网络环境下现代社会档案管理体系构建

陈帅

【摘要】随着现代社会的高速发展和信息化技术在各个行业的普及、推广，档案管理行业如何构建合理科学的档案管理体系成为当前的主要问题。根据档案管理以往的弊端，在网络发展环境下，提出构建档案管理资源共享体系，发挥档案管理在社会中的作用。

【关键词】网络环境；档案管理；资源共享体系

引言

随着现代社会办公自动化的推广和电子信息技术的不断普及，为了满足现代信息发展的需要，电子档案在档案管理中的发展逐渐普及开来，并且随着电子档案的发展推动了档案管理信息在互联网上共享体系的形成。怎样合理利用信息资源的共享体系，实现档案管理发挥优化社会人才资源配置管理的作用，是当前网络环境背景下档案管理体系建设的重要目标。

一、网络环境下档案信息共享资源体系建立存在的问题

1.档案管理中信息共享观念落后。在档案管理走向电子信息化发展之前，纸质档案管理作为档案管理的主要方式，具有保密性强的特点，在信息资源共享上存在相对滞后性。虽然随着计算机技术的发展，档案管理向信息化发展，但管理模式上和资源共享观念并没有跟上时代的发展，依然存在落后的思想观念，阻碍了档案信息资源共享体系的发展建设。各單位档案管理部门只注重档案信息的收集存储，忽视了资源共享的建设，造成信息化建设不完全，办公数字化发展不全面，最后导致档案数据的论证不足，造成档案管理信息发展出现滞后的情况，长此以往影响档案管理在社会中优化资源配置作用的发挥[1]。

2.档案管理服务面窄，数字化程度低。随着办公自动化的发展，我国在档案管理方面建立的信息资源共享体系网络也随之不断地发展，然而其中可以查询到的档案信息内容依然很少，很多档案管理单位的网站上只能找到档案的基本目录，除此之外其他内容很难查询到，或者是出现网页无法打开等问题。档案管理单位在网络技术上长期没有进行更新，用户在浏览网页时出现网页无法打开或者是无法打开数据库查看档案信息资料。从社会信息化发展中可以看出，数字化的发展程度的高低是档案管理信息传播的重要前提，是整个档案管理资源共享体系建立的基础，但是在目前档案管理中，档案管理数字化的发展仍不够健全，需要不断加强数字化在档案管理中的应用。

3.档案管理信息资源共享手段落后，信息利用率低。档案信息资源共享体系的建设不仅需要不断丰富档案管理的内容，还需要在共享平台上方便用户的查询。但是由于我国各个档案管理单位对档案信息在网络上检索的不够重视，导致档案信息在网络平台上检索的内容不够全面，并且大部分档案信息没有二次检索或者是全文检索的功能，降低了档案信息的利用率。同时，由于档案信息类别覆盖面广，不同地区的信息收集、存储等标准存在一定的差异，给档案信息的检索带来了一定的困难，而且各档案管理单位在信息共享平台上的检索功能没有及时更新，网页模式落后，对用户查询信息造成了一定的困扰，档案信息资源共享的利用价值难以实现[2]。

二、完善网络环境下档案信息资源共享体系建设的策略

1.加强档案管理信息共享的安全性建设。建立档案信息资源共享体系的同时要注意加强档案信息管理的安全问题，对档案信息类型进行严格鉴定，对不同的档案类型进行不同程度的开放和保密，对档案信息做到严格审查，对档案信息的检索做到认真管理，对档案的内容做到不同程度的保密。同时加强档案管理工作人员的安全意识，积极采用现代科学技术防止病毒对档案管理共享信息的破坏和黑客的非法入侵，及时消除网络中存在的安全隐患对档案信息造成的威胁，为用户提供安全的档案管理信息查询的平台。

2.统筹规划，分步实施。为了实现档案信息资源的共享需要对档案信息管理进行一个整合，以便最大程度实现档案信息资源的利用。各个档案信息管理单位之间可以利用网络建立合作关系，对档案信息进行基本规划，避免“信息孤岛”的产生。在共享体系后期的建设中，可以对档案信息管理和资源整合进行重点统筹规划，结合档案信息建设的要求，加强对档案信息管理工作的管理，对档案信息建设进行规划整合，使我国档案信息资源管理体系在能够有计划的发展，实现档案管理工作的可持续性发展。

3.抓住档案信息资源管理体系发展的重点。在网络环境背景下实现档案信息资源的整合是一项重大的工作过程，因此必须要抓住工作的重点，突破难题，才能实现档案管理体系更好的发展。首先档案信息是档案资共享系统建设的重点内容，在档案信息的处理上要特别注意重要、易损的档案资料，建立健全数字化档案数据库的建设。其次对档案进行分类管理，避免盲目录入，造成资源的浪费，在档案管理上要加强分工协作，对档案信息进行整合处理，最后进行总体规划，实现档案管理的一体化、数字化以及网络化，实现档案管理共享体系的有序进行[4]。

结语

总而言之，在当前网络信息技术的快速发展下，档案信息资源的共享是现代社会档案管理体系构建的重要内容，是我国现代社会信息技术发展的需要，是实现档案管理在社会人才市场发挥优化资源配置重要作用的途径。因此在档案管理体系的建设中要抓住建设的重点，对档案信息进行及时整合处理，优化档案信息共享平台数字化的发展，实现档案管理资源共享体系在当前社会中可持续发展。

【参考文献】

[1]朱建生。基于知识管理的现代办公信息系统的研究[D]。铁道部科学研究院，2002。

[2]资蕙。信息公平与档案服务体系建设研究[D]。安徽大学，2007。

[3]成永付。新时期企业档案管理体制、模式的建构[D]。安徽大学，2007。[4]姚燕。档案信息伦理问题的提出与原则建构[D]。安徽大学，2007。