学生档案管理系统安全问题研究

程璐

摘要：学生的档案安全管理指的是对学生的档案采取一系列有效的保护措施，使其免于遭受自然灾害或人为侵害而处于安全状态的管理工作。随着电子计算机和信息技术的发展，我国的学生档案管理已从传统模式逐步转变为电子档案模式，近些年来随着多方势力的共同努力已取得了一定的成果，使得学生的档案信息安全得到一定程度的有效保证，但是目前的档案管理系统仍然存在一些安全隐患，使得不法分子钻了空子入侵了学生的档案信息，给学生和学校造成了难以估计的精神及财产损失。该文从学生档案管理系统安全的概述、学生档案管理系统当前存在的问题以及解决对策这三大方面来进行论述，旨在希望能够找出当前各大高校学生档案管理系统存在的问题并加以解决，使得档案的信息化建设能够健康的发展，使得学校和师生的利益能够得以维护。

关键词：档案管理；存在问题；解决对策

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）25-0014-03

学生的档案记录了学生在校的学习生活经历以及奖罚情况等重要信息，是我国的高等教育人才培养计划中必不可少的内容，因此学生档案信息的真实性和保密性尤为重要，所以我们要对学生档案信息加以严格管理，以求保证其安全性。

1 学生档案管理系统安全概述

1.1 学生档案的形成与管理内容

学校的学生档案对于学生来说是十分重要的文件，其中记录着学生的政治倾向、学习成绩、身体素质等多方面反映学生成长价值的资料，而其内容也自然是随着学生进入学校学习成长通过自然循环流程而不断丰富的，学生的档案信息反映了学生在校期间内的真实面貌，随学生毕业后交付社会使用。

1.1.1 学生档案的归档范围

学生档案的归档范围即是它的归属，严格意义上来讲它既不是关于学生的活动轨迹的记载而成的学校人事档案，也不是教学管理活动产物下的教学档案，而是针对于每个学生所特有的专门档案。

1.1.2 学生档案的来源

学生档案的主要来源除了一少部分来源于教学管理部门外，其余很大一部分都来源于学生所在的院系和学生本人，材料内容往往涉及较广，数量庞大。档案中的一部分信息是由学生初入校门时所形成的，还有一部分是学生通过在学校期间内按学期或者是修业年限所形成的。

1.1.3 学生档案的内容

学生档案内容繁杂，它包括了学生从接受教育之日起的各部分学籍信息，政审资料、身体素质信息、成绩信息以及各方面奖惩材料。这些信息记录了学生的学习生活情况，体现出了学生的综合素质和自身能力。

1.2 信息化学生档案管理的重要意义

随着计算机技术的快速发展和普及以及高校学生数量的连年递增导致学生档案信息量的大幅增加，我国的学生档案信息化已经成为必然趋势，而传统的档案管理手段显然已经无法满足新形势下的学生档案管理需求，使得现代化信息化的管理势在必行。与传统档案管理相比，信息化档案管理拥有检索更加迅速、查找更加方面、储存性大、寿命长等优点，可以大大提高学生档案的管理效率。但是由于互联网的特点，使得学生的档案管理安全也成为一大难题，学生的档案是关乎学校声誉与学生前途的大事，要确保每一份学生档案都真实、安全，保密性好，只有这样才是对学生负责，对今后学生毕业后走向的用人单位负责。

2 学生档案管理系统安全存在问题原因分析

2.1 档案管理投入资金较少

在当前，我国的大多数高校对于档案系统的建设重视程度都远远不够，投入资金偏少，基础设施简陋。从硬件上来看，缺少齐全的防火、防霉、防盗等设备，无论是电子档案还是纸质档案都很容易受潮，硬件的不达标很大几率增加了档案被盗取、销毁的可能性。而从软件方面来看，学生档案的信息化基础设施不完备，很多高校甚至连计算机、扫面仪、打印机、刻录机等最为基础的设备还有部分缺失，更不要说对软件设施的不断更新、升级和完善的能力了。

2.2 档案管理系统从业人员综合素质偏低，校方和学生对档案安全重视程度不够

我国目前的档案管理系统从业人员整体呈现出文化程度偏低，信息化水平能力有限，责任分工不明确等问题，这主要是由于目前从事相关工作的管理人员大多数没有经过系统化的专业培训，甚至还有很多的档案管理者是本校的学生来兼职的，导致其对于档案借阅的流程很不熟悉，以至于造成档案管理工作秩序混乱，经常出现无证借阅档案，档案外泄和不归还等现象的发生。而且高校的領导及管理人员对于学生档案信息化管理的安全保护意识十分淡薄，对于在学生档案的收集、整理和保存等各个阶段的安全问题明显不够重视。另外学生们对于自己的档案信息安全的保护意识程度也存在欠缺，他们通常认为保护学生档案是学校的职责，自己并没有义务和责任去保护档案的安全，也没有意识到档案的安全是与自身利益息息相关的。

