档案信息化建设与档案管理的几点思考探索

郑姗+代昊

摘 要：档案是个人或组织在实际发展中所保存的历史信息，具有一定的参考价值，然而，目前部分档案管理人员还在应用纸张管理方式，难以提升其工作效率。因此，本文针对档案信息化建设的分析，提出几点档案管理措施，仅供参考。

关键词：档案信息化建设 档案管理 工作方式

在档案信息化建设下的档案管理工作中，相关管理人员必须要科学应用各类先进的信息技术，创新技术应用方式，保证档案管理系统的安全性，提升档案数据信息的完整性与可靠性。

一、档案信息化建设重要性分析

在档案管理工作中，档案信息化建设较为重要，主要因为档案信息化建设可以满足现代化社会发展需求，拓宽档案管理工作的服务领域，并提升档案信息数据的储存效率、安全性。

首先，档案信息化建设是当前社会发展的必然趋势。随着国家网络信息技术的发展，计算机档案软件开发与升级受到广泛重视，除了可以促进档案管理工作現代化发展之外，还能提升档案管理技术的先进性，增强系统应用可靠性。但是，受到多种条件的制约，档案信息化建设工作还没有全面落实，影响着档案管理工作的长远进步。

其次，档案信息化建设可以拓宽档案管理工作服务领域。在档案信息化建设中，相关管理人员利用信息技术，可以开发各类资源，提高自身服务效率，拓宽服务渠道。相比传统的纸张管理方式，档案信息化建设可以为社会创造更多的价值。

最后，档案信息化建设有利于提升信息数据储存安全性。传统的纸张档案管理方式，很容易出现纸张损坏或是丢失的现象，难以保证档案信息安全性，而信息化管理方式，可以通过计算机设备与网络信息技术，快速储存各类信息数据，并通过备份方式提升信息安全性[1]。

二、档案信息化建设问题

当前，我国在档案信息化建设方面，还存在一些难以解决的问题，无法提升档案管理工作质量与可靠性。具体表现为以下几点：

第一，基础设施较为简陋。在档案信息化建设中，相关部门还没有建设先进的基础设施，不能根据其工作要求引进先进的软件与硬件设备，难以规划处理各类网络系统，经常会出现网络平台混乱的现象，严重的甚至发生系统崩溃问题。例如：某档案管理部门在信息化管理中，虽然配备了扫描仪与录像机，但是，由于办公用房较少，基础设施简陋，出现档案信息化建设问题，无法提升档案管理工作质量[2]。

第二，数字化发展滞后。档案信息化建设中，相关部门还没有积极应用现代化数字技术，不能通过数字技术方式全面改革档案管理方式，难以提升档案信息资源储存工作有效性，甚至会影响档案信息化建设整体工作质量。同时，在开发建设数据库的时候，相关部门不能配备专门的数字技术系统，无法保证档案信息化建设可靠性。

第三，缺乏高素质人才队伍。虽然部分档案管理机构在开展相关管理工作的时候，建设了信息化系统，但是，还没有根据档案信息化管理需求，建设高素质人才队伍，不能根据其根本需求，全面开展各类管理活动，导致其工作效率降低。同时，一些档案管理部门在开展信息化管理活动的时候，无法利用先进技术开展相关工作，难以提高档案信息化建设水平[3]。

二、档案信息化建设中档案管理措施

1.树立正确的档案信息化建设观念

档案管理人员必须要树立正确的信息化建设观念，科学应用现代网络信息技术，明确信息化建设目标，拓宽其工作规模，创新工作方式，保证可以减少各类思想问题与观念问题。同时，在科学技术进步的情况下，档案管理人员需要转变传统的工作观念，创新自身服务方式，根据社会发展需求，全面提高档案管理工作质量。档案管理部门还要加大人才队伍培养力度，对档案管理人员进行专业知识与先进技能的培训，使其档案管理信息化能力有所提升[4]。

2.配备先进的档案管理设备

在档案信息化建设过程中，相关部门需要配备先进的档案管理设备，例如：计算机设备、扫描仪设备与光盘刻录机设备等，满足现代化档案信息化管理需求，提升其工作质量。同时，相关部门还要拓宽设备建设周转资金的获取渠道，向政府申请补助资金，增加档案信息化建设优惠政策，保证可以满足现代化档案信息技术的应用需求。

3.制定完善的管理制度

档案信息化建设中，相关部门必须要制定完善的管理制度，创新管理方式，明确相关工作职责，保证数据信息与网络系统的安全运行，从实际工作角度出发，全面创新管理制度、责任制度与激励制度，以此提高档案管理工作质量。首先，相关部门需要明确档案管理流程，积极应用各类先进技术，细化档案管理工作环节，提升电子档案系统的建设效率。其次，相关部门需要制定完善的安全制度，根据我国相关规定，对电子文件与档案信息数据进行保护处理，避免出现安全问题，影响档案信息数据的完整性。同时，还要设定统一的档案信息化建设标准，提升档案管理工作质量，优化其服务体系，建设专门的数据库系统，利用先进的管理方式开展相关工作，保证可以形成一套标准体系，以此提高档案管理工作质量[5]。

4.建设管理人才队伍

在档案信息化建设中，相关部门必须要建设人才队伍，引导其认真学习现代化档案管理知识，树立正确的工作观念与工作意识，发挥信息技术的应用优势。首先，在档案信息化建设过程中，相关技术人员必须要全面熟悉电子文件的规范流程，掌握计算机网络系统的应用知识，并利用现代化安全技术开展相关工作。其次，档案管理人员必须要明确自身工作职责，积极学习现代化科学技术，转变传统的工作观念，提升档案信息化建设工作质量。

结语

档案信息化建设与档案管理工作需要相关部门制定完善的管理制度，建设高素质人才队伍，转变传统的档案管理观念与工作方式，利用激励制度、责任制度等，全面调动工作人员的积极性，提高其工作质量。

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）：150-151.

[2]吴立春.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].民营科技，2016（10）：128.

[3]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场，2016（20）：73. [4]刘丽华.档案信息化建设与档案管理对策分析[J].卷宗，2016，6（6）：280.

[5]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（3）：48-48.