人事档案管理工作中的问题及分析

汪建萍

[摘 要]人事档案是机关单位人事变动、聘用等信息的重要载体，也是单位未来开展人事工作的依据，是档案管理中最为重要的一部分。在开展管理工作的过程中，机关单位要明确人事档案管理工作中存在的问题，从档案收集、档案整理规范性、提升档案管理意识入手，提升档案管理工作的科学性与规范性，为机关单位人事工作的開展提供有力支持。本文以人事档案管理工作为例，对其中存在的问题以及相关解决对策进行了具体分析。

[关键词]人事档案；信息化；责任追究

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.103

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）16-0-02

从当前人事档案管理的情况来看，机关单位中普遍存在档案收集对象范围不足、工作规范性差、管理意识薄弱等问题，这些问题在很大程度上制约了机关单位顺利开展人事档案管理工作，同时也不利于开展其他各项工作。相关的档案管理者应该积极进行档案管理工作的创新与完善，以此促进档案管理工作的顺利进行，奠定档案管理工作的基础。

1 现阶段人事档案管理工作存在的问题

1.1 存在很多不规范现象

一直以来，笔者所在城市的干部人事档案统一由市委组织部干部人事档案室保存，一般工作人员的人事档案由市人才市场的人事档案室保存，也有不少单位将人事档案存放在自己单位的档案室内。全市机关单位并没有成立专门人事档案室，即便是设立档案室，室内环境也没有达到配套“六防”设备的要求，使得人事档案材料时常会出现受潮等情况，严重影响档案的外观与完整性。有的单位害怕档案材料被虫蛀，在档案室内投放过量的防虫药物，导致室内空气质量极差。人事档案材料还存在材料规范分类不合理的问题，虽然档案管理工作人员认识到人事档案分类保存的重要性，但在实践工作当中，始终存在分类不合理的情况，在这种情况下，给人事档案统一分类和查阅带来不便。

1.2 信息化管理水平不高

在分析人事档案使用记录的过程中，笔者发现，人事档案所服务的对象已经扩展到诸多部门，而档案利用的形式也更加多样化。调查显示，很多用人单位仍然通过手工操作的形式开展人事档案管理工作，工作量极大。即便很多单位已经安装电子管理系统，但受系统本身的约束与影响，系统也只能对工作人员的个人基本信息进行记录，很难将工作中的原件进行收录。在这种情况下，人事档案的跨单位利用，仍然需要纸质档案作为支撑，这对档案保管工作的开展十分不利，而且会降低工作效率。

2 人事档案管理工作问题的形成原因

2.1 档案收集对象范围狭窄

因笔者所在城市的干部人事档案由市委组织部干部档案室统一管理，档案室在档案收集工作方面，一是工作人员只注重领导干部行政职务变动材料的收集、整理，一般干部的档案资料不齐全现象较为普遍，如果过于重视领导与中层干部的资料，而忽视收集一般工作人员的资料，会造成不好的影响。二是工作人员忽略法律职务变动相关材料的收集、整理。作为检察官，其法律职务是非常重要的身份体现，是其办理案件的首要资格条件。在本次全市所有干部人事档案整理过程中，笔者发现，有的检察官任职时间已超过十年，这些检察官的人事档案资料中却没有其任检察官职务的相关审批表，从档案材料中无法确认其检察官身份。工作人员在查阅所有检察官人事档案资料发现，都缺失相关法律职务的任免审批材料。经本单位档案工作人员与有关部门沟通才得知，检察官的法律职务审批材料，一直在审批部门保存，并未按人事档案存放的相关要求存放在个人档案资料袋内。

2.2 各部门之间各扫门前雪

以笔者所在城市的干部人事档案为例，在2015年干部人事档案整理过程中，相关部门发现普遍存在一个问题：各部门对人事档案存档工作不重视，没有默契配合的意识和态度，没有将审批后的材料及时送存干部人事档案室的意识。此外，工作人员明确表示送到该部门审批的人事材料，审批后一直存放该单位，并没有送存干部人事档案室存档，也不返还原单位。例如，组织部门在审核检察官的任职情况时，无法认定其法律职务，要求单位提供任免审批表时，而单位只有本市人大对检察官的任职文件，组织部门认为任职文件不必存档；人大却认为法律职务的任免审批表原件由人大档案室存档，人大只能下发法律职务任职文件。由于各部门之间没有进行相互协调，各扫门前雪，导致干部人事档案资料不齐全。

