谈科技档案的管理

郭春荣

摘 要：科技档案是企事业单位科研、生产活动的真实记录，在企事业单位生存发展中起着重要依据和凭证作用，因此科技档案管理中的质量工作非常重要。但目前大部分行政事业单位的科技档案管理工作中存在各种各样的问题。因此，各单位要加强重视科技档案管理工作。

关键词：科技档案管理；作用；问题分析；

一、科技档案的概念

科技档案是指企业在生产、基建、科研等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是企业档案管理的重要组成部分。科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。

二、科技档案管理的作用

1、科技档案的管理有利于促进科研工作的发展。

信息与知识是经济发展的重要因素，科技档案是科研知识资源的存储载体，它详细记载了科研活动的全过程和具体成果。详实的记录又为以后的科技人员提供可信的依据。从这个意义上，完整、系统、准确的科技档案对科学研究是必不可少的。

2、有利于促进科研管理的决策。

科技档案具有依据凭证的功能，它直接反映了科研活动的原貌与进步，是提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科技档案，可以为科研管理部门的决策提供重要凭证和依据，实现科技档案管理的科学化、规范化、现代化，促进科研工作的持续发展。

3、有利于促进科研成果的利用和推廣。

科技档案工作的管理，不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科技档案，既可完整、系统、准确的记录科研活动的全过程，更为重要的是为进一步的项目开发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。

三、科技档案管理工作中的问题分析

1.在激烈的竞争环境下，大多数领导将工作的中心放在了如何提升经济效益方面，对档案系统化管理没有足够的重视，并无任何资料定期归档的理念，这就造成科技档案管理的不规范、未形成系统化的管理工作程序等问题的发生。此外，在目前很多单位中，档案管理人员并不是特别的专业，不了解科技档案的特征与特殊属性并不了解，没有独立开展科技档案管理的基本工作能力，更不要谈参加专业的系统化培训，缺乏实战经验和科技档案管理知识。

2.档案管理方式方法落后，没有最好长期规划

目前大部分单位采用的管理方式仍然比较落后，科技档案管理工作人员缺乏该有的创新观念，只是单纯的认为档案管理工作只是将科技文件资料搜集-整理-装订-存储，只要能保证科技档案资料的完整就可以。当相关部门对科技档案管理工作情况进行突击性检查时发现问题，档案管理人员才会才会进行整改，检查结束后，则又转变成以往无任何秩序的管理状态，并未保证档案管理工作的持续性，属于处在无规划、无组织性的混乱状态。

四、加强科技档案管理的对策

针对当前科技档案管理中存在的问题，我们必须采取一系列的措施加强科技档案的管理，充分发挥科技档案的作用。

1.提升档案管理人员综合素质，强化工作服务能力。

人的素质是关系到工作成败的重要因素，因此，科技档案管理人员综合素质的提高是搞好档案管理的根本保证。档案人员要系统学习档案管理学、科技档案管理学等理论知识，还要不断扩展知识领域，优化自身的知识结构和能力结构。掌握先进的科技档案管理方法和技术，具体科研项目管理知识，熟悉项目的来源情况和工作规律。只有这样，档案人员才能具备较高的综合素质，增强科技档案工作服务能力。

2.利用先进科学技术进行科技档案管理

科技方案管理要想做到不断创新就要有效地利用先进的科学技术，实施无纸化的科技方案管理，创建一体化的网络档案管理系统，加强档案管理的工作效率。并且，将与档案发展现状不吻合的管理模式进行改革，通过进行档案管理方法的不断创新来更好地应对电子档案管理过程中遇到的新问题，使科技档案管理工作能达到一个更高的管理水平。

3.规范科技档案管理程序

档案管理部门要通过各种有效的方式进行不同类别科技档案的搜集，将搜集好的文件资料的可用度进行鉴定，明确需要归档的文件，之后，按照档案归档要求进行类别划分和整理，在档案的等级与编目上按照科技方案管理的规律，保证文件之间密切的关系，保持科技档案的精准、统一及完整。其中，存放档案的空间要具有防盗、防腐蚀、防火和防污染等设备，此外，严格按照科技档案管理区域，制定明确的企业归档文件目录，在总目录下设置子目录，方便以后查询。

4、增强档案意识，提高科技人员归档工作的主动性。

档案意识是人们对档案工作的认识及思想观念。首先要让科技人员认识到档案管理工作的重要性，理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担起科技档案归档的职责；其次，档案管理部门要积极开发科技档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科技人员的利用提供方便，使他们逐步意识到科技档案的作用，主动支持和配合科技档案归档工作。

五、结语

做好科技档案管理工作，对企业的改革发展具有重大作用和意义，企业应重视科技档案管理工作，使得科技档案更好地为企业的健康发展保驾护航，提高企业的工作质量和工作效率。科技档案工作是一项发展社会经济和科学技术的不可或缺的专门事业，它作为社会主义现代化建设的重要组成部分，其管理工作将随着社会发展而不断推进提升，今后一定会出现更多的新情况、新问题，需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高，这样才能适应现代企业快速发展对科技档案信息的需求，才能更好地创新科技档案管理工作。

参考文献：

[1]王丽娟.浅谈企业科技档案管理[J].民营科技，2012（12）：241-242.

[2]宋敏.加强科技档案管理的几点认识[J].电工工具，2011（1）：5-7.