文书档案管理中信息电子化的作用

覃朗

摘要：档案信息化建设是今后档案工作的必然趋势，也是规范档案工作的基础条件。对此，在现今形式之下，要不断提升档案信息化管理，树立现代化档案管理理念，通过各种模式与手段，提升档案管理整体的信息化功能。本文对文书档案管理中信息电子化的作用进行了简要分析。

关键词：文书档案管理；信息电子化；作用

一、文书档案电子信息化管理的优势

（一）有利于提高工作效率

网络信息的发展，使人们迅速的进入了计算机信息网络时代。不论是在生活中还是在工作中，都离不开计算机的应用。计算机不仅运算速度快，且还能将很多数据信息进行一个有效的处理。大家都知道，电子档案主要是通过光盘作为一个数据传播的载体，把很多数据信息储存在里面。这也是文书档案电子信息化管理的一个主要优点。在传统的文书档案管理工作中，人们通过用手来操作各种信息的保管，因此，会浪费很多时间，有些时候甚至会漏掉一些重要信息数据，不仅会需要很多人力，更主要的是长时间手抄下去，影响工作质量与工作效率。电子信息化管理不仅改变了传统文书档案管理模式，大大的提升了工作效率与工作质量。

（二）确保文件信息资源传输的安全性提升

过去以往文书档案管理工作中，办理档案的传输方式都是靠手工抄写，因此会导致很多重要档案信息的流失，甚至经常会出现信息传递的不及时，导致需要的信息资源延误时有发生，安全性也不高。而计算机网络信息的应用，对于传统文书档案办理人员手工抄写中出现的所有问题都一一给予了解决，不仅能够确保文档信息传输的安全性，更加的及时。根本就不会出现档案信息的延误和丢失现象。与此同时，文书档案电子信息管理的优势还有很多，例如：电子传输，实现资源的共享，信息易于保管等。不仅时效性高，而且档案信息还可以多份复制，真正的拓宽了服务范围。

二、做好文书档案电子化管理的具体措施

（一）增强档案管理意识，制定文书档案电子化管理制度

在企业发展过程中，需要将文书档案电子化管理纳入到发展规划中来，并提到重要日程安排上来。文书档案电子化管理较为复杂，与纸质载体存在着根本上的区别，因此需要建立健全档案电子化各项管理标准和制度，并制定出与本企业文书档案电子化相适应的管理规章制度。即建立统一的文书档案电子化收集和归纳标准，这样在实际工作中，档案管理人员才能做到有章可循。同时做好电子档案的整理和分类工作，为后期的查询和利用提供更多的便利。

（二）加强档案保管稳定性，确保档案信息安全

电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为確保其安全性，还需对其作加密处理，并限定加密的时间，保密期后相关人员才可对其进行解密查看。为保证文书档案电子化的安全性，要妥善保管光盘、移动硬盘等保存档案的载体，同时在数据备份方面，主要采取两种方式：一是通过服务器存储及本机备份。两台服务器运用RAID5磁盘阵列技术，储存全部档案数据及数字化影像。PC机每天进行本机数据备份，每半月所有PC机数据库进行数据同步，保持各数据库数据一致，防止由硬盘损坏无法恢复导致数据丢失现象的发生。二是通过实物介质存储备份。将全部档案数据及数字化影像刻录成DVD光盘一式两份保存到防磁柜中，另将全部档案数据及数字化影像储存在移动硬盘中。

（三）搭建科学的文书档案管理信息的平台

为了对我国文书档案管理工作现代化的进程进行有效的确保，以及实现档案管理信息化，就必须要具有科学合理的文书档案信息平台为有效的保障。从实际发展的情况来看，必须要对信息数据库的功能进行利用，才能够逐渐的实现文书档案管理软件能够进一步开发，也能进一步的对文书档案管理工作人员的工作的强度进行逐渐的减轻，从而不断的对档案管理的效率和管理的水平加以提高。而对于档案管理信息的平台应该包括以下几个方面的系统：第一，文书档案加工系统，主要是针对文书档案当中的初级加工面的设计。第二，文书档案存储的系统，会因为文书档案当中的数量比较大以及内容比较复杂，所以就必须要借助计算机功能，来及时的建立文书档案资料的数据库。第三，文书档案的保密和查询的系统，在文书档案当中的数字化和信息化的过程当中，最重要的问题就是保密的工作。文书档案管理的水平，主要就是对各个单位档案管理水平进行衡量的一个非常重要的标志。

（四）充分利用先进设备，不断提高档案人员业务素质

文书档案电子化管理工作对于档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员要具备较高的专业知识和技能，而且还要具备良好的专业素养，在熟练掌握分纸质文书档案管理的理论和方法的基础上，还要熟练掌握计算机、数据传输等相关知识，能够正确利用各种现代化办公设备。因此需要做好档案管理人员培训工作，通过多种形式的培训和教育形式来不断提高档案管理人员的整体素质，使其能够更好的掌握现代化硬件设施，强化自身的专业技能，确保文书档案管理水平的提升。

三、结束语

加强现阶段的档案管理工作信息化与规范化发展，可以有效地提高档案管理工作的整体工作效能，彰显司法公正，为维护人们的合法权益有着积极的推动作用。对此在实践中，要通过各种科学的方式与手段，不断地强化现阶段的档案管理工作中档案管理的模式与方式，通过提升其整体信息化发展，促进其规范化管理，全面提高对档案管理工作的重视，为我国社会的稳定与发展奠定基础。

参考文献：

[1]李丹.试论文书档案管理信息的电子化应用[J].黑龙江科技信息，2016，22：148.

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