有关新时期加快档案工作现代化建设的思考

关浩

【摘要】：社会经济的迅猛发展，推动了人事档案管理工作的进一步发展，随着人事档案管理在各个企事业单位中的地位越来越高，人们不断对其有了更新、更深入的了解。而文章主要是在新时代背景下，对我国人事档案管理工作的发展现状和重要性进行分析，并结合已有经验阐述一些有效的提高途径。

【关键词】：新时期档案工作；现代化建设；思考

【引言】：由于信息技术的飞速发展，档案管理工作也发生了较大的转变，而利用信息技术科学合理地开展档案管理工作，则能促使档案管理获得较高的工作效率和质量，并使得档案管理效能能够获得较大的提升。因此文章对提升档案管理效能的途径进行了深入的研究，分析了提升档案管理效能的意义，阐述了档案管理中存在的一些问题，从而提出了提升档案管理效能的具体建议和途径。

1、人事档案自身存在的不足之处

传统的人事档案管理制度采取的是封闭式管理，因为与人们的生活息息相关并且涉及到个人利益，但是当事人无法接近自己的档案，所以会出现管理人员利用职权之便对档案信息进行改动的情况，这种管理制度没有办法保障和维护当事人的知情权。在进行管理人事档案工作方面存在着一定的问题，涉及到的部门比较多，包括劳动部门和人事部门等，人事档案的管理效率比较低，没能给当事人和相关单位提供详细参考，管理者在对人事档案管理工作中的认知不足，没有将档案管理的作用发挥到最大，这在一定程度上降低了管理效率。在管理机制和管理办法上存在一定的问题，在进行档案记录时没有进行详细的信息采集，内容过于贫乏，不能为用人单位提供全面的材料，缺少信息化的管理办法，管理制度观念落后于人事制度改革，尤其是在人才资源配置不断市场化的情况下，人才流动不断加快，出现了很多“弃档”现象，许多“单位人”转变为“社会人”。

2、档案管理工作存在的问题

2.1缺乏配套的基础设施

在组织和开展档案管理工作的过程中，必不可少的则是配套的基础设施，但目前在档案管理部门中，管理档案的基础配套设施非常缺乏，且大多数部门的配套基础设施不够完善，这就造成了档案管理很难有序地展开。在档案管理部门中，现有的基础配套设施主要包括电气设备、防火设施、计算机办公软件、资料储存室、档案架以及档案柜等，这些配套设施对于保存、安放以及防护等具有非常重要的作用。如果未能兼顾好基础配套设施，则档案管理工作就不能获得顺利的开展。同时在档案管理工作中，一个非常关键的措施是防火防盗，由于大多数档案资料为纸质档案，因此防火防盗是档案管理工作中不可或缺的重要环节。另外在存放档案的过程中，如果存放环境相对较差，也会导致档案出现发霉以及虫蛀的情况，这就使得档案失去了一定的阅览价值。

2.2档案人员综合素质有待提升

许多工作人员对于档案工作一知半解或者只有很浅层的认識，也不具备专业技术，认为工作只是简单的记录、存放等。档案工作者在平常的工作中由于没有专业技术，导致在归档、分类、整理上存在着诸多问题，这对企业档案管理造成了安全隐患。另外，随着时代的发展，新形势对档案工作有了更多新的要求，当下部分没有专业档案知识的人员已很难适应档案管理工作的快节奏要求。部分档案管理人员不注重提升自身的知识水平，不重视学习，不更新观念，在遇到新问题时，缺乏创新意识，仍然使用旧方法处理，导致事倍功半，企业档案人员专业水平和综合素质的提升迫在眉睫。

3、针对不足，如何提高人事档案的管理

3.1完善档案管理服务体系

目前档案管理工作组织和展开的主要目标，就是为了合理地、科学地使用各种档案资料，同时还要将档案管理积极促进经济建设和发展的作用充分地发挥出来，以实现各企业以及事业单位的快速发展。因此在提升档案管理效能的过程中，首先需要不断地完善档案管理的服务体系，将现存的档案资源以及档案信息充分地利用起来，不断对各企业以及事业单位的档案管理、信息查询以及档案服务等，进行优化，尽可能地实现档案服务程序的简易化和便捷化。同时还需要利用先进的信息技术，对档案信息建立一个数字化的共享软件平台，在对一些档案资料进行公开分享的同时，还需要对档案管理的安全以及保密工作进行严密布控，以便从真正意义上使得档案资源能够在经济建设中提供高效的服务。

3.2创新有效档案管理方式

虽然在现在科学化的档案管理系统下已经有电子化的运用，但是由于技术的不完善和网络环境的多变性，档案管理系统仍有不安全的因素。比如计算机病毒、黑客恶意侵入、系统的崩溃等都有可能给档案管理工作带来巨大的风险。所以在档案管理工作中，一定要做好档案重要信息的存档和备份工作。比如电子版的可以将重要文件一式两份，一份用作平时调用查看，一份放在U盘，硬盘等移动设备做长久保存。纸质版的可以备份，原稿使用专用储存室储存，拓本用作平时使用。

3.3提高档案管理人员素质，架起人才流动的桥梁

首先要从提升职员工作意识入手，使其能够充分意识到档案管理工作的重要性，具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培训。例如，单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范；举办技能大赛，并鼓励档案管理人员积极参与到其中；安排部分职员外出进行业务学习。只有这样，才能提高实现管理人员意识与技能的双提高，促进档案管理工作的规范性，为单位人才开发与流动提供真实可靠的凭证。

结束语

随着事业单位人事改革工作的推进，人事档案管理事业在迎来发展机遇的同时，也同样面临着巨大的挑战。要想使人事档案管理工作更好地服务于企业，就不仅要促进管理制度的改革，同样也应该促进管理观念的革新，积极探索现代化的管理模式，引进先进的信息技术并运用于工作当中，以提高档案管理工作的效率，从而为企业合理配置人才资源，充分发挥人才优势，促进企业可持续发展作出应有的贡献。

【参考文献】：

[1]姚光晖.当前人事档案管理存在的问题分析[J].中国城市经济，2011（06）

[2]王晓梅.人事档案管理工作信息化的意义与方案分析[J].中国城市经济，2012（03）：259.endprint