Excel在高宝钻探公司财务管理中的实际应用

张 义 程 航

(山西金鼎高宝钻探有限责任公司 山西 晋城 048000)



Excel在高宝钻探公司财务管理中的实际应用

张 义 程 航

(山西金鼎高宝钻探有限责任公司 山西 晋城 048000)

Excel是美国Microsoft公司开发的Office办公软件的组成部分，其界面友好、操作简单和强大的数据处理以及数据分析功能，它既可单独运行，也可与Office的其他组件相互调用数据，进行数据交换。因此Excel在财务、会计和审计工作中被越来越广泛地应用，成为财务、会计和审计人员工作中不可缺少的工具。

本文首先介绍运用会计软件和手工记账所遇到各种的问题，其次介绍Excel的特点和在财务中常用的功能，例如它具有强有力的绘图功能、丰富的函数、智能的表处理功能等等。之后对运用会计软件和手工记账所面临的问题用具体实例分析Excel在应收账款中、工资结算以及资产折旧等财务管理活动中的应用进行解决。最后，在前述阐明的基础上进一步分析，Excel在财务管理中今后的发展趋势。

手工记账；会计软件；Excel；财务管理；工资结算；资产折旧

一、引言

研究的背景

随着会计电算化的普及，专门的会计软件也日趋成熟，作为一种通用软件，这些专门的会计软件很难满足不同企业具体的和特殊的要求，因此，如何在现有会计软件的基础上，对各种会计数据进行处理分析，就成为财务人员的一种考虑和选择。Excel是美国Microsoft公司开发的Office办公软件的组成部分，它具有强大的数据处理和数据分析功能，它既可单独运行，也可与Office的其他组件相互调用数据，进行数据交换，因此Excel在财务、会计和审计工作中被越来越广泛地应用，成为财务、会计和审计人员工作中不可缺少的工具，但在实际工作中看似简单的软件的强大功能并没有被众多使用者完全地认识和掌握。

二、实际工作中运用手工记账和财务软件所遇到的问题

1.手工记账所面临的问题

(1)手工记账耗费大量时间和空间，易于损坏。

(2)手工记账组织形式不统一，不利于核对。

(3)手工记账出错几率大，容易发生舞弊现象。

(4)手工记账准确性、规范性低。

2.财务软件在会计工作中的局限性

(1)购买专业的财务软件价格贵。

专业的财务软件的价格十分昂贵，对于一般的中小型企业来说，负担太大；我国中小企业居多，很多企业如果购买大型财务软件，几十万元的花费不仅得不偿失，而且造成其中许多功能闲置。

(2)财务软件对于一些问题无法解决。

由于各行各业的业务种类过多，不可避免地会出现财务软件无法解决的问题；我国会计电算化软件的应用暴露出 一些难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统体积大，企业难以增加自己所需要的功能等等，就会计电算化系统看，其总账、固定资产、工资、材料各核算子系统之间又彼此分隔，不能顺利地相互传递数据，以实现自动转账、相关查询等功能。

(3)财务软件在实际应用上需要调整。

财务软件厂商对行业特征和单位的核算特点考虑不够，基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，导致不少施行会计电算化的单位，仍要会计人员做大部分的辅助工作，并不能完全满足使用者的需求。由于ERP、CRM等概念的引入，加上各单位业务情况的千差万别，大型财务软件必须要经过适当改造才能真正得到应用，而这个开发工作并非易事，既使完成这项工作，在大型财务软件上开发出来的软件也必须随着大型系统版本的升级而改造，如果企业达不到一定规模，是不愿尝试这项工作的。

(4)安全性与保密性差。

企业财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但几乎所有的软件系 统都在为完善会计功能和适应财务 制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用。至于安全，则更让人担忧，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。

