对于加强人事档案管理工作的几点思考

刘艳

摘 要：在当前社会的人力资源管理当中，人事档案发挥着重要的作用，为单位选拔人才提供了充足的依据。随着信息技术的不断进步以及人事制度改革的不断深入，使得电子档案对传统的纸质人事档案带来了颠覆，人事档案管理工作的方式也因此发生了巨大改变，社会大众对于这一问题的关注度非常高。文章通过对当前我国人事档案管理工作中存在的相关问题进行分析，对这些与当前社会发展不相符的问题提出几点思考，针对如何加强人事档案管理工作提出几点建议。

关键词：人事档案；管理工作；建议；思考

在新的发展形势之下，人事档案逐渐成为了社会进步发展中的重要因素，对其进行管理的方式也随着时间的推移不断发生变化，因此人事档案管理工作要顺应时代的发展而作出相应的改革[1]。就事业单位而言，人事档案管理工作不可或缺，倘若人事档案管理工作缺失或者做不到位，则势必会影响事业单位的发展，其内部管理也会出现诸多问题。所以，在当前的信息社会知悉，究竟要采取怎样的方式对人事档案管理工作进行创新与改革，是相关研究人员需要解决的重要课题。

1 当前人事档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员综合素质有待提高

在单位或者企业当中，人事档案作为机密性的信息资料，对其进行管理的工作人员也一定要具备良好的专业素质与职业素质，然而在实际的工作当中，仍然有部分单位无法意识到人事档案管理工作的重要性，对管理人员的编制不够完善等等，相关人事档案管理人员岗位流动大，甚至部分單位完全由兼职人员管理。由此可见，缺乏专业培训与专业素质的管理人员，在实际的人事档案管理工作中会出现归档、管理、整理方面的混乱，出现一定的失误，进而直接影响了人事档案管理工作的效率。

1.2 人事档案管理硬件设施不足

目前，还有许多单位的档案管理硬件设施相对匮乏，或者达不到当前时代的标准，在信息化普及的社会中，仍然有部分档案管理室沿用手工管理以及封闭式管理的模式，主要是由档案管理人员对人事档案进行手工收集、整理、归档等处理。配套的硬件设施缺失，使得人事档案存放与平日的办公文件混杂一起，造成档案管理工作效率不高；进行档案查阅时，依旧是手工查阅，没有相应的档案管理软件，进而造成档案资料归档不及时、不到位，带来资料丢失的隐患。

1.3 人事档案信息化程度不高

就目前我国大多数的单位而言，其人事档案管理的信息化建设仅仅停留在档案基本信息、目录归纳以及档案传发等细小环节之后能够，并没有全面深入地进行信息化的建设。总体来看，人事档案管理信息化建设的整体性与系统性不够，也就导致了档案信息不准确、不完善、更新延迟等问题出现，将很有可能引发人事档案管理工作的混乱，严重影响了人事档案管理工作的效率。

1.4 人事档案信息的利用率不高

人事档案管理工作的效率不高，对人事档案信息的管理与利用造成了一定的负面影响，使原本完整性与权威性的人事档案出现一定的信息破损。在过去的人事档案管理模式中，用人单位对个人档案不享有知情权与使用权，关系上的不对等也进一步加剧了“人档分离”的局面，使得人事档案新的利用率不高。

2 加强人事档案管理工作的几点建议

2.1 转变工作人员的人事档案管理理念

在当前的信息化时代，人事档案管理工作要随之发展且进一步创新，要树立人事档案信息化建设的管理理念，并且在平日的人事档案管理工作中对其进行贯彻落实，正确地引导人事档案管理工作迈向现代化、数字化与智能化的方向发展。在实际的人事档案管理工作当中，管理工作人员要用科学发展的眼光去审视人事档案信息化管理工作，能够意识到信息化建设对提高人事档案管理工作效率与质量的关键作用。此外，管理工作人员要有创新意识，其人事档案管理理念也应随着时代发展不断进步，敢于运用新的技术与模式去提高工作效率，为社会大众提供更好的服务[2]。

2.2 推动人事档案管理的信息化建设

为进一步提高人事档案管理的工作效率，需要进一步提高人事档案的完整性、连续性以及便捷性，这同样也是构建人事档案信息化建设平台的最终目的，完全符合当前信息时代对人事档案管理工作进行创新改进的重点。科学技术的不断发展，信息化的全社会普及，因此可引入一些新的管理模式与技术手段，通过运用现代化的设备与技术，对人事档案的信息进行动态管理与维护，针对于一些使用人数多且文本格式比较接近的人事档案信息，制作成统一规范的电子文本，通过不同的终端设备，为不同的使用者开放相应的权限，从而提高人事档案管理工作的现代化水平与服务质量。当然，人事档案管理的信息化建设会带来一定的管理风险，因此要构建相应的安全维护系统，保证人事档案信息的安全与机密。

2.3 不断完善人事档案的内容信息

目前，有许多人事档案在收集的过程中，对个人的历史资料投入更多的关注，内容记录也多是关于这一方面，然而用人单位在招录人才时更看重的是个人的性格特点以及发展现状等信息，所以要对人事档案的内容资料进一步完善与充实。在当前人才流动性大且社会快速发展的时代，人事档案管理部门要确保人事档案内容信息的真实性，并且要定期开展核实清理。在人事档案的信息当中，其家庭与社会关系能够直接体现出个人成长经历，其道德品质与职业素养能直接体现出个人素质，所以人事档案管理工作不能仅仅停留在业绩材料的表面，更要对个人工作中的失误或不足进行全面反映，力求将个人的综合素质全面记录在人事档案当中。

2.4 创新人事档案管理工作模式

在当前信息化发展的环境下，人事档案管理工作要进一步创新工作模式，经过不断优化为人事档案管理工作的发展奠定坚实的基础[3]。其一，人事档案管理工作人员通过不断地优化管理模式，提升服务质量。目前，由于过去传统的人事档案模式比较分散，如果无法保证信息化建设的合理性，则无法满足不同层次民众的需求，因此必须将人事档案资料高度整合，实行统一管理，并且要有一定的备份意识，结合各单位企业的实际需求去研发相应的人事档案模块，促进人事档案管理程序的简化明了。另一方面，推动人事档案管理系统操作的规范性，将人事档案管理工作中的细则落实到位，软硬件系统升级等方面要有相应规范的技术指标，逐步完善人事档案管理模式的完善升级。

3 结束语

综上所述，随着信息技术的不断发展，人事档案管理工作面临挑战的同时，也迎来了发展机遇，只有对人事档案管理工作不断进行创新，将其与当前的信息化技术相结合，才能有效加强人事档案的管理工作，使以往传统繁琐的人事档案管理模式与纸质档案管理转变为信息化、智能化的管理模式，提高了人事档案管理工作的效率，使人事档案资源得到了充分利用，向社会提供更优质的服务。

参考文献

[1] 赵冰.对加强人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016（20）：160.

[2] 胡春梅，李瑞莲.对加强人事档案管理工作的几点思考[J].人力资源管理，2015（8）：119.

[3] 骆炬红.关于企业人事档案管理工作的几点思考[J].经营管理者，2015（19）：262.