档案管理实现电子化信息化的必要性

李扬

摘要：随着经济水平及社会各行各业的不断发展，国家针对城市环境卫生的档案管理工作提出了越来越高的要求，同时也给予了越来越多的重视。档案管理正在從传统非网络化管理模式向着电子化信息化不断转变。本次论文主要结合卫生清理工作，对档案管理实现电子化信息化的必要性着手，分析了在推进过程中存在的问题，并提出了相应的解决策略，希望能够为同类行业提出有效的参考和建议。

关键词：档案管理；电子化信息化；必要性；方法探究

根据相关研究资料显示，关于环境卫生工作在档案管理过程中，文书档案、业务档案属于最基础类的收集整理工作。在新的历史时期，各级单位应充分利用信息技术实现档案管理的电子化信息化，提高档案管理者的综合素养，实现电子档案的普及，减少资源浪费，提高管理效率，提升生活品质。同时确保档案的安全性和完整性，实现系列工作的全面存档。

1.传统档案管理模式的现状

环保工作本身涉及的领域就比较多元化，并且多数为科学技术工作，在环境管理、环境卫生清理、信访以及环境科技的各项工作开展过程中，会有大量的原始资料需要存档，确保真实性、安全性、完整性。档案室通常是综合性的，现有的档案管理主要依赖于管理员应用科学严谨的态度进行纸质分类存放，并做好保管工作。但是以现有的纸质档案管理办法，还是很难避免纸张发霉、发黄，甚至是生虫和遗失，这种情况下电子档案仍然得到的重视程度不够。因此，在面对大量环境卫生清理工作档案，探讨档案电子化是非常有必要性的。

2.档案管理电子化信息化的必要性

2.1电子档案的特点

电子档案是人们利用计算机光盘、磁片作为载体保存的一种电子文件，常见的有电子文档、电子图片、电子邮件等等。更传统的档案管理方式相比较，电子档案具备几个特点，第一，利用互联网信息化进行档案的保存。第二，在传输过程中能够更快速地实现资源共享，并且不受时空的限制。第三，不会出现纸质档案的发黄发霉等现象，对于环境的温度和湿度要求没有纸质版的高。

2.2文件归档的方式

在对电子档案进行归档存放的过程中，一般是先把文件保存到磁盘上，这样更加有利于长期的保存。在实际的操作过程中，因为电子载体稳定性较低，为了避免意外可以制作备份，确保长期完好地保存。但是这样会影响到整体的工作效率，因此，为了提升电子档案保存率，相关单位应该对档案管理电子化信息化的人员进行充分利用，提高文件保存稳定性。

2.3长久安全的储存

信息安全就是要同时保障信息的客观性和精准性。通常，环境档案都是带有印章的或者签署了标志，因此，在对电子档案进行归档的过程当中，也要尽可能地保存好这些标志，在存放电子版的同时，也要保证纸质版妥善被保管。

3.档案管理电子化信息化进程中存在的问题

3.1缺乏认识

对于档案管理信息化电子化缺乏认识主要表现在下面几点：第一点，在实际的工作过程中，许多档案管理人员的工作重点都是放在了手工的操作上，对于档案管理电子化信息化的重要性和便利性没有意识上去。第二点，相关部门没有对档案管理的电子化信息化引起足够的重视，没有对电子档案建设的紧迫性充分认识，导致档案管理电子化只是流于形式。第三点，沿用传统档案管理模式，浪费纸质资源，拉低管理效率，无法适应社会。

3.2资金不足

档案管理工作的电子化信息化是需要资金支持的，包括新技术的引进，硬件设备的配置等等。但是在实际的推进过程中，各级部门对于这一部分的资金投入十分有限，在人力资源上的存储更是非常有限，尤其是一些经济欠发达的地区。资金不足对于档案管理电子化的推进产生了非常大的阻碍。

3.3体制不全

档案管理的电子化信息化还是一个新兴的事物，对于很多地方来说还没有形成一套完善的管理理论。一方面，对于技术要求的标准层次不齐，在适用性和通用性的方面存在着很大的差距。另一方面，档案管理的信息化编码也不够统一，这在很大程度上加大了档案信息化的普及难度。

3.4人才匮乏

档案管理实现电子化还是一个十分复杂的工程，除了硬件设备的配备之外，还需要大量的专业化人才，这些人才一方面要了解档案管理的相关知识，通知也要通晓计算机操作的各项技能，并且一定要具备较高的职业素养和道德标准。

4.档案管理电子化信息化的推进举措

4.1提高认识，加强领导

一方面，在关于环境卫生清理档案的建立上，应当加强其电子档案电子化信息化的宣传、教育力度，将档案电子化工作纳入到重要议事日程当中。另一方面，相关政府部门要加强领导力，构建起完善的电子档案信息平台。最后，要合理采取有效的措施，提高工作人员的工作效率和服务质量，依据当地实际情况，安排培训和指导。

4.2分拨资金，加大投入

一方面，要开源，要实行多渠道的资金收集，如果无法实现一步到位的资金拨付，可以分期投入，减少资金压力。一方面，要增配计算机、扫描设备、复印机等等现代化的办公产品。另一方面，对于各级单位的内部应当建立起局域网，对外要连接上互联网，加大对于信息的保护力度。最后，要增加对于设备的后期维护能力，确保长期运行。

4.3完善制度体系建设

一方面，要在某个地区建立起档案管理中心，全面提升档案馆的影响力。第二，从体制方面要对档案管理的工作模式进行改革，从法制层面妥善解决档案管理涉及到的利益问题，同时在制度上建立起电子档案的运行管理机制。

4.4提升人才业务水平

人才的培养也是档案管理实现电子化、信息化的必要基础条件。各单位要积极吸纳和培养复合型的档案管理人才，同时加大对于工作人员信息化应用技术的培训和教育，提高工作人员的综合办事水平。

结束语

综上所述，本文主要就传统档案管理现状进行相关阐述，接着对环境卫生清理工作相关的档案管理实现电子化信息化的必要性进行讨论，分析在档案管理电子化信息化的推进过程中存在哪些问题，提出了解决的对策，希望能够为档案管理的现代化、高效化提供有效建议。

参考文献：

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