(5)软件开发人员对会计制度和会计规范的理解不够。

三、Excel在财务管理中的发展现状

Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作。

对于中国企业而言，最迫切需要解决和提高的是基础管理，包括基础数据管理、基本业务流程设计、内部控制设计和人的行为规范等，企业要上企业管理软件，通常希望最好能通过这个过程帮助企业解决当前存在的问题和困难。适合我国企业的企业管理软件必须是根据中国企业的实际情况，对企业本身所面临的问题有着较为清晰的认识，抓住主要问题，并结合人员素质以及企业文化等诸多因素，本着实事求是、因地制宜、脚踏实地的态度而定位的。如果不考虑国情、厂情，这样开发出来的企业管理软件肯定是要遭遇失败的。而我国实现会计电算化的时间不长因此利用会计电算化的同时需要Excel的辅助。通常大中型企业都是把财务软件跟Excel相结合利用起来解决财务问题。

四、Excel在高宝钻探公司财务管理中的具体应用

山西金鼎高宝钻探公司(以下简称“高宝钻探公司”)是由山西晋煤集团金鼎煤机矿业有限责任公司与澳大利亚全球钻探系统公司(简称“GDS”公司)合资成立的中外合资企业，是煤层长孔定向钻机的一次强强联合，高效集成了山西晋煤集团作为世界上拥有煤层长孔定向钻机最多的资源优势和GDS公司先进的设计和钻机应用经验，是集制造、维修长孔定向钻机和配件供应以及提供钻探工程服务为一体的专业化公司。公司成立于2012年，现有员工40余人，由于公司成立时间断，产品相对单一，业务不甚复杂，但作为一个新型外资公司，要求财务管理提供的信息比较准确，能够科学真实的反映企业的经济活动，在具体实践中Excel在高宝钻探公司财务管理中主要在应收账款、工资结算和固定资产折旧中应用较多，具体如下：

1.Excel在应收账款中的应用

加强对应收账款的有效管理无疑对企业及时回收资金进而保障整个生产经营活动的顺利进行具有至关重要的作用。通过利用Excel建立应收账款管理模型，继而实现对应收账款的自动化 管理。其具体内容包括相关基本信息的录入、自动计提坏账准备、应收账款的查询及比重分析、应收账款的账龄分析、查询到期应收账款等等。

应收账款回收情况的监督主要通过编制账龄分析表进行，一般来讲，应收账款拖欠时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性就越大。通过账龄分析可以揭示每个客户的风险性 和每笔应收账款产生坏账的可能性，并以此作为提取坏账准备的依据，因此对于客户众多、业务频繁的企业来说，运用Excel快速、准确编制账龄分析表，并据此制定有效的收账政策，对于加强应收账款管理，提高资金回笼速度，降低经营风险具有非常重要的意义。

(1)账龄的确定。

账龄的时间段一般根据客户的信用期，结合会计准则对计提坏账准备标准划分。划分账龄的时间段越细、间隔越短，坏账估计就越精确。通常情况下，对1年以内应收账款账龄划分较细 ，而对1年以上的应收账款则不能做太多区分。

(2)回收情况表的制作。

为数据提取阶段，主要提取应收账款明细账的“科目名称”、“年初余额”、“借方发生数”、“贷方发生数”，将以上数据分别复制到回收情况表的“客户名称”、“ 年初欠款余额”、“本月发生 应收账款”、“ 本月收回账款 ”等，然后制作成表格。要求每月单独制作一个工作表。

(3)账龄分析表的制作。

为数据分析阶段，先从回收情况表提取有关数据，由于每月都有可能增加或减少应收账款客户， 导致每月客户的顺序都不一样，所以要用较为复杂的Excel函数嵌套搜索同样的客户名并返回相应的数值，对于账龄和金额部分我们假设客户归还账款时按照应收账款发生的先后顺序收回账款，即归还的账款先冲销时间较长的应收账款。

