高校实验室档案建设与管理分析

张丽雯

[摘 要]高校实验室档案建设与管理是实验室工作的重要部分，通过潍坊医学院公共卫生与管理实验教学中心档案管理的实践，笔者认为高校实验室档案建设应分为实验室体制与管理、教学与科研、实验队伍、仪器设备管理4大块。实践中，实验室档案管理存在档案管理人员不专业、档案保管意识较差；实验室信息保存分散、信息变化大增大档案保管难度；档案重保管轻利用等问题。因此，高校需要对实验技术人员进行培训，推进实验室档案建设信息化和现代化管理，加强对档案资源的开发和利用。

[关键词]高校；实验室；档案建设；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.111

[中图分类号]G271；G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-0-02

1 高校实验室档案建设的意义

实验室档案是在实验室建设、实验室教学活动和教学研究过程中，形成的具有保存价值的文字、文件、图表、报表、图片以及影像等资料，是实验室建设、实验教学、人员考核和实验室科学管理的重要依据。

1.1 为改进实验教学提供重要依据

实验教学是学校人才培养的重要途径，是实现应用型人才培养目标的基本保障。实验室档案详细地反映了历年来实验教学的各项资料，通过这些资料，高校可以对实验教学基本状态数据进行常态检测，更新实验教学理念，加强实验环节建设，深化实验教学改革，促进建立以能力培养为核心，有利于学生创新意识、职业素质和实践创新能力培养的实验教学体系和质量保障体系，不断提高实验教学水平和应用型人才培养质量。

1.2 为提高科学研究水平提供保障

高校通过对实验室档案保存的科研资料进行分析，能发现问题进而解决问题，提高科研水平。

1.3 为教学评估、申报实验教学示范中心或重点实验室提供支撑

实验室档案能清楚地反映实验室在体制与管理、实验教学和科研、实验队伍以及仪器设备等方面的详细情况，为高校的评估和申报活动提供有力支撑。

2 高校实验室档案建设的内容

潍坊医学院公共卫生与管理实验教学中心前身是预防医学实验室，始建于2006年。2015年，学校根据校内改革的发展趋势和国内外实验教学发展的新要求，按照“融合、优化、重组”一体化建设的思路，对原预防医学实验室、劳动与社会保障实验室、管理技能实训实验室3个实验教学机构进行了改制重组，成立了公共卫生与管理实验教学中心。该中心使用面积3 516平方米，拥有色谱室、原子吸收室等现代化教学设施及仪器设备室，仪器设备共计2 400余台（套），设备总值达1 047余万元，其中10万元以上的设备有15件，为该中心现代化实验教学和教师科研提供了便利的科研条件。该中心是面向全校临床、麻醉、护理等24个本科专业及50多个专业方向的研究生、留学生；公共卫生与管理学院所属预防医学、统计学、食品质量与安全、卫生检验与检疫、公共事业管理、市场营销、法学以及劳动与社会保障8个本科专业的实验教学，以及科研任务的综合实验中心。全年开设65门课程，人时数达21余万，每年有200余位本科生、研究生依托该中心完成毕业论文和大学生科技创新项目。该中心现有专职实验技术人员8人，实验教学队伍100余人，其中，教授16人，副教授34人，具有博士学位的教师27人。近年来，该中心围绕重大公共卫生问题和人民健康保障重点领域开展了系列基础性、应用性和特色性研究，承担国家级课题11项，厅局级以上教研课题33项，教学科研奖励5项，其中山东省科技进步奖2项，省级教学成果奖10项，发表教学科研论文400余篇，自编实验讲义4部。

由于该中心实验技术人员、实验教师承担的课程和科研项目较多，仪器设备种类复杂，再加上每年还承担各种实验技能大赛（如食品工艺烘焙大赛、毒理学实验技能大赛、预防医学实验技能大赛、统计建模大赛等），运行过程中会产生各种资料需要归档。为了方便管理和查询，笔者建议从以下几方面进行档案建设。

2.1 实验室体制与管理的档案内容

实验室体制和管理的档案包括实验室名称、查评比和评估情况；实验室现有总面积及每年增减和维修、改建的情况；实验室平面图；实验室建设发展规划（长期和短期）；实验室的发展历史及重大事件记录；实验室的获奖及荣誉；实验室改造方案；实验室每学年的工作总结；学校下发的与实验室有关的相关文件；实验室管理规章制度文件以及实验室改革和主要特色。

