想高效率工作必须当下解决、马上就办。专注于当下，让自己免受干扰，认真处理一件事情，也是减少工作失误、提高工作效率的重要法则。

[1]李玥：《时间管理理论在高校秘书工作中的运用》，《教育教学论坛》2012年第2期。

[2]孔祥光：《高校行政秘书的角色定位与职业意识》，《宁波教育学院学报》2016年第8期。

[3]王起翔：《习近平谈如何科学开展秘书工作》，《秘书天地》2016年第2期。

[4]段柄仁：《浅谈秘书工作中的沟通艺术》，《秘书工作》2017年第2期。