加强企业人事档案管理的几点思考

包亚莉

摘要：随着信息时代的飞速发展，大数据已成为档案管理的必要途径。本文就目前员工档案管理进行分析思想，面对人事制度的改革，员工档案管理工作如何才能适应新的变化，实现自身价值。

关键词：档案；管理；模式；思考

作为人力资源管理的重要组成部分，人事档案是对每个人的经历、政治思想、品德作风、工作能力、履职能力的真实记录，可以提供人事资源需要的信息和用人依据，是人才培养、专业技术评定、工資、福利待遇发放等工作有力的证据。实现科学有效的档案管理，进行系统性、全面性地整理，有利于人力资源的开发和利用。

一、当前企业人事档案管理基本情况

网络时代，传统的手工管理模式已被信息化所代替，大部分企业都已使用档案管理系统进行管理，由于管理软件有些功能和模块需要完善，实际运用效果并不理想，目前只能实现目录登记，而没有形成电子人事档案数据库，在提供利上还是发纸质档案为主。人事档案信息化建设还相对滞后。

人事档案对个人和组织有着不同的意义，对员工来说人事档案是一个人历史的真实写照，同时它有具有非常强的法律效力，是就业、离职、退休、考试、办理社会保险等开具证明材料的依据。对用人单位而言，人事档案是用人单位了解人才的主要途径，通过员工档案可以全面的了解一个人的基本信息情况和综合素质，是企业选拔人才的依据。然而在当前，受人员编制等多种因素的影响，对于人事档案管理不是很重视，很多员工对人事档案了解的很少，在他们看来档案工作就是一个没什么事，坐在那看报纸喝茶、没有技术含量的辅助工作，一些业务部门也不把档案管理工作当回事，致使一些应归入人事档案的材料未能归入档案，档案资料存在遗漏、丢失、损坏现象。

二、加强人事档案管理的几点思考

（一）加大档案宣传力度，提高领导干部的档案管理意识

利用现代网络、新媒体加大对档案工作宣传力度，增加员工对档案工作认识，利用典型事例更加贴近大众生活，让更多的人亲身体会到档案与民生的关系，提高大众对档案的认识和理解。

要彻底改变干部“重业务，轻档案”的思想，首先要认识到单位的工作不只是那些轰轰烈烈的人前工作，更实际的是要做好诸如人事档案管理这样的基础工作。作为领导干部一定要从管理意识上改变，将档案工作纳入日常化，做到有计划、有措施，这样才能更好的推动档案管理工作不断发展。其次管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识，对人事档案管理给予更多的资源，这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。

（二）提升档案管理人员综合素质和业务创新能力

人事档案管理人员应紧密结合工作需要，跟上时代发展步伐，不断地充实和提高自己，努力掌握和学习人力资源管理知识，熟悉网络和多媒体等新技术操作和应用，参加形式多样的业务能力培训，了解先进的管理技术，提高自身使用现代工具和应用现代技术的能力。积极学习人事档案管理方面的专业知识和专业技能，熟悉不同业务的要求，提高岗位应用和管理技能。

（三）加快人事档案数字化加工和信息化建设

现代化的人事档案工作已成为社会发展的必然趋势，同时也是符合人事工作制度改革以及发展的需求，首先应根据工作需要重点对人事档案的“三龄两历”，即出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历和家庭主要成员、重要社会关系等重要信息进行数字化加工，制成JPEG格式的图片文件上传至干部档案管理系统，为用人单位引进人才、考察人才、任用人才提供重要依据。其次制定统一的人事档案信息录入标准，严格规范信息录入程序，保证信息录入的准确性和完整性。最后建立人事档案信息库，实现从传统的管理模式转换为多元化、全方位的管理模式，达到既高效又环保的效果，实现资源共享。转变传统的档案管理人员角色，从一个保管者变为一个信息拥有者，通过档案信息共享化，档案室成为一个信息交流中心，从而体现出信息的重要性。满足利用者需求，保护干部档案原件，提高干部档案查阅利用的效率，集中对在职干部档案逐卷逐页扫描。查阅干部信息时，只需点击鼠标进入系统，即可查阅到干部档案材料，并可以摘录打印。以数据库信息和数字化的档案代替干部档案原件利用，既方便快捷，提高查档利用效率，又兼顾保护干部档案原件的要求。

（四）建立人事档案信息维护、督查、安全保密制度

建立干部档案信息维护机制，明确干部档案信息录入、数据审核、系统维护等具体任务的分工，定期更新干部信息数据库，使干部的学历、职务、工资、家庭等个人基础信息得到及时真实的反映。

建立纠错机制，采用定期与不定期相结合的方式，对信息库中的干部信息进行全面自查或随机抽查，发现问题及时修正，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。所有补充和规范的材料，均注明经办人、办理时间并加盖组织人事部门公章。干部重要信息记载不一致的，根据有关政策审核确认。对经过调查没有原始依据材料、按照现有政策难以认定的，本着从严掌握的原则，结合档案记载情况综合判定确认。

建立安全保密机制，严格按照保密要求，为系统软件设置密码，设定系统应用权限，只有专职管档人员才能启动系统，保证干部档案信息安全。注意对数据库信息进行备份，定期对服务器、计算机、附属设备进行维护保养，保障系统的正常运行。

总之，人事档案管理工作属于科学性以及复杂性系统，面对愈加激烈的社会竞争，人事档案管理工作人员需要认识到自身肩负的重要责任，把握发展机遇，转变传统管理理念以及管理方式，不断丰富、提升综合素质，探索出更加有效的管理方式，实现人事档案信息化管理，满足社会发展实际需求。

（作者单位：吐哈油田公司三塘湖采油厂）