高校档案管理工作的创新对策

高伟娜

[摘 要]高校的档案管理工作是教学教研工作中比较重要的一项工作，档案管理是关系全校师生利益的一项工作，因此必须得到相应的重视。在信息时代，现今的高校档案管理工作已跟不上数字化时代发展的脚步。而创新作为驱动发展的根本动力，可以使高校档案管理工作重新焕发活力。本文通过分析高校档案管理创新的重要性，说明现今高校档案管理系统的问题，并提出一系列相应的措施，以期能够实现高校档案管理的可持续发展。

[关键词]高校；档案管理；创新驱动

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.117

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-0-02

高校档案的管理工作在高校的人才培养、教育教研和教育事业的建设中扮演着非常重要的角色。目前，管理体制的僵化与大数据时代的蓬勃发展形成了鲜明的对比。在档案管理问题上，传统的管理体制已无法适应现代档案冗长、繁琐的信息匹配方式，传统档案管理体制束缚了高校的改革发展。因此，探寻一条适合现代高校的档案管理工作的道路，成为高校目前急需解决的问题。

1 高校档案创新管理的重要性

1.1 促进档案管理意识的转变

创新即打破传统思维模式的束缚，采用一种新的发展眼光或者新的发展态度，对特定事物进行更新变革，使其能够适应现代化发展的需求。高校档案创新管理最主要的是创新工作的开展，以改革的态度对待高校管理工作，以创新的眼光看待高校档案管理模式，从局部到整体，完成整个高校档案管理的创新。高校档案创新管理，能够促进管理意识的转变，在创新的过程中难免会碰到这样或那样的难题和障碍，在解决这些障碍的过程中，利用创新的特点可逐渐转变工作人员的工作状态，在创新思维的影响下，逐渐改变工作人员对待档案管理的工作态度，使其不知不觉地完成管理意识的转变，达到潜移默化的效果。

1.2 促进高校人才资源管理

人才资源是高校工作的重心，拥有人才才能获得创新驱动的动力，想要完成人才资源的合理利用，就必须合理地利用档案资源。然而，传统的档案管理工作方法遇到了越来越严峻的挑战，传统的管理模式已不适合庞大的数据统计，精简瘦身的大数据统计方式，对人才管理具有至关重要的作用。发展中遇到的难题，需要利用创新思维进行解决，档案管理工作改革需要创新激发活力，优化管理办法，提高档案管理工作的效率，通过提高效率解决人才资源的流失问题。高校档案创新管理，能将档案本身的作用最大化，利用档案承载的信息，提升高校对人才资源的管理，完成人才资源的合理利用，最终实现高校本身的创新发展。

1.3 有利于学校文化传承

创新不是全盘的否定，而是通过改革办法，去其糟粕、取其精华。档案工作创新管理是对传统管理模式的变革，在最大限度地保留传统管理优势的同时，完成工作方法的轉变，使其与高校自身的文化底蕴相结合，完成创新，促进学校文化传承。档案里具有丰富的校史文化，通过对档案管理工作进行创新改革，能继承高校优秀的教学精神，充分发挥档案在高校文化发扬继承中的作用，形成一个高校独特的文化风格。创新管理不仅仅是对档案管理工作的创新，还是对一个学校文化底蕴的继承发扬，利用创新的办法，优化管理模式，使档案中校史校训的真正含义被学生充分理解，在促进校园文化的理解中，可不知不觉地完成学校文化的传承工作。所以说，档案创新管理对学校文化传承具有重要意义。

1.4 有利于高校的稳定发展

高校教育事业的发展并不是一帆风顺的，档案记录中既有经验也有教训。无论是经验还是教训，对一个学校来说都具有非常重要的作用，把档案作为重要依据，实事求是地看待学校面临的问题与所处形式，才能做出合理的判断和决策，真正地摸索出一条适合自己学校的特色之路。档案管理工作的创新，可更为直观地将学校发展过程中存在的问题，以及前人的领导决策、经验教训进行展现，根据这些经验和教育，将目前面临的问题或障碍逐步解决，达到促进高校稳定发展的目的。档案创新管理不仅是完成管理工作的优化，还可为学校其他方面工作的开展提供了便利，为建设现代化高校和学校的稳定发展，具有非常重要的促进作用。

