学校档案管理信息化的构建策略探究

金毅

【摘要】在新的时代背景之下，中学加快档案管理信息化，是基于内控管理创新发展的有力之举，更是适应时代发展需求的重要表现。本文分析了学校档案管理信息化的重要性，阐述了信息化建设中存在的问题，并在此基础之上，从强化信息化的重要地位、完善基础设施建设、加快人才培养等方面，论述了强化学校档案管理信息化构建的策略。

【关键词】中学 档案管理 信息化 重要性 构建策略

中学教育教学环境的优化，是我国教育事业发展的重要内容。特别是中学教育教学的现代化建设，是构建可持续发展机制的重要保障。档案管理信息化是中学优化教育教学环境的重要工程，是提高档案管理水平及效率的重要手段。当前，中学在档案管理信息化领域，取得了诸多成效。但总体而言，中学档案管理信息化进程缓慢，缺乏必要的基础设施和技术保障，以及专业人才，档案管理信息化有待进一步推进。因此，本文立足对中学档案管理信息化的研究，就如何推进中学档案管理信息化构建，做了如下的具体阐述。

一、学校档案管理信息化的重要性

在网络信息时代，中学档案管理信息化建设，是适应时代发展需求，提高信息资源建设水平的重要手段。在新的时代环境之下，中学档案管理要从可持续发展的视角，构建与时俱进的管理模式，以提高档案管理效率。因此，信息化建设是中学优化档案管理模式、创新档案管理思维的重要基础，充分体现出中学档案管理信息化建设的重要性。

（一）档案管理信息化是优化管理模式的重要保障

传统单一的档案管理模式，既无法满足新时期的管理建设需求，也影响档案信息资源的有效利用。为适应时代发展需求，优化档案管理模式，是中学档案管理现代化发展的重要体现。信息化建设的推进，为档案管理提供了新的管理平台，数字化、信息化的管理模式，便于档案信息的存储、查阅和长时间保存，这就在很大程度上避免了传统纸质档案的诸多弊端。为此，档案信息化是优化中学档案管理模式的重要保障，是推进档案管理现代化建设的重要途径。

（二）档案管理信息化是提高管理效率的重要基础

传统纸质的档案管理模式，不仅需要大量的管理人员，同时管理的效率低，影响档案管理工作的全面推进。以信息化建设为依托，构建档案信息管理系统，实现档案管理资源数字化、信息化，极大地提高了档案管理的效率。从档案收集、整理到归档，实现了完善的信息化管理系统，确保了档案管理质量，也极大地提高了管理效率，讓繁重的档案管理不再“繁重”，而更多地是基于数字信息的有效管理。

（三）档案管理信息化是提高资源利用的重要手段

档案信息资源的有效利用，是档案管理价值的重要体现。传统纸质档案的管理形态，弱化了资源的有效利用。通过档案管理信息化建设，为档案信息的存储、查阅及保存提供了更加便捷的通道。在信息资源的利用中，不仅资源信息更加完善，而且便于教育部门建立档案信息资源库，便于教育部门、学校及家长的信息应用。为此，档案管理信息化为档案资源应用创设了新的方式，提高了资源的应用价值。

二、学校档案管理信息化存在的问题

近年来，中学依托校园网络建设，加快了档案管理信息化建设，并取得了诸多建设成果。但是，从实际而言，中学档案管理信息化存在诸多问题，特别是重视程度不够、基础实施缺乏保障、专业人才欠缺等问题，制约了中学档案管理信息化建设。因此，具体而言，主要存在以下几点问题：

（一）重视不足：学校缺乏足够重视，信息化建设滞后

档案管理信息化是一项复杂而系统的工作，需要学校的足够重视，为档案管理信息化建设创造良好的内外环境。但从实际而言，中学对档案管理缺乏足够重视，这就更加影响档案管理信息化的有效建设。中学从信息化建设的组织领导，到人员的配置、经费的划拨，都缺乏实质性的工作开展，导致档案管理信息化建设浮于表面，缺乏实质性的工作推进；其次，学校上下对档案管理信息化建设缺乏正确认识，教师参与的积极性不高，出现信息化建设鲜有问津的尴尬情形；再次，信息化建设缺乏学校各部门的积极配合，信息化建设缺乏组织领导，处于相对松散的现状。这就说明，档案管理信息化的推进，有待进一步创设良好的内外环境。

（二）设施缺少：缺乏基础设施保障，信息化建设难以推进

中学在档案管理信息化建设中，缺乏基础设施保障，是最为显著的问题，也是造成信息化难以推进的关键所在。首先，中学在档案管理信息化的推进中，缺乏基础设施的投入建设。特别是信息化建设所需的硬软件设施，在中学普遍存在的不足的情况，进而影响信息化的全面推进；其次，中学在档案管理信息化的过程中，缺乏必要的技术保障，无论是从信息化的布局，还是到信息化的安全构建，都缺乏必要的技术保障，影响档案管理信息化的建设质量。特别是在数据信息资源的共享及开发等方面，中学仍缺乏必要的技术支撑，这一问题有待进一步的有效解决；再次，中学档案信息管理软件相对比较落后，在转化、标准化等方面，有待进一步的提高，以适应新时期的建设发展需求。一些学校为了便宜，在管理软件的购置中，选择非主流的、质量较差的软件，这就造成档案管理信息化质量差的问题。

