浅析档案信息化管理的优势和安全问题

陈莞露

（江苏省徐州市第三十七中学）

摘 要：随着信息技术的不断发展，电子商务、自动化办公技术的不断普及，档案工作也逐渐向信息化方面发展，这将给信息安全带给极大的挑战。从档案信息化管理的优势出发，运用新型信息技术、方法来解决信息化管理的安全问题。

关键词：信息化管理；准确性；加密技术

档案是人类对历史活动的最原始记载，对于社会的进步与发展具有一定的促进作用。档案是前辈智慧的积累，也是社会文明发展的基础。如今，计算机技术不断涌入人类生活中，在政治、经济、文化等各个方面都运用计算机技术，已经成为现代人类生活必不可少的工具。在记载原始文件时，也逐渐由纸质档案向信息化档案方式转变，在档案信息化管理过程中，越来越多的信息安全问题引起人类的关注。解决信息安全问题是为了更好地发挥档案的作用，因此，本文以档案信息化管理的优势为基础，解决信息化管理安全问题。

一、档案信息化管理的优势

1.检索速度快、准确性增强

在传统的档案管理中，检索一般是由工作人员在案卷中进行手动检索，这样的检索方式不仅速度较慢，准确率也较低。运用信息化的管理方式，可以大幅度提高检索的速度，也会降低检索的错误率。与此同时，运用计算机技术的自动化和智能化优势，即使是复杂的检索内容，也会得以顺利实现。

2.档案资源利用率较高

在档案信息化管理工作中，运用互联网的优势不断提高档案资源的利用率，同样运用多媒体、可视化等新型计算机技术让档案信息传播更加生动形象。除此之外，档案信息化管理将采用数字化方式可以在自动化办公系统中加以应用，从而提高档案资源的利用率。

3.信息实现远程传输

在传统的档案管理模式中，一般是到相关档案部门进行查询，或是邮寄、传真。而档案信息化管理可以借助互联网使信息实现远程传输，这将在一定程度上节省人力、物力和财力，从而实现与档案管理部门之间的档案信息传输。

二、档案信息化管理的安全问题

1.网络传输中的安全问题

在档案信息化管理中，电子档案一般以互联网作为传输信息的路径。然而，互联网是一个开放性平台，档案信息很容易被非法人员盗取。

2.电子档案的真实性问题

电子档案和纸质档案有着本质的区别，电子档案更容易被他人复制、篡改，因此，电子档案的真实性受到了前所未有的威胁。

3.电子档案的载体不稳定性问题

电子档案的存储形式一般是磁盘、硬盘、光盘，這些存储形式很容易受到自然环境的威胁，比如温度、磁场等，从而使档案信息丢失或是损坏。

三、档案信息化管理的安全防范措施

1.使用较高安全性能的操作系统

档案信息化管理系统是要依托操作系统，因此，一定要保证操作系统的安全性和可靠性，从而保证系统软件的安全性。在建立安全性的操作系统过程中，要依据《计算机信息系统安全保护等级划分准则》，选择高性能的系统软件。当系统操作软件遭受安全威胁时，要及时升级、安装补丁程序，切除安全隐患的断口，从而使操作系统长期处于安全状态。

2.采用网络安全技术

在采用网络安全技术时，可以安装防火墙、入侵检测系统。防火墙技术是使用最为广泛的网络安全技术，同样是一种访问控制技术。通过防火墙技术可以对计算机进行安全保护，从而保证内部网络系统不受到外部的侵袭。在档案信息化管理过程中，有效防止了信息传递、信息处理、信息存储等环节，从而在一定程度上保证了信息的窃取、修改等。防火墙软件技术还可以消除计算机和网络上的病毒，在升级防病毒软件的基础上，可以确定查杀方案。除此之外，安全入侵检测系统也可以保护网络的安全性。入侵检测系统可以及时发现来自外部的非法入侵行为。入侵检测系统是防火墙的补充，能保护网络的内部安全，并收集黑客入侵的客观证据。

3.运用加密技术保护信息资源安全

对档案数据进行加密技术就是将原有的数据进行某种处理，使其成为一种密文，只有通过输入密码才能读取，数据加密技术可以对数据进行保护，达到不被窃取和阅读的目的。加密技术一般可以分为对称式和非对称式两种形式，对称式的加密技术就是用同一个密码使其加密和解锁，非对称式的加密技术就是使用两种密码。对称式的加密技术有着十分广泛的应用范围，在电子文件的传输中一般使用非对称式的加密技术。非对称式的加密技术使用两种密码，一种是可以公开的，一种是绝对加密的，发文时使用的是公开的密码，收文时使用的是绝对加密的密码。就是由于加密和解密运用不同的密码，使得保密性更强，第三者更不易解锁。

总之，随着信息技术的飞速发展，信息技术逐渐被广泛使用，档案也逐渐在实现信息化管理。然而，由于互联网的多方面影响，使得档案信息化管理出现了诸多的问题，档案工作人员要正确认识档案信息化管理的优势和安全问题，从而采取正确的应对策略。

参考文献：

[1]吴挺善.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案，2008（1）.

[2]李淑珍.信息社会与档案信息化管理[J].绵阳师范学院学报，2007（4）.

编辑 李建军