2.3 档案管理系统管理力度不够，相关法律和规章制度尚不完善

近些年来我国的大学生人数连年递增，这给学生的档案管理带来了新的挑战，在学生人数不断增加的同时，管理学生档案的人力却没有增加，从而导致档案材料不齐全，管理方式不规范的现象屡屡发生，比如在很多学校的新生入校时，学校会对学生的档案进行归档处理，但是某些档案工作者出于商业目的，非法对学生的档案内容如姓名、身份证号码、家庭住址等重要信息有偿出卖给第三方，从中获取利益，而且还有很多学校的管理部门是无意间泄露的学生档案信息，无论是有意泄露还是无意为之，这种公开和利用档案的行为都严重地侵犯了学生的隐私权，有可能会对学生的精神和财产安全造成严重的危害。产生上述问题的最重要原因还是由于学校的档案管理系统的管理力度远远不够，没有形成一套完整的、切实可行的安全体系，而且在很多的高校中档案管理并不是作为独立部门而存在的，而是隶属于其他部门，受学校领导个人决策影响很大，使得档案管理部门权利受到很大程度的限制，监管效果微乎其微，使得管理无法得到有效地进行。endprint

对于学生档案的安全管理问题我国一直以来都十分重视，为了维护学生档案的安全性，国家政府从1987年的《中华人民共和国档案法》一直到2013年《档案管理违法违纪行为处分规定》，多年来颁布了很多关于档案安全的相关法律法规。但是由于社会的进步和互联网时代的到来，当前现有的法律已经无法满足日益新增的诸多档案管理安全问题，很多关于学生档案的违法行为已经到了无法可依的地步。而且目前各大高校对于学生档案管理的规定也很模糊，即使存在一些规定也是形同虚设，缺乏执行力度，导致高校学生档案主导力缺失。

2.4 缺乏先进的技术作支持

诚然电子信息技术的快速发展给学生的档案管理带来了诸多方便和快捷，但是由于在互联网共享环境下不可避免地会带来诸如木马病毒、黑客入侵、操作系统漏洞等一系列问题，这些由于互联网的共享特性而造成学生档案安全隐患的问题主要由于高校在电子档案管理方面缺乏先进的技术做支持。

3 学生档案管理系统安全解决对策

3.1 加大资金投入，建立健全的学生档案管理系统

资金的投入有助于建立健全的学生档案管理系统，一方面为了确保通过管理系统网络便捷的会话曾能够得到一定的控制，要在电子档案管理系统和外部网络的链接处根据应用协议、被访问资源和访问用户安装防火墙设备，进行方位控制规则设置。而且学校学生档案管理系统的防火墙设备自身一定要具有高度的安全性，以保证整个系统的安全运行。另一方面为了保护学生档案数据资源的安全可靠，要对学生档案系统内部进行升级优化，确保系统无论是内部往来还是外部交互都不会受到影响，并且采用防御设备来抵御木马病毒的入侵，布置精密的网络侵入防御设备。

3.2 提高学生档案管理从业人员素质，培养和挖掘专业人才

在当前，学生档案管理的安全性很大程度上取决于相关专业技能和素养优秀的人才，他们的水平直接影响到档案的安全性。因此，为了提高档案管理人员的专业技能和信息技术素养，需要对相关从业人员进行专业化的培训，使其能够掌握最前沿的技术，学习到最新的档案管理理念，增强档案保护意识，适应档案信息化管理的要求。各大高校要设立相关专业，培养信息化时代下档案管理的复合型人才，为各大高校的相关岗位源源不断的输送大批人才。同时还可以吸取国外优秀档案管理经验，必要的话还可以引进外国专业人才，为我国的档案管理技术的更进一步尽自己的一份力。

3.3 加强学生档案安全管理力度，健全相关法律和规章制度

为了使得学生档案管理更加安全有序的进行，档案管理的工作人员一定要具备一定的档案管理专业知识并且可以引用先进的档案管理系统，并且与当下其他领域的档案管理部门接轨，吸取其优秀的技术经验，对自身的缺点和不足进行完善。政府和校方相关部门要对学生档案管理办法和细则做出统一的制定和实施标准，加强高校学生档案管理队伍的建设，明确管理创新的制度，各个学校也要因地制宜，针对本学校存在的不同问题有针对性地进行制度的建设。

在相关的法律法规建设上除了完善现有相关法律法规的基础上，还要针对当前存在的一系列问题制定新的法律来对不法行为予以约束，如制定电子文件信息安全法和个人信息法等类似法律来保障信息存储、信息载体、信息技术以及信息环境的安全。学生档案的相关从业人员要严格按照这些规范执行，以保证信息档案的安全性和可靠性。

