如何做好建设单位在施工管理过程中的档案管理

摘 要：在现阶段建设单位施工管理工作开展的过程中，是否切实有效地做好了档案管理工作，保证良好的档案管理水平，这直接影响了工程项目整体建设工作的顺利开展。施工过程中，整体档案对施工过程进行了全面的反应，同时也体现了工程整体的施工质量、安全已经成本等多方面的情况，是整体工程后期审核管理的重要资料，并且也是后续工程项目检查、改建、管理以及扩建等工作开展的必要依据。本文就分析和探究了建设单位在施工管理过程中的档案管理工作开展的相关问题。

关键词：工程项目；建设单位；施工管理

1 引言

在工程项目整体施工过程中，相关档案资料本身是非常重要的资源和内容，其对于整体建设单位本身的建设施工情况进行了全面的体现，是整体工程管理中必不可缺的资料信息。做好施工过程中档案管理工作，可以为各项施工实施和管理行为提供重要的依据和标准，是确保工程施工顺利进行的关键。近年来，建筑行业快速发展的过程当中，施工中档案管理工作也受到了更多的关注和重视，如何提升施工中档案管理工作的开展质量和效果，这也需要我们予以高度地关注和重视。施工中，档案资料具有较强的综合性，并且整体管理工作压力较大。部分档案管理工作开展中，资料的收集不够全面，同时相关的原始资料的书写和录入也不够规范，在进行工程交接过程中，资料也没有随之进行及时地交接，整体档案资料的真实性也存在一定的问题。针对于这方面的问题和不足，本文从事前、事中以及事后三个角度，分析和探究了如何做好施工管理过程中的档案管理工作。

2 做好事前的档案管理

对于施工管理过程中，档案管理工作的开展就应该从施工前期来展开相关活动。在施工之前，应该做好对于档案资料来源的有效管控，做好档案资料质量把控的第一关。在这一阶段管控过程中，应该对于档案管理制度进行适当完善，并且确保后续档案管理工作具备一个良好的执行方案和标准。在施工前期，应该围绕不同的施工项目的分布情况，做好相应的编码，同时对编码系统进行相应的完善，对实际工程施工中各类单元工程、部分工程等进行编制。针对于档案管理质量的把控上，也应该对于相应的质量验收标准进行制定，并且统一施工过程中各项信息记录本身的格式和录入需求。在明确相关标准之后，不可进行随意更改，尽可能确保后续档案管理工作的规范开展，减少一些由于档案资料收集不规范所带来的问题。对于施工档案资料范围也应该进行明确，并对整理、收集的方式进行明确。建设单位管理人员应该提升对档案管理工作的重视程度，并且明确档案管理架构，制定可行的管理制度，对于施工中各类档案资料管理业务的开展进行统一化的管理和控制。对于不同岗位的工作人员的工作职责应该进行有效明确，并对于相关的具体工作任务进行有效落实。施工中也应该对于档案管理的程序进行确定，引入科学可行的奖惩制度，提升在岗人员的工作能力。在工程施工之前，项目管理部门也要对于档案管理的计划进行明确，并积极做好宣传工作，让项目队伍本身对于档案管理工作具备一个正确的认知态度，可以更好地配合相关档案资料的整理和收集工作，构建一个良好的管理氛围和环境。

3 做好事中的档案管理

在工程施工前期，应该对施工方案进行全面的收集和整理，同时对施工组织设计、施工图纸、施工许可证等相关资料进行全面收集。通过对施工实际方案情况的全面掌握，对施工中所需要的各类材料进行比对。实际施工中，应该对施工材料检验结构和报告等资料内容，也纳入到档案收集管理的范围之内。建设单位也要对相应的报建资料、开工报告等内容也要进行收集，确保资料收集整理的全面性。在实际施工中，应该对于不同的施工环节都进行有效地处理和管控。对施工试验资料进行全面整理，并做好相应的记录。在实际施工前，应依据施工组织需求，对施工材料的试验进行记录。隐蔽工程施工中，应该对于相应的施工内容、质量情况、意见以及复查结果等都进行充分记录。对于实际隐蔽工程存在施工质量问题的，应该进行及时整改，才能进行下一步记录。施工过程中，记录对于施工过程进行全面地反应，记录内容应该确保足够的详细和完整。对于施工中出现的变更情况，也要进行详细的记录，并利用专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。变更问题是对于工程成本、质量造成影响的一个重要的问题，同时也是档案管理工作中的重点一部分内容。一般来说，建筑工程施工阶段，其变更的处理上应该通过建设、监理以及施工单位填报工程变更审批表，填好审批表后将其上报给工程变更审查组进行审批。对于变更中所产生的各类资料，也要确保全面收集和整理。在具体施工中，也要对于施工日志进行整理和收集，并对于技术交底中的相关资料也及时进行相应的整理。在进行交底中，应该对交底的内容进行明确，并且确定质量、安全的要求和标准，并依据相应的法律法规和施工要求，对于交底工作进行落实。在交底中，应该全面进行记录，并利用书面方式来完成签字，对于工程施工项目的技术交底需求进行明确。在具体施工日志的整理和资料的收集中，应该严格依据施工的日期来进行填写，并对施工现场的实际情况进行真实、全面地反应和记录。另外，此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。

4 做好事后的档案管理

事后的档案管理工作应该主要集中在移交和归档两个环节当中。在对于施工中档案进行归档上，必须要保证整体资料真实，可以对实际施工过程中的各类情况进行真实反映。归档的资料内容应该经过有效地整理和收集，并严格依据相关规范进行卷宗的制定。移交相关工程资料时，应该结合工程项目的规范和需求，做好交接，保证资料及时、真实、准确、完整。在当前工程施工管理需求和理念思路下，我们必须要进行合理的改革创新，丰富档案管理方式。相关档案管理部门本身应该积极地借鉴社会的发展需求，融入更加新颖的管理方式。例如，结合档案管理服务的需求，引入数字化的管理方式，配合利用信息化技术，进一步消除传统档案管理工作中一些效能不足、质量不佳等方面的问题。在对于相关技术的应用和选择上，我们应该平衡技术的有效性、先进性以及可靠性，這样才能确保档案信息信息化管理工作的稳定开展。

5 结束语

总的来说，现阶段档案管理工作开展的过程中，档案管理资料的有效管理是项目管理中的重要一部分内容，同时也是建设单位自身管理的重点。工程施工中档案资料的内容较多，并且涉及了多个领域的内容，需要多方面进行有效配合和支持。我们必须要从多方面的角度入手，做好充分的需求调研分析，确保档案管理共走的开展具备足够的针对性和覆盖效果，可以切实解决实际建设单位工程施工中档案管理工作的问题，满足工作开展的新需求。

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作者简介

彭清华（1985-），女，四川南充人，大学本科学历，助理馆员，四川港航建设工程有限公司。endprint