企业档案管理现状及思考

张明毅

【摘要】企业档案作为企业管理基础工作中十分重要的一个组成部分，对维护企业的经济效益、合法权益以及历史而言有着极为重要的意义。本文就当前企业档案管理工作的现状进行了分析，并就此提出了推进企业档案管理工作优质高效的几点建议，以期能够为相关人士提供参考。

【关键词】企业；档案管理；现状；思考

企业档案作为企业从事生产经营活动的历史记录，是企业赢取利润，实现自身发展的重要保障；作为企业文化的历史记录，是企业文化发展历史延续性的重要保障；作为一种重要的宣传教育资源，企业档案以第一手资料翔实地记录了企业员工创造品牌的奋斗历程，具有毋庸置疑的真实性和不可抗拒的说服力与感染力，是企业对外宣传、对内教育的重要材料。然而，由于企业档案工作责任重大，事务繁杂，劳动强度大，部门薪水低，并且无法直接为企业创造可观的经济效益，企业档案工作常常处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬地位，往往容易被企业领导和各级档案管理机关所忽视，从而造成了企业档案管理工作的效率不高。

一、企业档案管理现状分析

（一）对企业档案管理的认识不到位。大多数企业受限于传统的思维观念而对档案管理的工作认识不够，从而导致了对其重视程度偏低。造成这一现象的主要原因之一就是他们觉得档案管理工作对企业经济效益没有多大的影响。因此在企业中，档案部门工作人员的工作积极性往往不高，甚至出现十分严重的挂名现象，相关工作人员不能切实担负起责任。

（二）管理人員专业知识储备不足。企业档案管理工作多数有职工兼职，没有专职的档案管理人员。其一，兼职人员缺乏必要的档案管理知识，从而对企业档案管理工作的效率与质量造成很大的影响。其二是由于兼职人员本身有其他的工作要做以及人员调动十分频繁，从而造成了企业档案管理工作的滞后。

（三）企业档案管理信息化程度较低。由于企业档案并不能直接为企业创造可观的经济效益，大多数企业对档案部门投入的资金技术资源不足，仍然以人工的方式进行档案管理造成了较多的失误，为日后档案的利用造成了阻碍。也有少数企业开始运用计算机进行档案管理，也仅仅用于检索与统计本单位的档案信息，档案信息的共享程度较低。

（四）企业档案管理配套设施建设不到位。受企业对档案部门的资金投入限制，档案保管硬件条件较差，档案柜陈旧老化，防虫、防霉等安全管理措施不到位，很多历史档案文献因发生霉变或遭虫害而毁坏，甚至部分档案因为占用空间较大而被清除出档案室。部分企业甚至没有专门的档案室，严重影响了企业档案的保管质量。

二、几点推进企业档案管理工作质量的措施

（一）完善制度以提高企业档案管理意识。首先必须提升企业工作人员，特别是领导干部的档案管理意识。将档案管理工作纳入到企业考核范围之内并建立起相应的目标管理机制，进一步加大对档案管理部门的考核，以促使档案管理工作能够得到进一步落实。同时，还应该在档案管理工作中建立起奖励、问责机制，明确档案管理工作的权、责、利，使相关部门能够担负起责任，使企业档案管理工作有序进行、赏罚分明，进而建立起良好的档案工作环境，真正提高企业档案管理工作的质量和效率。

（二）努力提升企业档案管理人员的专业素养。各企业应尽量设立专职的档案管理部门，减少一人身兼数职的现象，以促进档案管理工作效率的提高。同时企业可以适当提高档案管理人员的工资待遇水平，以激发档案工作人员的工作积极性与主动性。各企业应根据自身实际情况安排培训时间和培训方式，对企业档案管理人员组织专业培训，加大其档案管理的水平。当企业档案管理人员遇到业务问题时，应及时向政府档案管理机构的相关工作人员寻求指导，以便提高企业档案管理的质量与效率。

（三）完善企业档案管理基础设施建设。强化企业档案管理，必须加强档案部门硬件设施的配套与完善。各企业单位应加大对档案管理的资金、技术投入力度，将档案管理资金纳入到企业年度预算中。设立专门的档案室、档案柜，并派专人管理档案室，努力做好档案室的日常管理与清洁工作。加强档案室防火、防盗、防霉、防蛀、防潮等保护措施，为企业档案工作的顺利开展提供保障。

（四）进一步加强企业档案信息化建设。档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速企业档案管理现代化的客观要求，是提高企业档案服务水平的必由之路。企业加强档案信息化建设，可以由企业中主管档案工作的单位领导牵头，在政府档案管理机构的指导下完善电子档案和电子检索系统，建立高度统一的档案管理网络和档案管理平台，构建全面、及时、严谨的档案采集系统，努力实现企业各部门档案信息共享，为企业科学决策提供指导。

三、结语

现代企业制度的逐步确立与完善，为我国企业档案管理工作提出了更多更高的要求。在新的时代条件下，完善企业档案管理制度，提高企业档案管理意识，努力提升企业档案管理人员的专业素养，不断加强企业档案管理基础设施建设和档案信息化建设，是推进企业档案管理工作的重要途径。

【参考文献】

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