高校学生档案管理之我见

吕亚梅

[摘要]论述了高校学生档案的内容，指出了目前学生档案管理工作中存在的问题，提出了为加强高校学生档案管理工作的建议，进一步推进学校学生档案管理方法和制度的形成。

[关键词]高校；学生档案；档案管理

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的学习及各种社会真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，也是每个学生人事档案形成的基础。学生档案管理是一个单位不可缺少的部分，在高校毕业生就业双向选择形势下，高校学生档案已无可争议地成为社会、用人单位择优录用的参考依据。成为各级各类人才市场办理人事代理的必须材料之一。

因此，在新的形勢下，提高高校学生档案管理的水平，使之尽快适应教育体制改革和就业制度改革，对学生档案材料的要求，有着十分重要的意义。

一、高校学生档案的内容

高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案.学生临时档案一般包括以下一些内容：新生基本情况登记表、军训考核表、大学生各学期各科成绩总表、综合测评评审表、评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定，以及有关认识、检查、座谈记录等相关材料，毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容是要装入其终身档案的，例如学籍卡，军训考核表，评优评奖情况登记表，在校期间各科成绩汇总表，入团、入党有关材料，毕业体检表，毕业生登记表等。

二、高校学生档案的特点

1、过渡性

高校学生档案反映的是学生在校三四年学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如：有的学生因考试作弊而受到处分，后来由于表现较好又撤消处分；有的学生从休学到复学等，这些变化都要及时做好记录，这是今后形成完整档案的基础，因此具有过渡性。

2、私密性

每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，在一定的范围内需要保密，所以，一定要按有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦。

3、流动性

根据调查，学生档案在高校档案中利用非常频繁，学生报考研究生、出国留学、参军、报考公务员等，均需要利用在校期间的档案。

三、高校学生档案的作用

做好高校学生档案的建设与管理工作，是高校毕业生体制改革和发展的现实要求。通过毕业生就业状况跟踪调查，建立毕业生后续档案，了解用人单位对毕业生的需求情况，准确地把握市场行情，及时调整培养方案，培养社会上急需的、有用的人才，为高校教学改革的开展，提供了现实的依据，目前，我国高等教育已经从“精英教育”阶段走向“大众化教育”阶段，在这样一个背景下，高校毕业生已不再包分配，而是自主择业，双向选择，学生档案对学生职业生涯将产生较重要的作用。随着省、市、区各类人才市场的日益规范和完善，用人单位和毕业生有多种途径在人才交流过程中互相宣传、介绍自己，了解、选择对方，选拔、录用大学毕业生很大程度上要参考学生档案。高校学生档案工作一方面促进大学生就业，把人才输送到恰当的岗位；另一方面为用人单位进行人才预测、制订人才培养和事业发展规划提供可靠、准确的人才数据信息。加强高校学生日常档案管理工作，有助于做好学生思想政治工作。规范性的文字材料载入他们的档案，既有利于学生的自律，规范和约束学生的行为，也起到指导和协调学校教学工作、学生管理工作和后勤服务工作的作用。促进了高校内部管理水平的提高，强化了高校管理、优化了育人环境、提高了人才质量服务水平。

四、高校学生档案管理工作存在的问题

1、学生档案原始资料不全面

高校实行网上招生录取，为提送最原始、最基本、最重要的纸质档案材料带来一定的困难，使一些省市学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累。档案的不全，既给学生档案管理工作带来了困难，也给教育部门培养考查学生综合素质及学生本人成长带来不利。

2、管理模式陈旧

学生档案的收集整理不规范。目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。

由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等学生档案归档材料质量差，手续不完备，书写不规范，形式不统一。有的学校学生毕业时填写的《大专院校毕业生登记表》没有学校公章和本人签名，有的学生用所在系的公章代替学校公章，有的学校学生成绩单没有教务处公章，甚至成绩单用的是复印件，学生奖惩记录过于笼统，记录不详细，归档材料纸张大小不一，质量不符合存档规范要求：甚者有些成绩单上有严重涂改痕迹。

3、管理内容欠缺

大学生思想教育工作不足，缺少心理档案的建立。目前，在众多高校中只注重学生在专业知识领域的培养，而缺乏思想教育工作及关于心理健康的指导。

4、学生档案缺乏后续管理

很多高校缺乏对毕业生进行跟踪调查，了解毕业生就业状况，没有建立毕业生离校后档案的建设工作，使高校不能很好地了解社会，了解用人单位的需求，造成了教育资源的浪费。

五、加强高校学生档案管理工作的对策

1、统一认识，加强领导

学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。

2、建立完善考核评价制度

客观、真实、适时地开展学生档案管理工作的评估，是推进高校学生档案管理水平提高的重要举措。高校学生档案管理工作要注意校、院、系相互间的联系，力争档案管理规范化、制度化。建立定时检查评比制度，切实抓好平时档案材料的收集考核评价工作。学生档案管理部门应把学生档案建档工作作为对各院、系学生工作好坏的一项评价内容，促进学生档案工作整体水平的提高。

3、充分利用现代化管理手段，提高管理质量与效益

作为高校学生工作管理者，一方面要做好大学生的管理和教育工作；另一方面，还要提高档案管理人员素质。充分发挥个人潜能；要学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高理论管理能力：学习相应计算机知识，掌握相关的现代管理的理论、技术和方法，做好大学生档案工作，进一步提高工作效率，提高工作质量；随着我国招生和毕业生就业制度的不断改革，毕业生、用人单位、学校之间的信息交流日益密切，要使我们管理的学生档案在学生就业时发挥应有的作用，就不能沿袭过去的方法，而要运用现代化的手段管理学生档案，也就是把每个学生的有关信息录入计算机中，并随时对已经有的信息进行更新，确保信息数据完整、真实、准确。当用人单位来考查学生时，我们就可以及时提供毕业生的信息材料，不仅节省了大量人力、物力，同时也提高了档案管理工作的准确性和高效性，这也是学生档案管理工作发展的趋势。

4、注重大学生心理健康教育，建立心理档案

大学生是国家培养的高层次专门人才，是国家经济建设和发展的强大后备军。目前高校对学生的教育越来越重视，对大学生素质和综合能力的要求越来越高。而相应的大学生心理健康方面及如何提高个人交际能力的指导却少之又少。因此大学生教育要加强思想教育，开设相关心理健康及交际方面的选修课程：并在新生入学时就要进行心理测试，建立心理档案并进行跟踪调查。在各高校中应加强大学生心理健康教育，建立心理档案应该迅速普及，并且作为重要工作来抓，以达到增强大学生的心理素质，提高其在各方面的能力，避免悲剧的再次重演。这都是在新世纪、新时代坚持以人为本的体现。