浅谈国有企业档案管理过程中的保密问题

胡静

摘要 做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义，尤其对于国有企业档案管理而言，保密工作尤为重要，在我们档案工作中起到了非常重要的作用。

關键词 国有企业 档案管理 保密问题

一、认识企业档案保密重要性，增强企业档案保密意识

企业档案是企业在党政、生产、建设、经营、财务、人力资源、科研等各方面的管理工作中形成的真实、准确的，对企业具有查考和凭证作用，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。企业档案作为企业发展的历史见证，作为企业生产维护的察考凭证，以及企业经济稳定运营的依据，是企业的宝贵财富，对企业具有重要意义。对于档案管理工作，我们首先要不断增强档案保密意识，重点是认真贯彻档案管理的有关文件精神，使档案管理工作有切实可行的依据，并且明确项目各参与单位在档案管理工作中所负的责任，规范项目各阶段档案及各类档案的接收和整理工作。为了确保档案管理工作与项目建设同步进行，我们及时参加项目的单位工程划分和各类专业会议，在项目建设前，对施工单位提出文件资料归档的要求；在工程质量验收阶段，对预交档案的立卷工作进行监督、指导和检查，使档案管理工作贯穿整个项目实施过程。

二、结合企业档案特点，抓好企业档案保密流程理顺

开发档案保密功能，是对档案保密信息和其他各类信息进行加工、提取和输出的过程，是对档案资源的有效保护。要做好企业档案保密功能开发，一是要加强企业档案收集工作，最大限度丰富企业档案库藏，确保企业档案的完整性、真实性和系统性，同时结合本企业特点、特色和档案收集的侧重内容，重点做好企业重要档案的收集工作，完善企业档案实体建设。二是加强企业档案编研工作。首先明确立卷归档材料的重点，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。我们及时收集项目建设各个阶段的形成材料，对资料的立卷整理进行监督和指导，对资料的质量严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实、不规范的材料；同时根据档案归档要求及时督促有关单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝伪造现象的发生。

三、建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化开展

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员；二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全；三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。而要将档案管理工作纳入企业管理程序，纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

四、围绕档案保密目标，推动规范化、科学化档案管理

现今已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。同时，要切实增强做好档案保密工作的自觉性，积极拓展档案信息资源，尤其是要进一步增强做好档案管理工作的自觉性，做到按时间、按类别及时进行档案整理。通过对迁建档案进行整理、目录录入，我充分认识到，要将档案管理工作做细做实，首先要制定一个工作计划安排收集资料、归档工作具体时间，定时向各科室各部门收集相关文件，尽可能齐全完整，并要做到随收随归，方便平时查找，提高工作效率和档案资料的质量。此外，还要着力完善档案类目的编排和存放工作，从细处做起，保护好档案和便于今后利用档案，为解决企业发展所需各项问题发挥余力。

五、自觉提高业务技能，适应新形势下档案保密工作的新要求

努力提高自身专业知识和业务能力，认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度，这是新形势下档案管理工作的基本要求。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础；二是要勤总结，勤改进，不断创新。三是为把档案文化建设渗透到档案收、管、用的各个工作环节，应重点加大对档案工作人员的培养力度，定期组织档案工作人员进行参观、学习、交流，促使其不断更新知识，提高主动服务意识，让档案工作人员素质适应岗位需要，努力实现档案工作为企业现实服务价值最大化。endprint