以下是利用Excel建立的应收账款分析模型

案例：应收账款信用期分析

高宝钻探公司拟将信用期由30天放宽至60天，条件为按发票不给折扣，高宝钻探公司投资的最底报酬率(资金成本)为10%，有关数据见表1。

表1 高宝钻探公司的数据

a.计算应收账款占用资金的应计利息

应收账款应计利息=应收账款占用资金×资金成本

应收账款占用资金=应收账款平均余额×变动成本率

应收账款平均余额=日销售额×平均收现期

30天信用期应计利息=480000/360×30×360000/480000×10%=3000

60天信用期应计利息=600000/360×60×450000/600000×10%=7500

b.计算净收益

净收益=毛利-估计的收账费用-估计的坏账损失-应收账款应计利息

信用期30天的净收益=61000

信用期60天的净收益=81500

c.分析并利用Excel建立应收账款分析模型

经过以上的分析得知，因为信用期为60天的明显收益要多于30天，所以信用期放宽到60天是可行的。建立分析区，如表2所示。

表2 建立分析区

作为一项资产项目，应收账款对于企业来说十分重要。随着市场经济的快速发展，各行各业的竞争都日趋激烈，信用销售已经逐渐成为了企业促销手段之一，起到了减少库存、促进销售的重要作用。与信用销售相应产生的应收账款的管理如何加强，就成为了目前各个企业财务管理的重要课题。而应用Excel就能帮助企业完善资金的运用，以及为以后做出正确的决策。

2.Excel在工资结算中的应用

工资管理系统比较复杂而Excel可以克服以往的人工管理、统计与查询单一、管理效率低下等问题；它可以对所需要的数据以表格形式显示，以报表形式打印，并为将来进一步扩充和发展工资管理系统奠定基础。通过设置企业工资管理系统，使企业的工资管理工作系统化、规范化、自动化，从而达到提高企业管理效率的目的。系统开发的总体任务是使办公人员可以轻松快捷地完成工资管理的任务。下面以工资核算作为实例来说明如何用Excel解决会计核算与管理中的问题。

a.建立工资表，输入基本数据

在表3工作表中A1:H1区域输入工资项目：员工编号、职务工资、各种补贴、扣水电、其他扣款、应发工资、所得税和实发工资。从Excel工作表的第2行起可以输入必要项目的数据，如：员工编号、职务工资、各种补贴、扣水电和其他扣款。见表3。

表3：

b.计算应发工资

应发工资是指各项款项的合计，如表3所示的表中各项必要的数据之和，所以我们采用SUM函数进行计算。首先在单元格F2中输入公式：=SUM(B2，C2，-D2，-E2)，按回车即可得到001的应发工资的数目，利用自动填充功能复制公式计算出其他员工的应发工资，见表4。

表4：

c.计算个人所得税

一般情况下，高宝钻探公司员工的个人所得税是按照个人收入也不同的税率来计算的，因此我们可以使用IF函数进行计算。例如对于工资不超过500元的员工工资按照5%征收所得税，若超过500元则按照10%来征收，计算所得税时在G2单元格输入公式：=IF(F2<500，F2*0.05，(F2-500)*0.1+25)，按回车即可得到001的个人所得税，使用自动填充功能复制公式得到其他员工的个人所得税，见表5。

表5：

d.计算实发工资

对于实发工资的计算仍然可以使用SUM函数，只要将应发工资减去所得税即可得到实发工资，在H2单元格中输入公式：=SUM(F2，-G2)，按回车即可得到001的实发工资数目。同样按照上面所说的自动填充功能复制公式的方法，得到其他员工的施法工资。见表6。

表6：

我们发现，应用Excel后提高了录入的效率，就可以用到Excel中的VLOOKUP()函数，之后部门的名称就会根据部门的代码而自动形成，这样能减少不少的时间，从而提高财务人员的工作效率

3.Excel在固定资产折旧中的应用

固定资产的折旧方法及Excel对其的应用：

EXCEL提供了三种常用的折旧函数：

第一种是直线折旧法。直线折旧法是按固定资产预计使用年限进行平均分摊计算年折旧率的一种较简单的方法，目前使用最普遍。这种方法计算的每期折旧额是相等的，其函数为SLN(cost，salvage，life)。其中，cost为固定资产原值；salvage为资产残值；life为折旧期限。