2.3 工作人员的人事档案意识薄弱

2015年，笔者所在城市根据省委组织要求，相关部门对干部人事档案进行整理，在这次整理过程中，全市所有单位的干部人事档案都存在档案资料不规范、不齐全的问题。在本次整档、查补档案原始资料的过程中，工作人员发现一直以来，各单位对人事档案工作不够重视。例如，某一领导干部的个人履历表中显示，该领导在担任单位一把手之前曾历任多部门中层职务，但却缺失相应的中层干部任免审批表，通过与单位档案管理员取得联系，工作人员发现负责人事档案的工作人员经常变动，相互间的工作没有很好衔接。许多工作人员认为，人事档案的存储和完善不过是工作流程而已，其存在价值并不大，导致时常出现重要人物档案资料不完整或档案摆放混乱，无法及时查找的状况，严重影响了人事档案的使用价值。

3 完善人事档案管理工作的具体对策

3.1 积极贯彻落实责任追究制度

单位应不断完善与档案相关的管理制度，避免出现相关工作人员的档案被改动或丢失的状况；明确各管理人员的责任，并加大对责任人的处罚力度，才能有效改善现有的档案管理局面；及时做好档案资料的收集和整理工作，并对转入和接收的档案进行登记，方便查询和使用。

首先，单位要加强对人事档案借阅过程的管理工作。相关人员如需借阅档案资料，必须有两人或两人以上持单位有关证明提前做出申请，并将申请资料交由领导审批，审批通过后，档案管理员才能提供相关档案资料。endprint

其次，各部门之间应默契配合。各单位提交的相关人事任免审批材料等，在有关部门审批后，要及时存档或交还提交单位，由提交单位统一送档案室存档，以免出现实际人事信息与档案信息脱节的现象。

再次，各部门人员如需查阅档案资料，应亲自到档案管理部门申请，档案资料不允许本人借出，更不允许复印、拍照或抄写。

最后，单位要做好档案资料的保密工作。如需对相关档案资料进行转入和转出，档案管理员应事先做好密封处理工作。此外，审查单位使用完毕后，应再次进行密封盖章，并指派统一负责人重新做好档案的保存工作。

3.2 全面推进人事档案管理的信息化管理

随着时代的发展和进步，人民检察院中的各部门对档案信息的需求量也日益增加。截至目前，人事档案的信息内容已呈现明显上升趋势，为进一步提高档案存储效率，方便档案工作人员进行资料管理，及时建立电子档案信息化管理系统，相关人员可以有效整理和保存现有的档案资料，并提高档案信息的使用效率。与此同时，机关应加大对档案计算机的辅助监管力度，不断维护档案计算机管理系统，以免泄漏重要資料。相关技术人员应避免档案以图片或视频的形式被转出，及时做好档案数据的收集和保密工作，并指派多名人员同时监管，提高档案的保密性。管理人员应具有专业的计算机能力，在不断完善人才档案信息的同时，既能提高档案存储效率和使用效率，又能确保相关资料的安全，为机关档案做好监督和管理工作奠定坚实的基础。

3.3 加快建设人事档案管理团队

为进一步完善干部档案的相关内容，组织人事管理部门应加强对相关档案的建设工作，全面提高团队管理人员的综合素质是确保人事档案工作顺利开展的基础。

第一，各部门应加强对档案工作人员的培训，提升档案管理人员的工作能力，不断完善相关管理制度，提高对重要档案材料的管理力度和监督力度，并使用现代化网络技术，完成对档案资料的实时监督管理工作。

第二，各部门要合理分配专职和兼职档案管理人员的工作内容。为避免档案管理人员在工作过程中出现管理漏洞，各部门通过建立完整的管理团队，能够达到相互监督、相互学习的效果，进一步提高了档案管理工作的安全性。各部门应尽量聘请档案业务管理能力熟练、专业能力较强、责任心较强的管理人员，并认真贯彻落实档案管理工作的相关规定，确保提高工作人员的工作热情，让人事档案管理工作能够顺利开展。

4 结 语

本文从三个方面对人事档案管理工作进行了分析，首先，分析了现阶段人事档案管理中存在的问题；其次，对引起这些问题的原因进行剖析；最后，提出了具体的解决对策。笔者希望本文的研究能够为相关的档案管理者提供一些意见和参考。

主要参考文献

[1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社，2011.

[2]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技，2011（8）.

[3]周桂玲，张丽萍.人事档案管理中存在的问题及未来发展对策[J].黑龙江科技信息，2012（14）.

[4]毛章勇.流动人员人事档案管理的问题及对策[J].档案时空，2011（2）.endprint