1.5 顺应时代的发展要求

为贯彻建设社会主义文化强国，建设21世纪100个一流大学的号召，高校必须要提高办事效率，为积极建设社会主义文化强国做出贡献，要想提高办事效率，高校就必须对某些僵化、拖沓的体制进行改革。对传统的档案管理系统进行创新改革，对于今天的高校来说具有非常重要的意义，利用创新作为改革驱动力，可提升高校档案管理工作效率，这也是时代对高校档案管理的具体要求。目前来看，我国高校的传统档案管理体制严重阻碍了档案管理前进的道路，对档案管理工作进行创新改革，不仅仅是完善档案管理体制机制的最佳选择，还是时代对现代高校档案管理工作提出的重大考验。利用现存的档案管理问题，倒逼档案管理工作创新发展，采用更为合理的创新管理办法，改进僵化的档案管理体制，可提升档案管理效率和质量，从而推荐高校教育教研工作的发展，实现向现代化高校的转变。

2 现今高校档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识落后

一般来说，档案管理工作是一项比较繁琐的工作，这项工作一般在幕后进行，没有教学科研的靓丽风采，成绩也不容易显示出来，因此，在高校的日常教学、科研、生活中，难以被人多加重视。随着信息化时代的发展，恰恰证明了这种观念、意识的落后之处，这种观念意识桎梏着高校改革创新的脚步。

高校档案管理工作作为幕后工作，很难做出比较有意义的成绩。因此，高校的领导决策者，一般将即将退休的工作人员安排到档案管理的工作岗位，这些老同志的工作热情不高，对于纷繁复杂的档案管理工作更是难以全力以赴。档案管理工作人员长期保持着一种不求有功、但求无过的心态对待档案管理，不能充分发挥档案管理工作对学校体制改革，学校可持续发展的作用，浪费了大好的资源优势。endprint

2.2 档案管理体制落后

传统的档案管理体制机制僵化，已成为阻碍高校进步发展的一种落后体制。一个好的管理体制机制，包括人才的引进、薪酬奖励、技术设备更新等机制系统的统一、协调运作，而在高校的档案管理机制中，这些明显有促进作用的机制没有得到较好的落实，人员老化、人才引进缺乏、薪酬奖励与档案管理做出的成绩没有明显关系、制度内工作人员的热情不高，整体呈现一片死气沉沉的气氛。

在这种体制下，档案管理工作很难做出对高校改革发展有促进作用的成绩。新一代科技革命正在蓬勃发展，机遇稍纵即逝，管理体制的僵化、落后，对建设现代化学校来说阻碍非常大，这些僵化的体制内包含腐朽的工作办法和工作人员的意识，已不能促进学校的发展，现代高校需要更为妥善的安置方法和改革办法改善这种情况，因此，其要用“刮骨疗伤、壮士断腕”的勇气，优化档案管理体制，完成学校档案管理的优化升级。

2.3 档案管理人才匮乏

由于管理体制的僵化，档案管理部门成为大多数工作热情消失的工作人员的“养老办公室”，这对整个档案管理工作具有非常不好的影响。档案管理工作需要具有专业素养的人才进行担当，其对专业技能要求较高，职业素养要求较高，与此同时，档案的管理、整理是一份相对较为枯燥的工作，需要工作人员不断进行档案资料的整理、分类、归纳。时代发展对档案资源管理的要求更加严格，对专业人员的渴求变得越来越迫切。但僵化的体制缺乏吸引人才进入的有利因素，人才进不来，管理工作的革新缺乏内生动力，对高校的整体教育、教研工作具有非常不利的影响。且档案管理工作的职称、薪酬较低，如果非专业人员进行档案管理工作，很难有较高的思想觉悟与职业素养，更不用提尽职尽善地完成工作，因此，难以形成高效的档案管理体系，对学生和学校来说具有阻碍作用。

