做好档案管理工作 推动学院发展

袁爽

摘要：山东交通技师学院是山东省交通运输厅直属的一所以培养高技能人才的国办职业院校，学院每前进一步，都离不开档案工作的推动。档案作为学院基础管理的一项重要内容，为学院的发展壮大积累了宝贵的原始资料，随着学院规模的扩大和教学管理水平的提高，档案已成为学院办学不可缺少的重要信息资源。

关键词：档案管理；推动；发展

· 【中图分类号】G647.2

山东交通技师学院是山东省交通运输厅直属的一所以培养高技能人才的国办职业院校。学院成立于1975年，占地600余亩，建筑面积17万余平方米。在校生7000余人，每年为社会培训驾驶员和维修工万余人。学院先后被评为“全国交通系统规范化技工学校”、“山东省重点技工学校”、“山东省教学质量优秀单位”、“国家级重点技工学校”、“档案管理国家二级单位”、“省特级档案室”、“山东省省级文明单位” “交通厅厅直文明单位”、“临沂市级文明单位”、“市级花园式单位”。“山东省百强汽车专业学校”、“山东省‘汽车应用与维修示范专业群建设项目院校”、“汽车驾驶与维修”专业为“山东省技工学校首批名牌专业、重点专业”、“山东省‘汽车检测、维修、驾驶专业技师工作站”。并被国家教育部等六部委确认为“国家技能型紧缺人才培养培训基地”。

学院的快速发展和整体素质的提高与我院档案管理的水平密切相关。可以说，学院每前进一步，都离不开档案工作的推动。档案作为学院基础管理的一项重要内容，为学院的发展壮大积累了宝贵的原始资料。随着学院规模的扩大和教学管理水平的提高，档案已成为学院办学不可缺少的重要信息资源。

我院自1996年起，下大力气狠抓档案管理工作。在上级领导和业务主管部门的支持和帮助下，1998年3月晋升档案目标管理省二级；同年年底升为省一级。1999年跨入国家二级的行列。2007年晋升为省特级档案室。

一、强化对档案工作的组织管理

学院1996年设立综合档案室，成立了学院档案管理委员会，之后又根据学院机构变更情况进行了相应的调整。建立了自院长、各处室主要负责人到兼职档案员的档案管理网络，在全院形成了一个自上而下层层分工负责的档案管理体系。综合档案室集中管理学院党群、行政、教学、财会、科研、基建、设备仪器、声像、实物九类档案及有关资料。

为加强档案管理工作，学院确定由院长分管，办公室主任具体负责。并把档案管理的内容列入了分管领导岗位职责和单位目标管理岗位责任制。

学院十分重视档案管理工作，把档案管理作为学院的一项重要基础工作来抓。院领导在研究、布署各项工作时安排档案工作；在检查、验收工作时过问档案工作，及时为档案工作解决实际问题。

档案管理委员会还经常组织有关人员学习《档案法》和《山东省档案条例》。向全体教职工宣传档案工作的重要性及党和国家有关档案工作的方针政策。全面提高师生员工的整体档案意识。

综合档案室配备了专职档案管理人员，主要科室配备了兼职档案员。

二、档案工作列入单位各项管理

为了扎实、有效地抓好学院的档案管理工作，我们自1996年以来，把档案工作列入了“九五发展规划”和“十五发展规划”、年度工作计划以及各部门管理制度。先后制定了《文件材料的处理及立卷制度》、《档案分类大纲及保管期限表》、《档案工作人员守则》以及档案的保管、利用、保密、借阅、统计、鉴定和销毁制度。1998年我们对原有的檔案工作管理制度进行了补充完善。修改制定了《学校档案实体分类方案》及《档案归档范围和保管期限》；制定了《部门立卷制度》、《档案管理考核细则》等。建立了从文件材料的形成、积累、整理到归档的一系列措施。为确保文件材料的齐全、完整和规范，发挥了重要的监督指导作用。

学院档案管理委员会按年度制定归档计划，定期对文件材料的形成、整理、归档情况进行检查指导。

三、加强档案工作的业务建设

在档案管理过程中，我们认真做好业务规范化、标准化建设。始终坚持高起点，严要求，扎扎实实地抓好业务建设，提高内在质量。1、遵照国家档案局8号令，参照《高等院校档案实体分类法与工作规范》，结合我院自身工作的特点，制定了分类方案、保管范围、保管期限表和科学的分类编号标准。2、严把案卷质量关，注重档案管理人员的业务学习和培训，提高业务素质。虚心学习先进单位的工作经验，不断提高档案管理工作水平。各门类和载体的文件材料分类清楚，组卷合理，案卷规范，排列有序。学院档案室有适应档案工作发展需要和符合《档案馆建筑设计规范》要求的专用库房、借阅室、办公室共170平方米。做到库房、借阅、办公三分开。安装了防盗门，配置了灭火器、杀菌机等防护设施，达到了“九防”的要求。档案室有档案柜、实物陈列架。配备了浪潮服务器、扫描仪、防磁柜、除湿机、空调、温湿度计、微机等设施。

四、积极做好档案信息的开发利用

学院综合档案室自建立以来，努力坚持以教学为中心的服务方向，紧紧围绕学院的各项工作提供利用和服务。积极做好档案资源优势文章。编制了13种编研材料和4种检索工具。建立了《借阅登记》、《利用效果登记》、《利用效果实例汇编》等。在历次学院评估验收工作中，档案均发挥了重要的作用。

在积极提供档案利用的同时，我们强化服务意识，收集、筛选、汇编、加工参考资料。如《年鉴》、《学校大事记》、《校史））. 《管理制度汇编》、《学院揭牌庆典汇编》、《校庆资料汇编》、《校友通讯录》等。

通过提供档案资料信息和开展档案利用服务，使大家充分认识了档案的自身价值和做好档案工作的重要意义。扩大了档案工作的影响面，增强了全员档案意识。

参考文献

1、 李凌 学校档案管理存在的问题和对策[J].教育导刊（上半月）2009，（12）：39-40。

2、颜培珍 加强高职院校档案编研工作的思考[J].浙江工商职业技术学院院报，2009，8（1）：86-87。

3、肖三凤 民办高校档案管理规范化的探索与实践[J].时代教育（教育教学版）2009，endprint