企业人资管理对人事档案工作的要求及实现分析

谢甜甜

摘 要：在当前时代下最主要的竞争就是人力资源竞争，人力资源主要指的是在人们生活和生产作用下的劳动力，体现为脑力劳动和体力劳动两个方面，在企业的人力资源管理中人事档案起着至关重要的作用，但是，目前在企业人力资源的管理中人是档案工作还存在着一些问题，只有将这些问题不断的完善才能确保企业人力资源管理水平的提升。本文首先分析了企业人事档案管理对企业人力资源和管理的意义，同时阐述了企业人事档案管理工作中的问题，最后总结了在人力资源管理背景下对企业人事档案管理工作的新要求。

关键词：企业 人力资源管理 人事档案管理 存在问题 新要求 管理水平

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）09（b）-115-02

人力资源的开发和利用能够有效的提升企业的核心竞争力，人力资源工作也成为当前企业可持续发展的重要基础，同时也是企业人力资源管理的重要目标。企业的人事档案开发和利用对企业人力资源开发和利用有着深远的影响，现阶段，伴随着社会经济的提升，国家经济体制的变化，在新形势下企业人力资源对人事档案管理工作提出了新的要求，企业必须要结合自身的发展不断的优化内部人力资源结构，才能确保企业在激烈的竞争环境下稳定的发展。

1 企业人事档案管理对企业人力资源和管理的意义

企业的人力资源管理是挖掘企业员工潜力的重要途径，能够使企业朝着信贷花、科学化的方向发展[1]。人力资源管理应该以人为本，其管理的出发点和落脚点均是“人”。通过深化和改革人力资源管理工作，能够将每个员工的目标转化为企业的发展目标，近而实现企业的可持续发展。人事档案是企业内部对人员的一种记录形式，也是员工的基本信息资料，企业的人力资源管理和企业人事档案管理之间有着密切的关系，人事档案管理也是企业人力资源管理的信息载体，是企业的用人依据，总而言之，企业的人事档案管理和企业人力资源管理之间是相互促进、协同发展的关系。

2 企业人事档案管理工作中的问题

2.1 管理方式中的不足

目前，我国经济较为发达的城市中一些企业已经实施了人事档案管理工作建设，但是地域经济发展水平差异，一些等级不高的企业在人事档案管理方面依旧采用的是传统的管理方式，均是利用人工对人事档案管理进行记录和管理，没有结合当前的时代进行改革。采用传统的人工管理方式不仅增加了企业的管理费用，还严重降低了企业的人事档案管理质量，例如：在实际的人事档案管理中经常会出现档案丢失、受损的情况，非常不利于企业人事档案管理的开发和利用。最重要的是人事档案管理采用人工管理方式使得档案工作人员的工作量加剧，工作任务重，严重阻碍着企业人事档案管理的利用率。

人事档案管理涉及的方面比较多，其管理工作具有复杂性高、专业性强的特点，企业应该建立专门的人事档案管理部门，安排专业的人员管理。但是，就实际的情况而言，目前我国的部分企业依然没有重视人事档案管理工作，其管理人员大多都是由企业的行政人员兼职人事档案管理，造成人事档案管理人员素质和专业能力普遍较差的局面，近而影响着企业的对人事档案的管理。

2.2 管理机制中的不足

基于企业的不同类型，其对人事档案管理的需求也有所不同，要结合企业自身的发展特点，制定合理的管理机制。根据相关的调查显示，目前我国很多城市的中小型企业人事档案管理部门的办公环境落后，严重缺少网络设备，加上企业建设资金问题，很难实施信息化建设，近而影响着企业人事档案的开发和利用，若是长期如此还会影响企业的发展。由于人事档案管理基本都是采取纸质储存方式，很容易受到环境的侵蚀，时间较长就会出现变黄、霉变等损伤，造成资料的浪费，同时也会为后期的利用带来很大的不便。

2.3 管理制度中的不足

管理制度缺失在企业的人事档案管理工作中是一项较为严重的问题，虽说国家近几年出台过相关的政策制度，但是得到有效实施和推行的几乎没有，很多的企业基本就没重视人事档案管理部门，加上缺乏对人事档案管理部门的正确认知，就更不可能制定有效的管理规范制度，因此，造成企业的人事档案管理管理中保管和存放没有可依据的制度，管理工作无法得到有效落实，影響着企业人力资源的整体管理水平。

2.4 管理技术中的不足

随着我国政府和企业逐渐对人力资源管理的重视，由于专业化信息人员的缺乏、熟练技术的缺乏，影响着企业人事档案软件的开发。例如：企业在人力资源管理中、由于没有采取合适的技术和方式，导致人力资源人事档案的作用发挥不出来，近而影响企业人事档案在应用的过程中遇到很多阻碍，再加上企业人力资源管理技术比较复杂，需要专业的技术人员才能发挥其该有的作用。

2.5 人员管理中的不足

人事档案管理涉及的方面比较多，其管理工作具有复杂性高，专业性强的特点，企业应该建设专门的人事管理部门，安排专业的人员管理。但是，就实际的情况而言，目前我国的部分企业还是没有重视人事档案的管理工作，管理工作人员的素质普遍软低，而且不具备专业的技能，导致人事档案无法发挥其该有的作用。