3 高校档案管理工作的创新对策

3.1 促进高校档案管理体制改革

一个良好的档案管理生态环境的形成，必须要有良好的档案管理体制。目前，资源驱动、投资驱动已不适合经济发展的新常态，我国经济增长进入了结构优化、动力转换、创新驱动发展的新阶段，将创新驱动摆到国家发展全局的中心位置成为现实的需要。高校档案管理工作的发展也需要创新驱动，创新就是要对目前僵化的档案管理体制机制进行改革，要针对性地进行体制内的变革、升级，并建立良好的薪酬奖金奖励机制以及完善的人才引进机制，利用问题倒逼管理机制进行改革升级，完成自我价值的实现，促进高校教研教学、培养人才工作顺利进行，促进高校可持续发展。

3.2 树立科学化的高校档案管理理念

高校档案管理机制的僵化，关键是相关领导决策者对档案管理思维的僵化，是其对档案管理工作的不重视，最终使档案管理工作脱节于信息时代数字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的档案管理关系到我国高校跻身于世界一流大学的荣誉，只有树立科学化的档案管理理念，才能实现高校的自身价值。

高校要树立服务型的档案管理理念，向广大师生、领导干部提供服务，服务于学校的发展建设。首先，要服务校园文化建设，档案室最能体现一个学校的独特文化资源，树立服务理念有利于宣扬学校文化理念，利用文化建设，提高文化自信。其次，要有服务学生就业的意识，学生就业问题是每年高校必须面对的难题之一，提升档案管理服务意识，有利于學生顺利完成就业，也有利于学校自身的发展建设。

3.3 引进档案管理专业人才

我国是一个社会主义国家，正处在社会主义的初级阶段，改革开放的大业需要大量的人才资源来完成。档案的创新管理工作需要具有专业素养的人才来完成，让真正懂得管理的人进行管理工作，才能使档案管理工作事半功倍。对档案管理体制的变革，也就是对人才引进机制的变革，因此，高校要通过外部吸收人才，同时也要从内部挖掘人才，通过建设一支具有专业知识素养、专业管理技能、高尚道德品质的队伍，完成高校档案管理的升级优化，使档案资源信息能够伴随学校的发展，为高校建设成为一流的世界大学做出贡献。人才是强国的重要因素，也是建设自己特色的重要因素，人才的引进对档案管理、对学校教研教学、对学校的发展建设，都具有非常重要的作用。

3.4 促进高校档案管理实现电子化

现在的时代是科技的时代，是数字化的时代，是信息共享的时代。高校传统的档案管理是依赖纸质材料的整理，而随着科技革命的发展，数字化服务与自助化服务已经融入各行各业中，也为各行各业的改革带来了机遇。这种机遇稍纵即逝，因此，档案管理工作应该抓住这次机遇，积极建立电子档案，对原有的纸质档案材料进行整理、分类、归纳，利用大数据的优势，找出适合高校档案管理建设的重要发展方向。

电子档案方便保存，且不易丢失、不易损坏，与其投入大量的人力、物力进行纸质材料的整理工作，不如选择一种更为省时、省力的电子档案管理。纸质档案与电子档案相比，具有很多不合实际的地方，从占用空间上说，纸质材料比电子档案要消耗的资源更多，再加上定期维护保存的费用，这是一笔不划算的买卖。而电子档案既节省了空间，又节省了查找的时间，且在这个基础上还起到了一定的环境保护作用。

目前，各大高校的电子档案还不完善，有的学校甚至还没有对电子档案形成正确的认识，对其重视程度还很低，这种观念是非常不利于领导做出正确的决策，以及促进学校发展。

4 结 语

高校的档案管理是关系全体师生、学校建设的一项重要工作，因此，高校必须要给予高度重视。在信息化时代，想要完善档案管理的工作，就必须进行改革创新，且创新是第一驱动力，只有通过创新才能对高校档案管理进行完善，及时采用合理的方式、方法，有效完善档案管理工作运作模式，从而推动高校建设快速发展，实现高校向现代化高校的合理转变，最终做到高校教育体系的可持续发展，形成良好的教育生态环境。

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