浅谈照片档案的收集与整理

夏玉梅

摘要：照片是一种最为原始的记录信息的方式，这种记录信息的方式在档案的管理中是极为重要的，照片自身也是一种极为重要的档案，必须要加强对照片档案的收集与整理。充分的保证照片档案的完整性。本文就是对照片档案的收集与整理进行相应的分析，为相关的研究提供借鉴。

关键词：照片档案；收集；整理

经济在不断的发展，社会在不断的进步，档案在社会发展的过程中也变得越来越重要，尤其是照片档案，照片档案做为一种极为重要的档案载体，有着直观性的特征，这是其他的档案所不具备的，在较多的领域被应用，因此必须要重视照片档案的收集与整理，充分的发挥照片档案的价值。

一、照片档案收集和整理中存在的问题

（一）照片档案收集中存在的问题

（1）作为档案信息管理部门，在进行照片档案收集的过程当中，经常会出现主体地位受到威胁的问题，这主要是因为照片档案是有专门的部门进行负责，这些部门对于照片信息的收集与整理会承担著一定的责任，在一般的情况下，文化部门和宣传部门会对照片进行拍摄，这样照片在形成之后就能在公务性的活动当中起到作用，作为单位信息的管理部门，在照片使用完毕之后，必须要对相关的资料进行整理和收集，而上述的这些行为，就会导致档案信息部门的工作存在着极大的阻碍，对于照片资料并不能够进行有效的控制和管理，尤其是对照片资料当中涉及到的一些文字档案，在管理的过程当中，经常会出现缺失的现象，而且由于照片资料人换的部门较多，这样就不利于信息部门对照片进行收集和整理，有些照片会出现毁损或丢失，使档案管理部门的收集工作存在着效率低下的问题。

（2）照片档案自身存在着一定的分散性。在这样的情况下，在相关的部门进行照片上交的过程当中，档案，管理部门经济负责对照片进行收集和整理，由于照片轮换的部门较多，这样就会导致整个过程十分的分散，但管理部门无法主动的对信息进行收集，导致了工作难度较大。

（3）档案管理部门无法详细地掌握照片的实际数量，这一问题在档案收集的过程当中是常见的。这是因为在相关的活动当中，会有较多的拍摄人员进行照片的拍摄，在这样的情况下，就会导致这些照片在不同的时间和不同的地点进行照片的上交，使照片的手机发生混乱，除此之外，照片自身也有着一定的版权属性，正是由于这一属性，照片信息就会受到版权和版费的限制，并不能够随意地进行调取，档案信息管理部门也就无法进行照片的收集。

（二）照片信息整理中存在的问题

（1）照片在整理的过程当中，有许多的档案都缺乏文字说明，没有对照片档案进行相关的解释，这样就导致了照片档案在管理的过程当中经常会出现信息缺失，相关的工作人员也无法对照片进行归档，照片档案在管理的过程当中，必须要有着相关的说明，对照片的作用、内容和涉及到的相关的活动进行整理与归纳，但是从我国档案管理工作的实际现状来看，有许多的照片档案在整理的过程当中都没有相关的文字解释，这样就使得这些照片缺乏使用价值，无法充分的发挥照片信息的作用。

（2）照片档案必须要进行安全保管，但是目前我国照片档案安全保管的过程当中存在着诸多的问题，照片档案在保管的过程当中，主要是在纸质档案后面进行附属的，这样就能够保证照片档案进行有效的保管，这也是因为照片档案的特殊性所决定的，照片档案能够直接的显示相关的内容，这样就能够使档案资料当中存在着较多的使用元素，照片作为这些元素中十分重要的组成部分，必须要进行安全保管，但是由于照片档案材料的特殊性，照片极容易会被腐蚀，导致保管工作存在着极大的难题。

（3）照片档案缺乏必要的数据编码。根据现有档案标准来看，需要有着多种资料保证齐全，例如编码、卷号、参加号等等。然而现阶段我国照片档案管理中缺乏标准的约束和限制，从而在整个整理和使用过程中，存在着许多不方便。

二、加强照片档案收集保管的建议与对策

（一）加强照片档案收集工作的对策

（1）做好宣传工作，转变收集理念。照片档案的收集工作最大的难点在于有关人员对待照片档案的意识仍受传统理念影响因此，应加大宣传力度，促使相关人员把照片档案的收集与文字档案放在同等重要的位置，并对相关的技术进行学习，不断加强对照片档案重要意义的认识，真正更新工作理念。

（2）顺应时代发展，革新照片档案接收方式。照片档案既有档案实体，也有电子版，档案工作人员应加强业务学习，把实体与电子版照片档案收集技术熟练掌握，并加强与之相关的音频、视频档案收集。

（3）扩大收集渠道。档案工作人员可以采取主动到相关单位进行收集、翻拍的方式，向拍摄者有偿收集照片的方式，或积极参加当地重要活动、拍摄一手照片的方式，扩大照片档案收集渠道，有效积累照片档案。

（二）加强照片档案保管工作的建议

（1）在技术方面应做好管理和技术更新。照片档案与其他档案相比，其保管的要求更高一些，如，应在入库前对照片和底片进行严格检查，把好照片档案入库关；对已存档的照片档案进行定期检查，避免照片发生霉变、卷曲现象；保持档案库适宜的温度和湿度，做了防尘、防潮、防火工作；对档案中的照片进行翻拍备份并集中保管，等等。

（2）在管理方面，应严格制定管理要求，改变管理模式，例如档案工作人员应采用新的管理模式，改变照片附属地位，把照片档案按照事件发生顺序进行集中排列管理；对电子照片档案与相关说明要素有杨结合，使照片属性能够自动提取，推动照片档案的利用工作；对照片进行变革，建立电子计算机检索系统，建立网上服务平台，形成系统的电子照片档案库，等等。

三、结论

综上所述，在开展照片档案整理工作中，要严格执行统一的《照片档案管理制度》和相关的技术与标准，保证图像的清晰可读，最终满足“十三五”期间在中国石油天然气集团公司档案管理系统上实现档案资源共享的需求。endprint