浅谈档案资料的归纳与利用及档案工作创新的意义与途径

孙英新

摘 要：在当前的档案资料管理过程中，要想将档案资料得到合理的应用，首先就应该保证对档案资料进行完整的归纳，并且对档案工作加以创新发展，这样才能满足当前工作的需要，实现对档案资料价值的最大化发挥。档案是社会生活中必不可少的组成部分，档案资料的全面性，需要保证档案内容的完整，但是现有的档案工作缺少创新精神，现代社会的不断发展让档案管理工作面临新的机遇与挑战，所以要想满足现代化的发展要求，让档案的价值得到最大化的发挥，就需要重新对档案进行定义，满足创新的意义，这样才能找到有效的途径发展档案事业，并且促进档案事业更加全面的发展。

关键词：档案资料；归纳；利用；创新；途径

在社会不断发展与进步的过程中，档案起到汇举足轻重的作用，一方面，档案管理的主要作用是应用在各个部门中，为他们制定的决策提供宝贵的依据汇，另外一方面，加强档案管理准确性的提高，有助于我国档案管理事业的提升作出重要的贡献。但是档案管理的首要前提是进行有效的归纳，并且加强对档案工作的进一步创新，这样才能与时代发展的脚步相一致，采用合适的方式对档案进行合理的管理是当前工作中的重点内容，对于现实生活中的意义是十分明显的，所以本文重点对当前档案归纳与利用及其在工作方面的创新内容展开了论述，希望能够对今后的工作带来一定的帮助。

1 档案资料的归纳与利用

在对档案资料进行归纳以及利用的过程中，合理科学的档案资料管理制度是首要前提，这直接影响着档案管理的有效性汇，因为相关制度的确定，可以起到约束性的作用，一旦在档案归纳与整理过程中存在问题，那么在解决的过程中也能做到有依据可循，现有的档案管理制度并不完善，其中还存在很大的不足之处，所以在对其进行完善的过程中，应该由专门的工作人员进行管理，各司其职，妥善处理好存在的问题，这样档案内容才能得到更加全面的落实，在对不需要的档案进行销毁时，也应该按照制度办事，以此为依据，实现档案资料的有效归纳与进一步利用。

現有的档案资料在归纳以及利用的过程中，数据的处理速度是十分有必要的，因为这一因素对于档案管理的效率起到直接的影响，针对这一情况，档案管理应该满足现代化的要求，强调主次的重要性，按照层次性的原则对档案进行有效的归纳以及利用，这样不仅可以节省不必要的时间，同时也能让档案整理的过程更加具有规整性，具体来说，主要可以根据以下三个层次对档案进行整理，一是要对集中反应问题并且重要的档案资料进行归纳，二是要针对同一内容的不同档案资料进行整理，三是要针对具有重要信息并且可以反映问题的档案资料进行整理，对这三个层次的档案资料采用不同的方式。

采用分级著录的方式对档案资料进行归纳与整理，这样可以让档案主题以及内容得到更完整的揭露，在应用这一方式的过程中，不仅可以保证节省时间，节省精力，还能有效的减少相关目录，这种分类处理的方式能够进一步促进档案资料更加合理的应用，有些档案资料原本就具备完整的目录，档案资料的基础也十分理想，所以只要对这些档案分门别类的进行标注就可以了，而有些档案资料是比较特殊的，在这种情况下，还需要进一步的细化，例如按照人名或者是时间等要求加以分类，同时采用计算机等现代化的设备按照序号的顺序标注出来，这样能够便于查找到需要的档案资料。

与此同时，随着档案管理工作愈发受到重视，档案工作人员在自身能力方面的要求也越来越高，尤其是需要掌握必要的计算机技术，这项技术手段的应用能够有效的提高档案工作效率，加强档案人才队伍的建设是当前工作的重点任务，这样才能让档案资料的归纳与利用工作更加长远的发展下去，相关部门需要对人才进行必要的培训，以便将人才队伍发展壮大起来。

2 档案工作创新的意义及途径

2.1 解决档案工作创新中的相关问题

首先要解决的问题就是创新和基础之间的问题。对档案工作进行创新，并不能只靠想象，还需要付诸于行动，档案工作的创新是在原有档案工作的基础上进行改进，并不是凭空打造出新的档案工作形式，这就决定了创新与基础之间有着密切的关系。针对档案工作进行创新，就是为了能够使得档案工作具备现代化社会的特质，以事实为根据，针对现实中出现的问题进行合理的解决。在打好基础、快速发展上求突破。

其次，解决创新与学习、借鉴之间的问题。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。

最后，解决创新与实践之间的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，在实践中不断完善。

2.2 服务手段创新

随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，就要不断创新服务手段。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

2.3 注重“反馈”，深层次开发档案信息

加强档案利用反馈信息的管理，发挥它潜在的经济效益和社会效益，档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

结束语

综上所述，在现代社会的发展过程中，档案管理工作看似是与人们的生活无关，但实际上是紧密联系在一起的，为了能够让档案资料归纳与利用得到更加全面的发展，就需要掌握一定的手段，同时加以进一步的创新。档案资料的归纳是档案利用的基础，采取有效的措施使得档案资料可以得到有效的归纳，就会使得档案的利用率可以得到最大限度的提高，同时要向使得档案工作能够更加的符合现代社会发展的需求，就需要对档案工作进行合理的创新。

参考文献

[1]张俊.从传统方式到信息化管理过渡期的街道办事处档案管理工作思路[J].中外企业家，2013（11）.

[2]李燕芬.充分利用现有资源实现档案工作创新[J].秘书之友，2010（8）.endprint