用好Excel 事半功倍

吴刚

[摘 要] 对不少农村学校体育教师来说，每年一次的学生体质测试不仅要测试，还要人工输入测试成绩。面对这么多的数字，在输入过程中出现错误是在所难免的，然而只要用好Excel里的几个功能，就可以避免这类问题的困扰。

[关 键 词] 体质测试；替换；查找

[中图分类号] G623.58 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）30-0213-01

每年一次的学生体质测试，对体育教师来说是一项时间紧、工作量大的工作，而在大部分农村学校，由于经济条件的限制，使用的测试仪器并不具备数据采集功能，测试的数据还需要人工来输入电脑。然而人工输入，存在着标点符号输入速度慢和容易出现输入错误等问题，笔者作为本校的测试数据上报者，在整理汇总测试数据时，就遇到过很多的输入错误，有的是少输入了一个或几个数字，有的是多输入了一个或几个数字，还有的是测试成绩输入位置错误，如把一个男同学的1500米的成绩输到800米上去了，会出现这种错误的还有一分钟仰卧起坐和引体向上两个项目。相信有不少同行在测试时都遇到过这些问题，其实只要我们利用好Excel里的几个功能，完全可以避免以上问题的困扰。

一、使用替换功能提高输入速度

使用数字键区来输入测试成绩，速度是最快的，相信大家都有体会，800米和1500米的成绩输入时，要输入单引号，单引号并不在数字键区，这会大大减缓输入速度，而标点符号“点”却在数字键区，我们可以在输入成绩时先输入和50米跑成绩一样的“点”，然后使用替换功能将点替换为单引号，具体方法如下。

1.在输入800米和1500米成绩前，先要把这两列的“单元格格式”设置为“文本”。

2.输入测试成绩。

3.选中800米和1500米两列，在菜单栏上的编辑菜单里选择替换，“查找内容”里输入标点符号“点”，“替换为”里输入“单引号”，之后点全部替换。用相同的方法我们还可以把性别一栏的男、女替换为1或2。

二、使用自动筛选功能查找输入错误

（一）查找测试成绩输入位置错误

1.选择菜单栏上的数据菜单里“筛选”中的“自动筛选”。

2.点击性别单元格里右边的向下箭头，选择代表男生的1，我们可以查看在800米跑和一分钟仰卧起坐这两栏内是否有数据，如果有，可以对它们进行剪切，再把它们粘贴到相对应的1000米和引体向上两个平行单元格内。

3.同理，我们回到性别栏里选择代表女生的2，就可以检查是不是把800米和一分钟仰起坐的成绩错输到1000米和引体向上两栏去了。

4.点击性别单元格里右边的向下箭头，选择全部，返回顯示所有学生数据状态。

（二）查找测试成绩输入错误

每个测试项目都有一个取值范围，而输入错误的数据很少在取值范围内，我们可以利用这一特点，使用筛选功能来查找输入错误。操作方法如下：

1.先选择菜单栏里的自动筛选，再点击身高单元格里右边的向下箭头，选择自定义。

2.在弹出对话框的左边第一行内选小于，右边第一行内输入80，左边第二行内选大于，右边第二行内输入250，两行的中间选择框内选“或”，然后点击确定按钮（图1），此时出现在工作区内的就是输入错误的身高数据，教师可以根据姓名查找原始数据逐一进行改正。

3.用同样的方法，我们可以对身高列后面列的数据进行错误检查并更正。

三、利用公式减少工作量

2013年，教育部建成了全国中小学生学籍信息管理系统，全国的中小学生有了统一的19位学籍号码。因此，从2014年开始，上报测试数据时，学籍号必须为19位，否则系统会提示学籍号不正确。然而，并不是所有学校学生的学籍号都是19位，例如职业学校的学生，学籍号是18位，解决这个问题的方法是在18位学籍号前加上一个大写的字母G，如果逐一在所有学籍号前加上G，这将是一项很费时的工作，这时我们可以利用公式来完成，方法如下。

1.在学籍号列后面插入一列空白列，把空白列的“单元格格式”设置为“常规”。

2.在空白列的第二行单元格里输入公式“=”G”&D2” （图2），然后回车，接着使用填充柄功能将此列填充。

3.复制新建列里的内容，在学籍号列的第二行单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”。

4.在弹出的对话框中选择“数值”后点确定（图3），最后再把新建列删除。

参考文献：

成昊.新概念Excel 2007教程[M].吉林：吉林电子出版社，2008.