信息化管理模式在中职学校档案管理的应用情况

栗华

【摘要】现阶段中职学校档案管理是学校从事管理方面的一项重要内容，有利于将学校内部各项科研工作和教学评估资料有条理地进行保存，因此，这对推动学校各项工作的开展具备重要的作用，我们必须要加强对学校档案的有效利用，从而提高学校教学和管理的水平。本文主要探索信息化管理模式在中职学校档案管理的应用情况，致力于在一定程度上给中职档案管理带来一定的参考和借鉴意义。

【关键词】中职学校 档案管理 规范 创新 信息化 建设

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）33-0226-02

现阶段，中职学校档案管理情况相对来讲比较复杂，而且档案管理任务较为艰巨，中职学校必须加强档案管理信息化建设这，只有这样才能够顺应时代发展的需要，满足学校信息化建设工作，我们需要对中职院校档案管理的现状进行梳理，从而提出相关的对策，与大家一起讨论。

一、中职院校档案管理工作的现状

很多中职院校在对档案管理工作方面意识不够强烈，档案工作在学校建设中所占据的地位不能引起足够的重视，中职院校档案管理工作存在着较多不完善的地方，主要表现在四个方面：

第一，档案管理制度并不完善，随意性较强。这主要是指中职学校部门机构很多，但是教学管理工作相对来讲较为繁重，经常出现归档和档案错放现象，档案管理制度并不完善，随意性较强的问题较为严重。

第二，管理力量相对薄弱，方式比较落后。目前中职学校并不能够设置专职的档案管理岗位，档案管理人员常常由教师或者是校办的工作人员来进行兼职，因此档案管理过程中会出现一些专业性的差错。档案材料的收集、整理、装订和归档任务不能深入了解，投入档案管理的精力明显不足，因此，我们必须要准确完整的进行对待。由于采用的手工方式较为落后，造成檔案管理的工作效率低下。

第三，档案交接手续并不严格，导致部分档案不经意间遗失。很多情况下，由于管理人员工作不严谨，专业性较弱，使得档案管理工作进行交接过程中，由于人员调动，从而使得交接手续不严谨，没有按照严格程序进行，最后导致档案转交过程中出现遗失的状况，而且责任人将对来讲不明确。

第四，档案管理工作缺乏创新精神。目前，中职院校档案管理工作并不能提高效率，也不能够立足于创新改变传统的模式，从而使得归档信息出现滞后的状态，降低了整个档案工作服务。

二、中职院校档案管理工作信息化建设途径

随着社会的不断发展，目前信息技术成功运用到生活和工作的各个领域中。为了跟随时代的发展，中职院校档案管理工作必须具备创新意识，从而保证档案管理信息化的完整度。中职院校档案管理工作信息化建设途径主要包括以下几点：

第一，我们必须要建立档案馆或档案室，开展相关的网上服务工作。目前建立档案馆或者档案室内局域网是非常重要的一项工作，档案部门通过利用信息资源能够制作属于学校内部的网站，从而整合各种档案数据和信息，使其更加具备条理性，完善对接，从而实现资料的检索，给用户带来更多便利的服务。

第二，我们必须建立电子档案数据库管理中心。中职院校信息管理部门必须要在互相合作的基础前提下，通过档案室来建立相关的电子档案数据库管理中心，通过数据库管理中心的档案建立，一方面能够对中职院校相关的信息电子信息进行归档，从而加强档案的保密程度，另一方面也能够为员工工作人员提供电子资源查询服务项目，实现资源共享。

第三，我们必须做好电子文件的收集工作。目前在电子档案整理的过程中，电子档案管理工作也是非常重要的一个环节，我们必须要对各种电子文件进行科学的归类和收集，保证电子收集工作和纸质档案书籍之间的完全程度。另一方面，如果纸质文件进行信息检索的时候比较繁琐，那么我们就必须要加强辅助文件，从而保证及时整理和收集建立起相关的标识关系，保证系统发生意外或者是电子信息丢失等各个方面的情况。

第四，我们必须对电子文件进行归档和整理。在对电子文件进行归档的过程中，我们必须要确定电子文件自身的属性问题，从而进行归档交电子文件从网络出曾经进行拷贝或刻录，这样既能够使得文件长期保存，另一方面也能够使得电子文件，从而依靠一定的载体进行传递。在电子文件进行归档的过程中，我们必须对电子文件运行的状态随时进行检查，保证电子文件的安全性。

第五，我们必须提高电子档案的在线服务。通过档案开展在线服务，有利于为中职院校全体师生提供在线使用服务的途径，能够方便快捷的获得更多的信息，提高整体服务水平，加强与在校师生的满意程度。

综上所述，中职院校档案管理工作是目前非常重要的一项任务，学校必须引起足够的重视，立足档案信息管理的点，加强档案管理规范，逐步创新实现档案管理目标，而中职院校必须要积极跟随时代发展的脚步，创造各种有利的条件与步伐，实现档案管理工作模式根本性变革。

参考文献：

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