私有档案管理问题探讨

袁汉波

摘要：自经济体制改革之后，我国经济迅速发展，其中非公有制经济也有了极大发展，私有档案的数量也逐渐增加。但由于我国档案管理起步较晚，私有档案也长期不被当作主流研究的对象，因此对私有档案的管理长期处在松散状态，其中存在着各方面的问题。

关键词：私有档案；管理；优化策略

私有档案的数量正在不断增多，但与之配套的管理工作还不健全，存在很多问题，需要不同机构协同努力解决。

一、私有档案及其相关概念

参考国家相关法律，私有档案主要是保存于个人、私有企业和非官方团体的档案，主要是从所有权的角度来界定，也就是所有权不属于国家的档案。

档案属于国家资源，私有档案也是其中的一部分，国家有权管理私有档案中对国家和社会有保存价值的部分。由于私有档案的特殊性和私密性，国家对私有档案的管理方法有所不同。

私有档案范围较广，与其他几个相似概念有重叠处，容易混淆。

（一）私有档案与私人档案

这两个术语间界限比较模糊，但具体来看，两者还是有不同。“私有档案”的概念强调的是档案的所有权，不一定是私人自己形成的档案，只要档案所有权不属于国家，就都是私有档案。其中包括购买、赠送、继承等多种来源的档案。“私人档案”强调档案的生成形式，个人或企业在私务活动中生成的档案就是私人档案。因此，这两个概念虽然包含内容有重合之处，但两個概念的划分标准不同，不能等同对待。

（二）私有档案与家庭档案

家庭档案属于私有档案，是指家庭成员在社会生活中形成的可贵个人的档案。其声称主体是家庭成员中的成员个人，生成背景主要是家庭活动，因此符合“私有档案”的定义，但私有除了家庭档案还包括其他档案。

二、私有档案体系建设现状

私有档案作为国家资源之一，其管理和体系性建设是对国家档案管理事业的有效补充。但我国档案管理事业相比起西方国家起步较晚，仅仅有十几年的建设时间，在管理体系的建设上难免有不足之处。加上私有档案的管理长期不被当作档案管理研究的主流对象，所以在私有档案管理方面更加混杂、无序，存在诸多问题：

（一）缺乏足够的人力、财力和专业设备

与公共档案不同，公共档案的所有者和保存者是国家，国家有足够的资源，能设立相关的档案管理机构，比如各地方的人才交流中心通常也是档案保管点；可以分配转职人员管理档案，可以引进计算机等设备提高档案存储和调取效率。

但私有档案的保存主体是私人或者私营企业。虽然有部分大型企业建立了专门的档案保管机构，有较先进的技术和设备，但这仅限于大型企业。对于小型企业、家庭、个人，难以配备这样的档案保管点。因此，使得档案保管无序、安全性难以得到保障，档案分类不当，再次纳入或提取困难。

另外，还存在私人档案馆的现象。私人档案馆比起国家档案馆，在场地、安全保障等方面都存在巨大差距。首先，私人档案馆的建立基于收藏者的个人爱好，不同于国家相关档案馆的建立是基于国家硬性要求下的强制实行。因此，私人档案馆的管理优劣程度更随机，各保管点之间也无法统一；其次，私人档案馆对档案管理的重视度更低，很少聘请专门人员进行档案管理，因此，业务水平较低下，管理的专业性和系统性都不足。除此之外，私人档案馆在管理设备方面也存在严重不足。由于不注重管理以及需要管理的档案数量较少，在档案存取的电子化方面有很大欠缺。数码扫描仪等设备配备不全或没有配备。对档案的管理仍然停留在简单的材料整理和查找阶段，缺乏有效且统一的管理体系。

（二）信息技术水平不高

国有档案管理点在国家政策和资金的支持下已经相继开展数字档案馆的建设，使档案调取、寄存更便捷、安全。但私有档案馆缺乏足够资金支持，或缺少专业技术人员，无力承担数字化设备的高昂价格，档案管理水平相对落后。在社会整体信息化的潮流中，私人分私有档案的管理未能及时跟上时代潮流，不能及时并入信息化进程，其管理建设需要加快步伐。

（三）法律机制不健全，缺少法律保障

前文提到我国在档案管理方面起步晚，仅有十几年时间，虽然已取得巨大进步，但仍有很多不足。与档案管理的相关法律中没有规定私有档案的确切定义，可知法律在私有档案的规定上仍留有很大空白。私有档案的明显特征是私有型，因此也缺乏政府机关的强力保障。在实际操作中，如果利用不当，就可能侵犯档案所有人的个人隐私和其他私有权利。由于目前法律在对私有档案保管的规范上还有很多未涉及的地方，在法律空白处，就可能存在各种不合理的行为，这需要靠档案保管人的道德水准和个人公德来保障管理方式的合理性。同时，社会对于私有档案的可信度相对更低，这可能影响到投放档案者的就业、升学等各方面。因此，应该加强立法以保护有关私有档案的合法权益。

三、私有档案现存问题及优化策略

私有档案管理不足，在人力、物力的投资以及保管现状上有漏洞，总体呈现为管理混乱。针对这一问题，笔者查阅相关法律，显示国家有权对于保管条件恶劣或者被认为保管不安全、可能导致严重损坏的保管单位进行采取代为保管的措施，确保档案的安全性。在必要时，还可采取收购或征购的方式。因此，档案所有者如果发现保管单位没有保管能力，或者条件恶劣甚至滥用档案等等，可以寻找相关部门，求助于政府机构。但是，《档案法》对于“妥善保管”程度没有进行进一步解释，因此判断标准不明，也就使维权进行中有很多模糊地带，给维权带来很大困难。

因此，最终解决途径应该是使私有档案管理法律化和制度化，对于档案保管的安全程度应该有法律保障，对于相关法律，还应该设立相对应的实施细则，才能确保法律能顺利实施。制度化建设对于私有档案的规范和安全保障有重要意义，在政府保障之外的私有档案，只有建立起严整的管理制度体系，才能有相对硬性的约束，有管理底线。

四、结束语：

私有档案虽然有其特殊性，但同样是一个国家历史记录的重要资料，有丰富的历史、文化价值，在当下保管状态混乱的情况下，需要国家及时细化法律，也需要保管单位的积极配合。

参考文献：

[1]罗莉莉.由NAS家庭电子资料存储方案思考简易档案管理系统私有云的搭建[J].兰台世界，2016，（10）：56-57.

[2]崔敏侠.国有企业档案管理之我见[J].兰台世界，2016，（01）：93.