第二种双倍余额递减法。双倍余额递减法是一种加速折旧法，即为双倍直线折旧率的余额递减法。其函数为：DDB(cost，salvage，life，period，factor)。其中，period为需要计算折旧值的期间，period必须使用与life相同的单位；factor为余额递减速率。如果factor被省略，则假设为2双倍余额递减法)。五个参数都必须为正数。如果不想使用双倍余额递减法，可以更改递减速率。

第三种是，年数总和法。年数总和法也是一种加速折旧法，它以固定资产的原始价值减去 预计净残值后的余额乘以一个逐年递减的分数，作为该期的折旧额，其函数为：SYD(cost，salvage，life，period)。

在第三种方法中收入和付现成本可以估算出来，在采用直线折旧法时，各年的折旧额也可以很简单的计算出来，但是当采用加速折旧法时，由于各年的折旧额不同，当折旧年限很长时各年折旧的计算就会比较麻烦，而借助EXCEL能很方便的计算出各年的折旧额。我们可以通过下面的例子介绍如何应用EXCEL来计算各种折旧方法下的折旧额。

例如，高宝钻探公司购买了一台价值为210万元的新机器，其折旧年限为5年，预计残值为10万元，使用该设备每年能使企业增加销售收入150万元，增加付现成本35万元，企业的所得税率为25%。在三种折旧法下各年的折旧额可以通过Excel计算，见表7：

表7：

在应用EXCEL计算折旧额时我们只需要在单元格B4、C4、D4中分别输入公式：=SLN(B1，D1，B2)；=SYD(B1，D1，B2，A4)；=DDB(B1，D1，B2，A4，2)，然后利用EXCEL的自动填充功能就可以实现折旧额的自动计算，还要注意原值，残值和寿命值必须使用绝对引用，否则在使用自动填充功能时会引起函数无效。

从高宝钻探公司运用Excel过程中，我们可以看出运用Excel能够轻松解决固定资产折旧问题。

我们发现，使用Excel后，在固定资产在管理过程中，需要及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息，Excel根据日常操作，自动提供这些信息，以帐和表的形式提供给财务人员和资产管理人员，提供的帐表分为四类：帐薄、折旧表、汇总表和分析表。这些功能的开发和合理利用高宝钻探公司提供了最准确的数据保证，也为本单位资产管理部门在日常的管理和报表的报送提供了有利的支持，便于部门之间数据的核对和工作的开展，从而带动了资产管理工作的有序性、真实性和完整性。

综上所述，excel在财务管理中能够很好的解决手工记账和财务软件记账所遇到的问题。首先，能够减轻了财会人员的工作强度，提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。有效地减轻了会计工作人员的负担，使他们从简单、重复而又枯燥无味的记账、算账中解放出来，以更多的精力做重要的管理和决策工作。其次，能够使会计工作更加规范，并提高了会计工作的质量。以往手工操作很容易出现错误、疏漏的问题，而会计电算化在对数据的来源，核算方法及数据保存等方面都提出了一系列的规范化要求，并且能够对存在的问题采取相应的措施进行控制，保证了数据的质量，提高了经营者的决策的正确性。再次，Excel的出现可以说在各方面都弥补了专业的财务软件的不足。它的使用是不用付费的，这在很大程度上就减小了企业的负担；Excel中大部分的功能都可以运用到实际中去，而且丰富的功能能够解决各种各样的问题，以满足不同的企业的需求。由于它设计的人性化，极为简单易学，所以各企业不需要再花费额外的费用和实践对操作人员进行培训。

最后，提高了会计人员的综合素质，进而使企业的经济效益得到提高，并为整个管理工作实行现代化奠定基础。

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张义(1973-)，男，汉族，山西人，山西金鼎高宝钻探有限责任公司；程航 (1989-)，女，汉族，山西人，山西金鼎高宝钻探有限责任公司。