2.2 实验教学与科研档案的内容

实验教学工作的档案包括实验室任务、实验课程表、实验教学进度表、实验教学大纲、实验教学计划和执行情况、实验指导书以及有关实验室教学的文件资料（实验报告、学生成绩、教师听课记录）等。

科研档案包括实验室重大科技发明、专利资料；荣获校、市级以上奖励的科学课题；名优产品所形成的文字材料以及实验技能大赛、科研社会服务等的记录等。

2.3 实验队伍建设档案的内容

实验室队伍建设的档案包括现有专兼职教师、实验技术人员的总数及其年龄、学历、职称结构情况；每年各类人员增减及其年龄、学历、职称变动的情况；实验技术人员的岗位职责；实驗室主任的述职报告以及实验技术人员每学年的工作总结、工作日志、职称晋升考核表、学习培训进修计划及实行情况。

2.4 仪器设备管理档案的内容

仪器设备的正常运转，能为教学科研提供良好的保障。仪器设备管理档案涉及的材料有仪器设备和低值耐用品的账、卡、物资料（资产明细表）；设备配备清单及状况、更新情况、利用率、完好率；仪器使用记录、维修记录、设备领用和材料消耗记录；大型贵重精密仪器设备使用情况、功能开发及效益；低值耐用品的使用情况；仪器设备的使用说明书及随机附带文件和光盘以及仪器设备申购招标文件等。endprint

3 高校实验室档案管理存在的问题

3.1 档案管理人员不专业，档案保管意识较差

高校的大多实验室不设专职的档案管理人员，而现有的实验管理人员又缺乏相应的档案管理知识，出现了收集的资料不全面、不存档，资料杂乱无章、资料丢失，不能准确地对资料进行立卷编码分类等问题。

3.2 实验室信息保存分散、信息变化大，增加了档案管理难度

由于现在高校的实验室规模较大，一个实验室可能由几个专业实验室组成，如公共卫生与管理实验教学中心就包括预防医学实验室、营养与食品卫生检测实验室、卫生检验与检疫实验室、微生物检验实验室以及管理技能综合实训实验室5大实验教学模块。每个实验室都会产生实验室使用记录、仪器设备使用记录、实验教学记录等信息需要入档，再加上一些档案每年可能都有变化需要及时更新重新入档，如果收集信息不全面、不及时或者没有对原有的档案進行更新，就会造成档案不准确。

3.3 重保管、轻利用

高校实验室档案管理人员大都是对档案进行保管，比较注重档案的保密性，可以说是馆藏型的。在这种情况下，档案只能被锁在柜子里，档案中的信息没有被最大限度的利用，造成了档案资源的浪费。

4 加强高校实验室档案建设与管理的方法

4.1 对实验技术人员进行培训

专业的档案管理人员是实验室档案建设与管理的保障，但现实中，高校给每个实验室都配备专职档案管理人员还比较困难，因此，其要加强对实验室技术人员的档案培训和指导，使实验室技术人员掌握现代化的档案管理技能，能利用计算机对档案进行管理。学校的档案部门可以定期对实验技术人员开展讲座和讨论，并指导、帮助、检查、监督其实际档案管理过程。此外，高校还可以培养实验室管理人员的责任意识，并制定考核办法，对其进行考核和激励。

4.2 抓住实验室发展的关键点进行档案质量控制

高校实验室档案管理是一项长期、复杂、繁琐的工作，高质量档案管理产生的信息能为各部门和社会服务，所以档案的质量控制显得尤为重要。高校可以利用本科教学评估、建构示范中心、实验室改造升级等契机，对实验室的档案进行质量控制。

4.3 加强对档案资源的开发和利用

高校档案管理人员要转变传统的思维方式，不能只是对档案进行保管，还应该最大限度地对档案信息进行开发、挖掘，实现资源的共享，把“死”的档案用“活”。如，除了日常的查阅、复印、借调，实验室还可以组织档案主题活动日，将实验室的仪器设备、科研成果等信息进行公开，激发学生的学习热情，也方便社会的查询和利用。实验室还可以对档案资源进行专题整合编研，形成研究报告，为院系领导做决策提供依据。

主要参考文献

[1]宁芳.配置管理在高校实验室档案管理中的具体应用[J].办公室业务，2017（2）.

[2]沈思嗣，杨怡姝，王小利，等.浅谈实验室档案的建立与管理[J].实验室研究与探索，2012（2）.

[3]张从宇，张巨芹.试论高校实验室档案管理和信息开发工作[J].安徽科技学院学报，2005（6）.endprint