3.4 加强信息安全解决技术的使用

先进技术的有效利用是加强学生档案管理系统安全的基础和重中之重，学生档案系统安全的构建在技术上分为以下几个部分：

3.4.1 做好数据加密技术

数据加密技术是维护学生档案管理系统安全的基础，加密技术是最常用的安全保密手段，在学生档案管理系统上目前采用较多的为两种数据加密系统，一种是SSL数据加密系统，SSL加密系统具有应用面广、成本低、安全高效、易操作等特点，目前已成为学生档案管理系统中应用最为广泛的协议。SSL数据加密系统保密程度高，即使遭遇意外失窃，加了密的学生档案也对不法分子来说毫无意义。另一种则为Client /Server系统，也就是我们常说的C/S系统，其主要优点是有着较强的交互能力并且具有安全的数据存取模式，既可以处理大量的数据又有着较快的响应速度。C/S系统的前端为客户机，后端为服务器，客户机主要用于安装客户端应用程序，服务器主要便于对庞大的数据进行管理。客户端和服务器端分工明确，相互协作，客户端向服務器端提交大量的数据并加以显示，而服务器端则负责向客户端进行数据的反馈， 并且在这一系列操作中还将提供完善而又安全的保护操作，保证数据的安全性。

3.4.2 建立数字档案室身份认证或数字签名技术

身份认证是维护互联网信息安全较常使用且效果明显的手段之一，主要用来确认用户是否具有访问权限，能有效地阻止非法用户对数据等资源进行访问。而数字签名技术则是近些年来产生的新技术，其实现方式主要是使用公钥加密领域的技术，用于鉴别访问者信息，提高系统访问的安全性。数字签名技术及身份认证技术二者的合理搭配应用能够更好地维护学生档案信息的安全。

3.4.3 加强动态密码的使用

所谓动态密码就是用户每次使用前都要输入的新密码，如果用户退出系统或长时间没有进行操作则再接下来的操作下就需要输入新密码。目前常使用的动态密码是借助短信网关的二次开发接口，在用户需要进入到系统中查询学生档案信息的时候需要将手机号输入到提示窗口中去，接下来将由系统判定该用户的安全性并向该手机发送动态密码短信，以便令合法访问正从事接下来的工作，并且将非法访问者拒之门外。

3.4.4 多采用非法用户入侵技术

如防火墙、病毒防范以及物理隔离等防止非法用户入侵技术可以保证系统运行过程中周围环境的安全性，对于系统出现的漏洞要及时进行修补，并且对防病毒软件和防火墙实行全天候自动升级。endprint

3.4.5 学生档案编码方式的改进

随着当前学生档案信息量的增加以及关于准确和安全等相关方面的要求，普通的二维码技术已经无法满足当前的需求。要使用二维OR Code码对学生档案进行管理，OR Code码是一种短阵形式的二维码符号，它不仅具有信息容量大、可靠性高、保密防伪性强等优点，而且其识别系统敏感性较强，普通的网络摄像头即可对其进行识别，因此在造价和方便性上极具优势。二维OR Code码在使用时无论是横向还是纵向均可以储存包括字母、数字、汉字、照片、指纹等大量信息，并且在学生档案管理系统中采用二维OR Code码可以针对学生的基本信息如学生学号、姓名的拼音、班级、学年等信息进行加密QR编码，在识别方面采用C#开发的网络摄像头图片截取WEBCAMLIB程序及参照JAvA版英文QRcoDE的实现，进行C#的QRc0DELIB移植来完成，大大加强了学生档案管理系统的安全性。

3.4.6 采用合理的数据库及编程语言

采用SQL Server 2000作为后台数据库，SQLServer2000可提供数据完整性验证，能够支持多用户操作，并且具有解决并发访问及数据库拥有安全访问控制功能。在开发语言上使用Visual Basic，VB无论是界面设计还是代码书写都非常简洁，具有开发速度快、易维护的特点。管理器使用ODBC，可以有效地与后台数据库进行连接，保证信息的高度安全。

3.4.7 进行学生档案级别权限设定

對登录账号进行严格的级别权限设定，使得任课教师、学生和教务人员拥有不同的权限，保证资料安全。如学生只能使用成绩查询模块来查询自己的成绩，而任课的教师则只可以采用成绩管理模块，教务人员可使用学生档案管理系统的全部模块，比如每名教师只能对自己所教的班级、学科进行成绩的查看、修改和录入，并且要对所有账号的行迹进行全部的记录。

4 结论

综上所述，学校学生档案的安全性目前仍然存在较多问题，使得学生的信息安全无法得以保证，学校的档案安全关乎学校和学生的名誉和隐私，因此政府要和学校一同努力，针对当前存在问题，加大资金投入，建立健全的学生档案管理系统、提高学生档案管理从业人员素质，培养和挖掘专业人才、加强学生档案安全管理力度，健全相关法律和规章制度，以及加强信息安全解决技术的使用，其中技术的应用是关键，从而有效提高学生档案管理系统安全，保证学校和学生的切身利益不受到任何侵害。

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