“五位一体”深化应用典型案例报告

李丹

【摘要】为进一步优化物资计划管理流程，充分发挥计划引领作用，XX供电公司物资供应中心依托以职责、流程、制度、标准、考核为一体的“五位一体”机制，认真剖析工作现状，针对工作中存在的问题，通过深化协同共管模式，采取制定一个物资计划批次表，建立一个典型案例数据库，设计一个计划审查标准化作业指导书，把好一个计划预审关口，强化一个统计分析及考评机制的“五个一”措施，规范物资计划管理，提升计划申报质量。自2015年以来，该中心超前主动服务各项目，实现计划业务协同，連续两年12个批次物资计划报送准确率达到100%，提高了计划审查效率。

【关键词】五位一体；五个一

一、应用“五位一体”前管理现状及存在问题

应用“五位一体”机制前，物资计划管理存在以下不足：

一是物资部门与发策、财务及项目管理部门协同性不强。二是计划前期延伸工作不到位。

三是计划审查流程有待进一步优化，职责需进一步明确。

二、主要做法

（一）加强计划横向协同，明确各专业部门职责

成立物资需求计划管控小组，明确各部门工作职责。

（二）发挥计划引领作用，优化计划审查流程

1.物资计划管理向项目前端延伸。建立物资计划、项目储备、初步设计协同联动机制，介入项目可研、工程设计、标准物料应用等关键环节，构建物资与专业共享信息、共同决策的运转机制。

2.强化与需求单位物资计划的纵向协同管控。强化需求计划与里程碑进度相匹配，引导需求单位及时申报物资需求，持续提升需求计划的准确和及时性。

3.做好部门之间横向协同。

4.组织好物资需求计划的内部集中审查。各批次计划申报截止日期前一周召开计划预审会，要求发展建设部、财务部、项目管理部门、公司审查专家、设计单位、物资供应中心、需求单位提报人员及物资计划人员共同参会，各司其责，共同完成计划预审，把关计划及技术规范书提报质量。

（三）细化工作要求，严格考核管理

进一步细化物资计划工作管理，通过引导、管控、通报考核等措施，确保物资计划各项指标在全省同业对标中的排名。

（四）深化协同共管，采取“五个一”措施提升计划申报质量

1.制定一个物资批次计划分解表。关口前移，根据节点管控批次，主动加强与项目主管部门沟通，扎实梳理年度需求，协调需求单位根据项目实际，提前制定公司年度物资计划上报分解表，实现物资需求与项目进度同步，确保各类工程项目按期完成。

2.建立一个物资计划审查案例数据库。针对计划申报工作中发生的典型错误，编写计划管理典型案例，适时进行培训，通过典型案例分析举一反三，提升物资计划管理预控水平。

3.设计一个计划审查标准化作业指导书，明确应该做什么、谁来做、怎么做、做到什么程度等关键点，确定审查要点，规范审查流程，提升操作质效。

4.把好一个计划预审关口。强化项目主管部门在物资计划申报的职责。

（1）对拟采购项目前期、采购条件及资金预算等情况进行审查；

（2）对管理范围内的物资需求计划及技术规范书进行审查，确保

（3）要求项目管理部门加强对计划申报人员特别是岗位调整人员的系统操作培训。

5.强化一个统计分析及考评机制。定期召开计划提报分析会，总结经验，分析不足，制定改进措施。

三、具体案例分析

以2015年2月完成的电网公司输变电项目2015年第二批招标采购为例，xx供电公司依托“五位一体”管理机制，开展物资计划提报工作。

2014年底，XX供电公司物资供应中心根据省公司下发的2015年集中采购目录和批次安排表，制定了XX供电公司物资集中采购批次申报表。然后协同发策部门、财务部门、项目管理部门根据项目储备及预计的项目里程碑计划，结合物资批次申报时间初步制定了各项目的物资提报预安排时间节点表（待综合计划下达后从新修改正式制定该表）。

2015年1月3日，物资供应中心通过挂网及短信告知各需求单位和项目管理部门电网公司输变电项目2015年第二批招标采购计划的申报开始时间、截止时间、开标时间，提醒各项目管理部门提报物资计划。

2015年2月3日，在省公司批次计划截止日期前，物资供应中心组织计划预审会，并要求各计划提报单位人员及物资计划人员、相关管理部门、设计单位、公司专家库专家参会，分别对商务和计划部分进行确认。商务部分由物资供应中心、需求单位及项目管理部门进行共同审查，重点审查项目电压等级、项目名称、批次选择、物料选择、数量、估算价格、交货日期、交货地点、采购方式等是否正确；技术部分由审查专家、项目管理部门、设计人员共同确认，包括是否选择固化ID及选择的正确性、自编标书是否正确。物资供应中心对审查发现的问题一一记录，形成2015年总部第二批输变电设备物资计划预审情况统计表，并转发至各需求单位进行修改确认后完成了物资计划的提报。

最后，物资供应中心结合此次申报和预审情况，形成预审报告，转各基层单位和项目管理部门学习，同时按照“谁提报、谁负责”的原则，对错误计划涉及的需求单位在月度会上予以通报考核。由于电网公司输变电项目2015年第二批招标采购计划在省公司及总部的集中审查会上未出现错误，故未进行二次考核。

四、工作成效

（一）建立了完善的物资计划协同联动机制

物资供应中心主动联系发策部门、财务部门、项目管理部门、需求单位，依据综合计划、财务预算、项目里程碑计划，对照批次安排，制定了物资计划上报批次分解表。

（二）形成了职责明晰的物资计划管理体系

明确了需求单位、发策部门、财务部门、各专业管理部门、物资供应中心在物资计划管理中的职责，专业管理纵向贯通的穿透力明显增强，横向协同更加通畅。

（三）提升了物资计划的审查效率

组建了由需求单位、专业管理部门、设计单位、公司专家库成员共同参加的计划专业审查团队，按照分级负责、联合审查的工作方式，把关计划及技术规范书申报质量，确保了各批次计划申报的及时、完整性，物资计划及技术规范书合格率有了一定程度的提高。

（四）实现了物资计划的闭环管理

在物资计划管理工作中深化“五位一体”管理应用，强化协同联动机制，明确各岗位审查职责、细化计划相关制度、制作计划审查标准化作业卡、将计划提报正确率纳入月度绩效考核、同业对标及企业负责人KPI考核，做到了一个计划批次进行一次培训，开展一次预审，进行一次分析、完成一次通报考核的全面管控，实现了物资计划的闭环管理。