创建职业道德电子档案提升医院管理效能

文·李良

创建职业道德电子档案提升医院管理效能

文·李良

随着现代医院管理信息化模式的不断拓展和深化，对当前医院行政管理也提出了更高的要求[1]。如何顺应当前信息化发展的要求，如何借助于先进的医院信息化平台，深化和提升医院各级行政职能管理的效能，更加体现其量化、准确、实时、可追溯的管理信息，已经成为医院行政管理研究的重点[2]。为进一步加强职业道德建设，努力提高医院全员职业道德素养，青岛大学附属医院纪检监察部门牵头，联合多部门研发了多部门信息共享“全院全员职业道德电子档案”，搭建起“全院全员职业道德电子考评网络系统”，对医护员工等各类人员起到了规范有效的激励和约束机制，促进了青岛大学附属医院的医、教、研、管理等各项事业的健康发展。实现了多部门合作的信息流通、共享的可行性、实用性和规范性，具体做法如下：

一、“全院全员职业道德电子考评档案”的建立与管理

在“全院全员职业道德电子考评档案”中由医院职业道德考评委员会负责制定全院各级各类人员职业道德考评标准；依托信息管理部编程电子档案存储、考评系统；借助人力资源信息平台直接导入全院各级各类人员的基础信息；建立多个职能部门考核录入端口，如图：

人事管理端口：端口设在人力资源部，负责劳动纪律考评情况以及荣誉称号等信息的录入与管理；

组织管理端口：端口设在组织统战科，负责职业道德表扬、组织处分等信息的录入与管理；

医疗纠纷管理端口：端口设在医疗安全管理办公室，负责经主管部门认定的医疗事故的责任信息的录入与管理；

纪检监察管理端口：端口设在纪检监察室，负责经纪检监察部门认定的违反纪检纪律行为信息的录入与管理；

年中期、终期考评端口：按照权限直接对接个人、科室负责人、党总支书记等相关信息的录入，并将录入的信息汇集于相关的信息数据库，形成电子档案。

二、“全院全员职业道德电子考评档案”的设计思路与特点

（一）将“职业道德电子档案”，建成一个开放的管理平台。通过各个行政职能部门实时、客观、准确、量化的将全部行政管理信息录入，较为真实地记录和评价了全体员工职业道德的行为及考核结果，动态地反映了每一位工作人员的职业道德、工作作风和精神面貌。每个医护员工都可随时通过OA办公网进入《青岛大学附属医院职业道德考评管理系统》查阅自己的职业作风记录情况，这样不仅让员工拥有自己的知情权，而且通过这样一个开放的管理平台也对职工有了很好的激励和约束，大大提升了管理效能。

（二）依托“职业道德电子档案”，建立了较为科学、客观、公正的“职业道德考评体系”，包括：

1.自评体系。由个人登录职业道德考评管理系统的“科室内部评价”界面，自评后自动生成。

2.科室评价体系。以部门、四级业务科室、独立护理单元为单位，所有医护员工按照考评管理周期登录职业道德考评管理系统的“科室内部评价”界面，进行相互打分。由相应的职业道德考评工作组审定。

3.医院评价体系。由所在部门、三级业务科室、独立护理单元职业道德考评工作组根据工作人员的自我评价和科室评价结果确定。

4.等次评价体系。考评等次由各党总支按照自评分的20%、互评分数的30%和医院评价分数的50%以及表扬、投诉等日常汇总的信息得分的总和，医院职业道德考评委员会根据职业道德档案得分情况确定其考评结果分别为优秀、良好、一般、较差四个等次，计入各类人员的职业道德电子档案。职业道德考评被确定为优秀等次的人数原则上占全院总人数的15%。

三、“全院全员职业道德电子考评档案”的创新点

（一）“职业道德电子档案”把职业道德管理从传统的“定性”向“定量”转变

以往在职业道德管理层面，多数是依据主管职能部门的工作人员对事件的主观判断，作出定性分析，定性处理。这常常会因为我们的工作人员认知、调研的偏差，缺少公正、公平的处理结果。而新的“职业道德电子档案”把这种“定性”转变为“定量”，对于一些医疗投诉和行业作风事件，要求我们进行实时的客观调查、分析和记录。年终通过这些累计的数据信息进行汇总，并以此对科室和个人进行客观的评价。这不仅解决了同类事件的归档与评鉴，而且解决了评价体系的公平、公正性。让所有的员工认为“职业道德电子档案”是医院行政管理中的一项严谨客观的评价机制。