3 人力资源管理背景下对企业人事档案管理工作的新要求

伴随着社会经济的不断进步，在当前的经济时代发展背景下，企业人力资源管理也迎来了发展的新趋势，需要结合企业自身的发展不断的创新发展趋势，促使企业的人力资源管理能够紧跟时代的步伐，在人力资源管理背景下，企业人事档案管理的要求主要包括管理方式、工作人员、管理制度、查询方式等方面的要求，具体如下。

3.1 人事档案管理方式上的要求

应该结合企业实际的运行情况，根据企业的发展战略，建立完善的档案管理制度，以此明确领导的责任和人事档案管理工作人员的岗位职责；同时在日常的管理工作中，人事档案管理工作人员还应该清楚档案的调阅记录、归档记录、保管期限等信息，要定期对企业的人事档案进行清理，针对一些超过期限的档案要及时销毁。

企业涉及的部门、人员数量也会相对增多，想要对企业所有部门的人事档案实施统一、规范、系统的管理，就需要建立完善的企业档案数据库。企业人事档案信息化管理主要是企业内部职工的基本信息、部门信息、调职档案信息等。在管理方式上应该采取电脑存档和纸质保管双重保存形式，建立人事档案查询系统（档案网上服务平台），以此提升企业人事档案的利用率，近而促进企业人力资源管理水平的提升；同时还要建立企业人事档案数据库，设置相应的权限管理，以此实现企业人事档案的信息化发展，最大程度的提升企业人事档案管理水平，确保档案的使用率，以此提升企业的整体管理水平，推动企业的稳定发展。

3.2 人事档案工作人员的要求

企业需要结合实际的情况，建立完善的工作人员绩效考核制度，以此作为工资发放的标准，如此一来就可以实现薪资透明性，确保每个工作人员都能够根据自己的工作时间获得相应的薪资，绩效考核还可以激发员工工作的积极性，促使员工坚守岗位，尽忠职守。企业人事档案管理工作人员需要确保档案信息的完整性，为企业的综合管理水平和服务质量提升奠定基础。因此，企业管理层要重视人事档案管理工作人员的培训，通过培训有效的提升人事档案管理人员的责任心、综合素质，使得人事档案管理工作人员明白自身的岗位职责，意识到人事档案管理管理的重要性。

3.3 档案查询方式的要求

企业的人事档案管理是记录企业工作人员基本信息的原始资料，能够提供企业职工的基本信息，作为季度、年度优秀员工的考核标准[2]。企业人事档案管理工作还可以方便企业的管理，若是需要查找企业职工只需要在计算机上就可以查询到档案的具体位置。企业人事档案管理工作人员要定时、定期的对档案信息进行收集和整理，確保人事档案管理的时效性和准确性。伴随着信息化的发展步伐，企业还要引进科技人才，及时的进行档案的收集和录入，落实档案的收集、整理工作，实现信息资源共享服务。建立有效的人事档案管理系统，及时对系统数据进行更新和备份，避免数据流失。加强计算机的保密系数，企业人事档案档案管理所使用的计算机一定要做好保密工作，尽量避免人事档案信息的泄漏，企业人事档案部门的计算机的维护、维修工作一定要交给专业的技术人员进行，不随意使用外聘人员。另外企业的计算机还要设置好口令密码等，以防不法分子进入计算机系统，造成企业人事档案资料流失，对企业声誉造成不好的影响。

3.4 价值评估方面的要求

企业在开展人力资源管理的时候，要根据自身的企业文化，制定合理、科学的人事档案管理政策，同时在进行人力资源人事档案管理的过程中，还应该建立不同层次的价值评估模式。传统的人事档案管理工作中，一般都是采取定期价值评估的形式，现阶段应该加大对企业人力资源的价值评价力度，将单一的考核模式转变为多元化的价值评估模式，同时还应该结合企业自身的发展模式，制定全方位的考核评价机制，在人力资源的管理价值评估过程中，不单单是要对个人素质进行评价，同时还要注重企业的价值评估。

企业还应该建立薪酬回报机制，企业一定要完善内部员工的薪酬体系，通过薪酬激励方式来提升员工工作的积极性，将人力资源价值评估作为薪酬激励的标准，强化个人力量和团队力量，重视企业的内部合作，还要将职业作为评价人力资源管理水平的重要标准，完善管理人员的综合素质。

4 结语

综上所述，企业的人事档案管理工作是一项综合性比较强的工作，会涉及很多的信息领域。企业人事档案管理需要坚持“以人为本”的管理原则[3]，人事档案的管理要重视员工基本信息资料的保密，不能因为任何原因泄露企业职工的基本信息资料，落实企业的人事档案管理工作，能够有效的提升企业人力资源的管理水平，人事档案工作人员还应该本着遵守相应的管理制度和法律法规，及时有效的解决风险，推动企业稳定、快速的发展。

参考文献

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