人事档案管理在人力资源管理中的作用

徐丹

摘要：人事档案对于每个人来说都是相当重要的，尤其是在人力资源的管理中，它能有效的识别的使用人才。随着信息技术的快速发展，人事档案的管理在人力资源管理显得越来越重要。本文通过分析人事档案在人力资源管理中的作用，以此来引起人力资源管理者的重视。

关键词：人事档案管理；人力资源；作用

人事档案指的是记录企业事业单位、国家机关在日常的工作表现的文字资料。人事档案主要是通过个体来进行收集的，因此具有一定能够的机密性。而人力资源管理主要分为人事管理、人力资源管理、战略人力资源管理和后战略人力资源管理三大阶段。虽然在前期人事档案的管理还充当主要的角色，但随着人力资源的快速发展，人事档案的管理也渐渐被人们忽视。但是面对经济一体化和信息时代的到来，企业对于信息的收集分析显得越来越重要。人事档案作为企业信息来源的渠道之一，其作用在人力资源管理的工作中又渐渐凸显出来。

一、人事档案管理与人力资源的管理的关系

人事档案管理是人力资源管理工作中不可或缺的一部分，它的出现能够有效的带动人力资源管理工作地有序进行。一些企业的领导可以通过人事档案查阅自己员工的相关资料，包括员工的工作经历、工作情况、家庭情况等等相关的内容，有利于企业领导对员工进行有针对性的部署，提升员工的工作能力，为企业创造更多的利润。另一方面，人事档案相关内容的来源又来自于人力资源管理的其他活动，例如员工的招聘、升职、工资的调整等等。所以总的来说，人事档案管理与人力资源的管理互相依赖，互相补充。

二、人事档案在人力资源管理工作中的作用

（1）人事档案的管理可以提高企业人力资源的有效利用。企业在招聘使用人才方面，一般都会参考人力资源的相关信息。从人力资源的信息中，企业不仅仅可以了解到员工的专业技能、兴趣爱好等等情况，还能判断该员工是否具有发展的潜力。加强人事档案的管理工作，可以有效的提高人力资源的有效利用，也能够在最大程度上避免埋没优秀的员工，让员工的才华在工作中得以释放，发挥员工的长处，提升企业的核心竞争力。（2）人事档案的管理有利于人力资源的合理配置。根据人事档案中的相关信息可以对企业员工的历史进行深入的了解，从而能让员工在平常的工作中取长补短，最大的发挥自己的潜能“。当企业的人事有所改动的时候，企业的领导可以依据人事档案的内容对员工进行合理的安排，在不同的岗位职责上选择最合适本岗位的人，不仅使人力资源得到合理的配置，还大大提高了人力资源管理的工作效率，促进企业的发展。（3）保证了企业员工的招聘质量。人力资源招聘一般分为两部分内容：内部招聘和外部招聘。内部招聘指的是从企业现有的员工中进行挑选，选取潜力较大的员工进行下一步的培养。外部招聘一般指的是在社会上或者是在学校上招聘的人员，其水平能力还有待进一步的确认。在目前的社会上，一些企业招聘人员有时并不会依据岗位的职责要求去招聘相对应的人员，而是会把这些机会留给与自己有间接或直接关系的人员，如亲戚、老乡等等。这样一来，企业的招聘质量也难以得到保证，在无形中也为企业内部形成小团体提供了便利，不利于以后企业的管理工作。而通过人事档案的管理分析，可以在一定程度上杜绝这类现象的产生，从而提升企业所招员工的质量。（4）有利于开展员工培训活动。企业在对一些员工进行培训之前，可以依据人事档案对员工的背景资料进行分析，从中设置出有针对性的培训内容。例如一些年龄大的员工在工作经验方面会比较充足，需要培训的内容也会相对少一些；而对于一些刚刚毕业的大学生来说就毫无经验可言，此时就应该多设置一些培训的项目，在最短的时间内提升他们的工作经验，为接下来的工作奠定良好的基础。

三、人事档案管理不足所带来的影响

（1）人事档案信息不全降低了档案的价值。在目前的人事档案管理中，很多企业都是采取以往的传统模式，只是单纯的记录员工的年龄、工作经历、学历等信息，甚至一些档案的内容过于简单，考察材料和培训l材料的雷同情况较为突出。这不仅仅是对员工的日常工作有所影响，还会对日后的工作埋下隐患。（2）阻碍了人力资源的开发利用。在信息科技高速发展的情况下，人事档案的管理手段也应该跟上信息时代的步伐。通过建立人事档案的现代化信息管理系统或者是创建相关的人事管理网站，建立健全人事档案的管理机制，提升工作的效率，引导人力资源的开发利用。（3）影响了人力资源的合理配置。人事档案的真实性是档案本事必须具备的基础特征之一。人事档案一旦失去了真实性，档案本身的价值也就不复存在，对于人力资源的配置也产生了不利的影响。

四、加强人事档案管理的方法

（1）提升人事档案的真实性。人事档案管理工作应该不断对员工档案的真实性进行调查，核查人员的基本信息，避免人事档案中存在虚假信息，并把个人的信息进行分类储存，建立相对应的档案数据库。多采取现代化的管理手段对人事档案的信息进行收集和管理，方便开展后期的人事管理工作。（2）完善人事档案的相关内容。传统的人事管理往往只会记录员工的基本信息，如年龄、政治面貌、家庭情况、工作经历等等。但随着时代的改变，这些信息已经不足以企业对员工进行全面的管理。所以在原有的基础上，应该适当增加一些能够放映个人专业能力的考核资料以及一些能體现员工素质情况的材料，以此来完善人事档案的不足。（3）加强人事档案的实效性。人事档案应该根据员工的发展状况，不断把新的信息资料及时的填充到员工的档案中，增强人事档案的实效性。应定期对人事档案的变动情况进行动态管理，剔除过期的信息，补充有价值的信息，使人事档案的价值得以充分的体现。

五、结语

人事档案作为企业员工的重要信息来源，也是企业调用人才所依据的基本信息之一。其所具备的基本特征也决定了人事档案在人力资源管理工作中的重要性。人事档案管理工作的好坏，不仅仅直接影响员工在企业的发展前景，也会对企业的管理工作带来影响。所以我们要充分认识到人事档案管理工作的重要性，积极拓展服务的智能，为人力资源管理提供坚实的后盾，促进企业的发展。

（作者单位：莱阳市社保中心）endprint