（二）利用“职业道德电子档案”数据库对相关信息进行综合分析和归集

以往的职工职业道德档案管理，都是通过纪委监察部门等相关职能部门的工作人员手工记录，不仅不规范，而且无法对相同的事件和个人进行可比性分析。现在推行的“职业道德电子档案”可以把医院各个行政管理职能部门采集上传的相关信息数据经过信息化平台进行归集整合，综合分析。更加丰富了“职业道德电子档案”信息数据资源和客观评价的依据，真正解决了以往纪委监察部门单打独斗，行风建设与临床质量控制、行政管理效能脱节的问题。而且也真正把行业作风建设纳入了科室建设和管理的评价机制中。

（三）“职业道德电子档案”开放的信息化平台，有利于职工个人的自我约束力

以往医院的员工的职业道德档案，是一份尘封的劣迹档案，往往会对部分职工产生不良的负面影响。而且员工也很难了解档案的相关内容。我们现在推行的“职业道德电子档案”利用医院管理网络平台，实行开放式管理，针对员工的所有相关的职业信息都进行了客观实时的记录。让职工自己可以通过窗口了解自己的相关记录信息。这一做法不仅提高了制度的公信力，而且员工通过自评、科室评价、医院评价，能够更好地自我反省、自我约束、自我纠正，进而提升自我的职业道德水平。公正严谨的评价体系在转变意识形态和规范职业行为方面产生了积极的作用[3]。

（四）通过“职业道德电子档案”回顾性数据分析功能，积极调整工作决策

推行“职业道德电子档案”以来，全新的工作模式和工作平台转变了以往多是以病人的投诉、医疗事件作为我们加强行风建设工作重心的工作模式，把在办公室等投诉转变为追踪信息、重调研、善分析的工作机制。“职业道德电子档案”的建立汇集了多部门、多岗位、多层次的上传信息，方便了多部门进行数据的综合分析，及时甄别和发现问题，从中找出一些系统性、趋势性、特异性的数据现象，以此作为我们工作不断改进、亡羊补牢的依据，同时对一些带有普遍现象的问题，早期干预，及时制止，不断完善管理措施，调整工作策略，修订和完善工作制度。

近年来，“全院全员职业道德电子档案”为职业道德考评动态管理发挥了重要作用。医院的行风建设和行政管理效能有了明显的提升。良好的行业作风和积极向上的工作氛围间接促进了医院医、教、研管理综合实力的提升，受到各级主管部门的赞扬和肯定，获得较高的社会反响。当然，履职的相关职能部门必须加强自身的队伍建设，加强岗位技能培训，努力提高自身的思想觉悟和政治敏锐性，确保“职业道德电子档案”记得真实，考得公正。

综上所述，“全院各级各类人员职业道德电子档案”真正实现了多部门合作的信息流通、共享的实用性和规范性。2014年，“全院全员职业道德电子档案”数据库的建设工作再次被列为青岛大学附属医院“创新年”项目。经过三年多的运行和磨合，充分体现出它的创新要点为该考评档案具有全面性（即：考评对象包括医生、护士和医技人员以及行政管理和工勤人员）、系统性、时效性，行风问题收集多元性、广角性。实现了“青岛大学附属医院全员职业道德电子考评系统”的实时动态管理，较为科学合理的将定性考评与量化考评、年度考评与日常考评相结合，纳入医院管理体系，通过自我评价、科室评价、医院评价、等次评价四个步骤完成全院全员职业道德考评工作，其考评结果自动在每人每年的职业道德电子档案中生成，并成为科室和个人绩效考核、晋职晋级、岗位聘任、评先评优、定期考核的重要指标之一。

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[1]杨大鹏，丁静.论电子文件迅速发展带来的档案管理模式变革[J].山东档案，2015（4）.

[2]赵希贤.依托"互联网+"技术着力推行税收征管档案电子化管理[J].山东档案，2016（6）.

[3]厉花.对医院会计职业道德评价的思考[J].中国国际财经（中英文），2016（17）.

（作者单位：青岛大学附属医院）