论秘书人员的业务能力

江元净 张 星

一、前言

进入新世纪以来，我国社会经济迅猛发展，各行各业对秘书人员的需求日益增加，对其业务能力的要求也越来越高。“工欲善其事，必先利其器。”随着时代的发展，秘书人员的工作职责范围、内容及方法都发生了显著的变化。要做好秘书工作，当好领导的参谋助手，解决实际问题，秘书人员就必须具备社交能力、协调能力、办事能力、沟通能力等良好的业务能力。

二、社交能力

人的社会性决定了人际交往的必要性。著名的美国教育家卡耐基在做了充分调查之后认为:“一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外的85%要依赖人际关系、外事技巧。”秘书部门是承上启下、协调左右、联系内外的枢纽部门，秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动，外出联系工作，每天都要接触各行各业的人。因而，作为优秀的秘书人员必须具备良好的社交能力，善于待人接物，善于处理各种人际关系，善于同各种各样的人打交道，在社交中熟悉社会各方面的信息渠道，了解各种相关内容，要重视自己社交能力的提升。

各种工作活动中，秘书人员的头脑要清楚、应有预见力，善于表达，办事有条理，可靠、细心、周到。秘书只有具有较强的社会活动能力，才容易使人接近，提高办事的成功率。这样不仅有利于完成秘书的本职工作，而且有利于在实践中锻炼自己，增长才干，更好地完成工作任务。

三、协调能力

协调能力也是秘书人员必备的工作能力之一。秘书人员是领导的参谋助手，始终处于承上启下，联系左右，沟通内外的中心，秘书人员角色的特殊性决定了其主要职能是为领导服务，为本部门和其他部门服务，使上下左右的关系协调一致、统一步调，保证领导的决策得以顺利贯彻执行。秘书人员良好的沟通能力对秘书工作具有重要的影响，它能促进机关工作灵活运转，提高工作的质量和效率。

因此，秘书人员应积极主动地为“上下左右”的人员沟通信息、调节关系、商讨事项、协同步调，这是秘书的职责所在。秘书人员协调的内容主要有:一是上下关系的协调；二是秘书与领导关系的协调；三是领导人之间关系的协调。秘书人员在协调中应依据国家的政策、方针、法规及本单位的规章制度，加强信息的沟通，调节各方面的关系，因人、因事、因时而异，冷静谦和，灵活行事，耐心细致，及时准确地达到协调的目的，做好协调工作，进一步提升工作质量，提高工作效率。

四、办事能力

秘书活动所具有的事务性特征以及秘书人员的“管理事务”的工作性质决定了秘书人员必须具有精敏的、独立的办事能力。由于办事是秘书人员的一项基础和经常性的工作，这就需要秘书人员掌握办事的技巧，能办事、会办事，不断锻炼自己的办事能力，这是秘书的基本素质之一。

因此，作为一名秘书人员，应从各方面提高自己的办事能力，必须具有宽广的知识面，丰富的经验，清楚的头脑，敏捷的思维，勤快的手脚，熟谙人际交往的各种知识。秘书人员不仅要具有独立的分析问题及解决问题的能力，而且还应当培养自己的独立办事能力，并具有灵活的应变能力，成为繁简巨细都能应付的“通才”。只有这样，才能正确领会领导的意图，为其决策提供有力的依据，顺利完成工作任务。

五、沟通能力

当今社会发展迅猛，己进入了信息化时代，工作节奏快，事务繁多，这就要求人们更加重视沟通，以形成良好的人际关系，促进工作质量和效率的提高。而秘书人员因为工作之需，负责组织协调，沟通调节各类事物，这就面临着一个如何增强沟通能力的问题。秘书的沟通能力直接影响着秘书的工作质量，良好的沟通能力有利于准确地上传下达，有助于构建和谐的人际关系，有利于塑造自身良好的形象，有利于工作效率的提高。

因此，秘书在工作中，一定要注重提高自身的沟通能力，合理地运用沟通来协助工作任务的完成。秘书沟通的内容包含:与上级的沟通、与同级的沟通及与下级的沟通等。在沟通时，秘书人员应讲究沟通原则，细致、周到、谦虚、谨慎，多换位思考，积极主动沟通，避免无效、被动沟通。只有这样，才能顺利实现其工作目标，使得“上情”得以顺利“下达”，“下情”得以顺利“上传”，各种工作顺畅进行，促进整个机关的正常运转，提高工作效率。

［1］杨帆，兰玲.秘书理论与实务［M］.武昌:华中科技大学出版社，2012.

［2］曹艺鸣.浅析秘书沟通协调工作技巧与方法［J］.太原大学学报，2011（3）.

［3］栾照钧.公文病误矫正指南［M］.北京:中国时代经济出版社，2003.

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