关于事业单位电子档案管理中的问题及对策探讨

张爽

摘要：在社会经济快速发展的今天，档案管理工作获得了很大进步。信息技术在档案管理中的应用有效地提高了档案管理的效率，但是当前形成的电子档案管理仍然处于初级阶段，管理人员对电子档案管理的认识不够，专业能力不足，都影响了电子档案管理的安全性。文章主要对当前事业单位电子档案管理工作的现状进行了分析，进而推动电子档案实现现代化管理，提高电子档案的使用价值。

关键词：事业单位；电子档案管理；问题；对策

当前事业单位也在积极地推进电子档案管理工作，相比传统的档案管理方式，当前的电子档案管理更加便捷，并在实际应用中逐步被认可和推广。不过，当前我国事业单位的电子档案管理呈现出无序管理狀态，不仅缺少管理制度，而且管理人员也不专业，这就对电子档案管理工作的发展造成了阻碍，进而影响到事业 单位档案管理工作的有序开展。

1电子档案的优越性

1.1电子档案能有效降低办公成本

过去的档案管理模式不仅需要大量的管理设备和物资，同时还需要大量的人力用于整理、分类、登记等工作，不仅工作量大，而且办公成本也提高了。相比传统的档案管理模式，电子档案管理只需要一台计算机、一套管理程序以及一个专业性强的技术管理人员，就可以基本完成电子档案管理工作，这不仅提高了工作效率，同时也节省了办公成本。在电子档案管理工作中，档案资料从查阅到使用能够很快速地完成，并且也实现了无纸化作业，节省了资源。

1.2电子档案管理能进一步提高工作效率

传统的建档过程主要通过手动来完成，不仅效率低，而且准确率也不高。当前通过电子建档的方法，不仅能够节省人力，同时也节省了大量的时间，提高了建档的效率，准确率也大大地提高了。电子建档把过去的按卷归档改为按件归档，同时还能够查缺补漏，并把重复的档案删除，在后期使用过程中也能够实现快速查询，为使用者提供了方便。

1.3电子档案保密程度更高

传统的按卷归档，如果使用者想要查阅其中一份档案，那么可能就会看到整卷的内容，这就会造成档案资料泄露。如果使用电子档案管理，所有的档案信息都储存在电脑里，并且每份档案资料都是独立存在的，查看哪份档案直接搜索出来，别的档案资料不会被看到，这就有效地提高了档案的保密性。

1.4电子档案更有利于发挥档案资料的价值

在过去的档案管理工作中，如果使用者想要找一份档案资料，就需要工作人员逐一对档案进行查找，由于档案量比较大，信息量更加宽泛，查找起来不仅费时间而且也增加了管理人员的工作量，最后能够查阅到还不知道。如果使用电子档案管理，所有的档案都按照关键词或者某种信息建档，如果要查阅某份档案，只需要在档案数据库中输入相应的关键词，那么数据库中所有有关这个关键词的档案都会逐条排列，过程只需要几分钟，这就大大地缩短了查找的时间，减少了工作人员的工作量，提高了工作效率。

2电子档案管理中存在的问题分析

2.1电子档案管理缺乏安全性

虽然电子档案管理比过去传统的档案管理方式的安全性药膏，但是随着计算机技术的不断发展，黑客、病毒等都会影响到电子档案管理的安全性。有些事业单位的电子档案管理设备十分陈旧，杀毒软件等软件配套设施不够完善，档案管理人员对安全性的认识不足，这些都会给电子档案的安全造成威胁。此外，在档案传输、发送、接受等过程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性问题必须引起相关人士的重视。

2.2档案管理人员没有认识到电子档案的重要性

有些事业单位虽然已经引进了电子档案管理的设备，但是档案管理人员却还是没有完全从过去传统的管理模式中脱离出来，有些年龄较大的管理人员并没有认识到电子档案管理工作的优势，不愿意接受新鲜事物，使得电子档案管理工作不能得到很好的发展。甚至有些事业单位所引进的计算机设备都在闲置，管理人员仍然在使用手动建档，这也能看出事业单位对档案管理人员的知识培训投入不足。

2.3电子档案管理制度不完善

有些事业单位虽然已经使用了电子档案管理，但是整个管理的过程却缺乏完善的管理制度。这就导致电子档案管理处在无序管理的状态。一旦出现了管理上的问题，领导没有处罚的依据，使得管理人员的行为无法得到约束，不利于电子档案管理工作的开展。

3 电子档案管理的加强对策

3.1完善电子档案管理软硬件设施，保证电子档案安全

为了保证电子档案的安全性，事业单位应该配备高质量的硬件设备，采用安全稳定的系统软件，并把管理区域与其他部门隔离。这也是保证电子档案能够稳定安全发展的前提。在管理的过程中定期地对硬件设备进行维护和保养，保证计算机能够正常运行，同时也需要对系统软件进行杀毒，避免因为病毒入侵导致档案资料泄漏。对重要档案资料设置密码，并只能由有专门权限的人才可以使用。

3.2培养专业的电子档案管理人员

各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。

3.3建立健全电子档案管理的各项规章制度

电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。

4结束语

综上所述，实现电子档案管理已经成为了事业单位的重要管理方面，也是顺应时代发展的需要。不过在实际管理的过程中各个环节都还不够成熟，档案管理人员自身专业知识不足，也缺乏足够的创新精神。这就要事业单位能够积极地引进专业的电子档案管理人员，对原有管理人员进行培训，进一步提高其业务水平，同时也要不断完善硬件设备，建立规范的管理制度。

参考文献：

[1]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理视察.2013年第19期。

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情.2013年第24期 .