以系统控制为中心的档案收集工作研究

白魁

摘要：随着社会经济的发展，科学技术水平日益完善，人民生活水平呈逐年上升趋势，各行业领域岗位调动、人事变更日趋复杂。在这样的发展前提下，我国传统的人事档案工作者的工作难度日益加剧，传统的档案收集手段已无法满足日益增长的社会需求。而新型档案收集措施的出现，逐渐弥补以往工作的不足，最大限度提升档案收集工作的整体质量。

关键词：电子文件；档案收集；措施；分析

当前我国生产力大幅度提升，带动了计算机信息化技术的普遍应用，传统的实体档案材料已逐步转型为电子文件，这也对各企事业单位的档案工作提出了更高的时代要求。即保障档案收集工作的有序合理进行，又要保证档案管理工作的科学性与规范性。本文以时下新型档案收集措施作为研究对象，进行系统化分析与阐述。

一、新型档案收集技术的重要意义

（一）现代化社会的根本需求

随着我国经济的腾飞与产业结构的优化调整，使我国社会经济发展模式由传统的粗放型经济过渡为集约型模式。在这样的时代背景下，各行业领域的经济发展要素已不仅仅局限于自然资源这一部分，科学技术水平及核心技术的掌握成为各企业市场竞争中的主体部分。通过先进合理的科技手段在最大限度发挥已有的人力、物力、财力等资源，管理机制逐步由单一的人力管理模式转化为科学技术的资源管理模式，对于当前各行业企业发展具有重要的战略意义。通过创新型管理技术的应用能够有效完善企业员工的工作理念，完善产业发展体系，完善企业各岗位部门的工作效率与质量，建立健全科学合理的岗位管理体系，利用最低限度的自然资源发挥出最大的经济效益。而电子文件作为创新型档案工作技术在企业发展的各个环节起到重要的作用，是保障档案工作科学化、合理化的首要前提。其技术的内容涵盖了各行业领域的多个层面，有助于企业进行系统化、科学化的产业知识管理，是保障企业在日益激烈的市场竞争中占据有利地位的关键因素。因此，充分发挥此项先进技术的优越性提升企业各项资源的利用程度，是当前我国各行业领域需首要考虑的问题。

（二）企业发展管理的内在要求

我国各企事业单位传统的档案管理、收集工作由于所采用的档案手法相对落后，档案的时间跨度较大，档案留存年限过于久远以及传统纸质文件或档案不利于保存等原因，在进行管理与收集工作时难度较大。而随着科学技术水平的日益完善，各类电子文件、档案与数据信息逐渐出现，在各行业领域中得到了广泛的应用。在这样的科技发展前景下，我国政府也提出了严格的档案收集领域的制度法规，对电子档案或文件的管理工作有了更为明确的要求与限制。既要保障新型电子档案或文件管理环节的安全性、稳定性与合理性，又要严格遵循相关制度。因此，我国当前各行业领域的档案管理工作逐渐以此作为首要原则。

二、时下个产业领域档案工作中存在的缺陷与不足

电子文件，顾名思义以计算机、信息化技术作为媒介进行操作，值得注意的是，电子文件作为新型技术成果也存在诸多不足；电子文件的日常操作过程中对于工作人员的计算机应用水平有着较高的要求，加之档案工作者缺乏对其重视力度，加之其自身存在不稳定性。上述因素对当前档案收集、整理、归档工作造成了一定的阻碍，具体内容如下：

（一）新型电力档案与文件的收集难度较高

21世纪我国历经了数十年的经济发展与产业结构调整注入进入信息化时代，各企事业单位在进行档案工作时也逐步采用信息化技术进行档案收集管理。值得注意的是，同一企业内不同岗位部门间的信息交流程度较低，术业专攻有所不同而引发的档案收集难、数据信息汇总慢的现象时有发生。此外，档案工作人员与各业务部门缺乏有效的交流渠道，增加了档案收集工作的难度；加之缺乏专业性的技术指导与经验总结，在进行档案收集环节缺乏準确性、时效性与规范性。

（二）管理粗放加大电子档案规范管理难度

目前.企业各级人员普遍尚未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行收集、整理、鉴定和归档。有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法修改和损害：有的电子文件处于自生自灭状态：有的只用计算机起草和打印文件.打印出纸质文件后.作为草稿性的电子文件很多未被保存.或因存储载体用于存储其他信息而被删除：有的对电子文件不分价值进行全部保存：有的仅保存在硬盘里.电子文件数量庞大.增加了管理和使用的时间和精力，需要对电子文件进行收集、管理和归档等相关控制。

（三）电子设备的更迭对档案征集提出考验科技的进步使计算机系统加快升级更新.老版本的电子文件无法在新的软硬件环境中直接使用.不仅增加了电子文件有效利用的难度.也给电子档案的收集管理带来了极大的考验

三、以系统控制为中心的档案收集模式构建策略

以系统控制为中心的电子文件管理模式应按照全程管理、规范管理和安全保密、便于利用为建设原则，采取电子文件前端控制、全程管理等方法加强通用业务电子文件和专业工作电子文件的管控，理清现行文件和非现行文件之问的管理要求。形成文件生成、办理、交换、归档、保存等各个环节的规范管理，构建高标准、高质量、高效率的电子文件管理体系和工作机制。

（一）建立健全管理体系.提供坚强的组织保障

企业应高度重视电子文件管理工作.明确各职能部门的管理职责和归档任务办公室负责电子文件的归档管理，科技信息管理部门负责系统运行维护.各个业务部门负责具体实施根据各业务信息系统电子文件的运行流向和档案管理要求，建立以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子文件管理系统和电子档案保管利用系统，形成电子文件管理层、维护层和业务层共同协作的工作格局

（二）加强前端控制.提升档案收集管理质量

随着现代企业的科学管理程度不断加深.传统意义上“被动接收”和“看堆守摊”文件管理和档案管理观念已经制约了档案工作效率和效果的提升。为确保电子文件真实可靠、完整安全.企业应确定电子文件管控范围.划定通用业务、专业工作和其他需要管控的电子文件通用业务文件包含协同办公系统运转的电子公文等内容.

（三）创新管理手段.提升电子文件归档收集的质量

企业应创新管控手段.在电子文件归档管理中全面实施标准化管理一是对电子文件监管实行全方位、全过程、全覆盖，把本单位所有应归档的电子文件全部纳入企业管控和档案管理范畴，构建“统一策划、统一管控、统一标准、统一技术、统一平台”的工作局面。二是创新管理手段.充分利用ARIS平台的流程控制和动态管理的特点，一方面优化交接、归档、保管、销毁、验收、评估等档案业务流程和归档标准、档案整理标准和重要档案管理表单，在ARIS管理平台中与相关部门的工作岗位进行匹配.规范文件形成部门管理行为：另一方面.应以工程项目档案管理为重点.梳理工程建设节点的重要表单.在ARIS平台中的各个基建业务流程中进行匹配.使工程管理人员清晰掌握档案管理的技术标准、管理标准和工作标准.使档案管理的要求与基建业务工作实现了有机融合.不仅可以提升归档效率.还能保障归档文件的质量

四、结语

总之.企业信息现代化进程的加速，不仅拓展了传统档案管理的空间.也为档案事业提供了更为广阔的平台和空间作为信息化环境下档案收集的重要对象.电子文件具有传统文件无可比拟的优势，应用的深度和广度也将不断拓展。我们应不断分析总结信息化环境中档案管理的新问题和新实践，积极探讨新形势下的档案管理新思路，为规范档案收集管理行为、提升档案工作的质量和效果提出切实可行的规划.为企业的永续发展积极服务。

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