（三）人才欠缺：专业人才不足，信息化建设缺乏有力保障

档案管理信息化是一项技术活，需要完备的专业人才作为支撑。但从实际来看，中学缺乏专业的信息人才，在信息化建设中存在诸多问题：一是档案管理人员缺乏良好的信息技术，在适应新的管理环境中，表现出较大的不适应性；二是信息化更加强调信息技术人才的重要性，而中学信息专业人才比较欠缺，这就导致档案管理信息系统的管理及维护存在问题；三是中学缺乏教育培训。从管理人员，到信息技术人员，缺乏系统的教育培训工作，难以满足实际需求。因此，教育教育培训机制，落实人才培养，是档案管理信息化建设常态化的重要保障，更是提高信息化质量的关键所在。

三、强化学校档案管理信息化构建的策略endprint

新的时代要求、新的发展环境，要求中学应加快档案管理信息化建设，以适应时代的发展步伐。在笔者看来，学校档案管理信息化构建，关键在于强化信息化建设的重要地位，通过完善基础设施建设、加快人才培养等措施，进一步确保档案管理信息化的有效落实，提高档案管理水平。从内外环境的创设，夯实信息化建设，有着重要的意义。因此，具体而言，信息化构建，可从以下几个方面展开：

（一）夯实地位：强化信息化建设的重要性，推进工作的全面落实

档案管理信息化是一个过程，需要中学应重视信息化建设的重要性，从可持续发展的视角，全面推进工作的开展。首先，中学领导层要认识到档案管理信息化的重要性，从组织领导，到人员配置及经费保障，都要落实到位，是确保信息化的重要基础；其次，强化宣传教育，强化学校上下对档案管理信息化的认识，提高广大教师参与的积极性。特别是对于信息技术教师，应鼓励其积极参与档案管理的信息化建设，并提供必要的物质保障；再次，构建各部门协调配合的良好工作局面。中学档案管理信息化不仅仅是档案管理科室的工作。为了更好地推进信息化工作，应建立协调配合机制，充分调动各部门参与的积极性。通过明确职责，建立奖惩考核机制，确保各部门、各岗位工作落到实处。

（二）完善设施加快基础设施建设，满足信息化建设的实际需求

信息化需要必要的基础设施为保障，特别是硬软设施的完备性，直接关系到信息化建设的进程。为此，中学应加快基础设施建设，从本质上满足信息化建设的实际所需。首先，重视信息基础设施建设。依托校园网络建设，加快档案管理信息化建设的布局。在硬件设施建设方面，要提高计算机等设备的配置，满足必要所需；在软件方面，要强化系统安全技术方案，构建信息系统管理平台，以更好的满足信息化的标准要求；其次，提供技术保障。中学在档案管理信息化的过程中，要完善信息技术保障，特别是在信息系统平台的配置、维护管理等方面，需要良好的技术保障，以确保信息系统平台的安全运行；再次，落实网络环境搭建。对于档案管理信息化而言，网絡环境的搭建尤为重要。为了确保网络的安全稳定，需要加大网络设备的投资，提高信息化质量。

（三）培养人才：加快专业人才的教育培养，夯实信息化建设基础

专业人才是实现档案管理信息化的重要保障，更是夯实信息化建设的重要基础。在笔者看来，加快人才培养，关键在于：1）重视人才教育培养，制定完善的培养机制。为了更好地满足实际需求，中学应加快人才培养。特别是档案管理人员，应具备综合能力，能够满足信息化的实际需求；2）加快人才引进。为了满足实际建设所需，中学可以通过人才引进的方式，引进高素质的信息技术人才，以更好的推进信息化建设；3）鼓励信息技术教师的积极参与，为档案管理信息化提供人才保障，更好地深化档案管理信息化建设；4）通过走出去，组织相关人员专业培训，在交流学习中，不断地提高技术能力，建设具有自身特色的档案管理信息体系。

四、结束语

总而言之，中学在新的时代背景之下，要积极适应新的发展要求，在创新发展中，不断地优化档案管理模式、创新管理理念，以推进档案管理现代化发展。在笔者看来，中学积极推进档案管理信息化是基于可持续发展的有效之举，更是提高档案管理水平及效率的重要途径。档案管理信息化是一个不断优化与完善的过程，应切实做好三点工作：一是扎牢信息化建设的内部环境，强化信息化建设的重要性；加快人才培养，夯实信息化的建设基础；二是构建信息化建设的良好外部环境，加快基础设施建设，以更好地满足需求。endprint