浅谈如何提高事业单位人事档案管理水平

张云倩

【摘要】人事档案管理关系到每个员工的切身利益，与职务晋升、薪资福利、退休等均有着密切的联系。因此，做好人事档案管理对个人、对单位均有着重要的意义。本文针对当前事业单位人事档案管理存在的问题，提出改进措施，以期进一步提高人事档案管理水平。

【关键词】事业单位；人事档案；问题；对策

近年来，随着我国人事制度改革的日益深化，人员流动速度加快，对人事档案管理工作提出了更严格的要求。但从实际状况来看，事业单位人事档案管理还存在不少问题，制约着人事档案管理水平的提升。因此，如何提高事业单位人事档案管理水平是我们档案管理工作者亟待解决的一个重要任务。

一、事业单位人事档案管理存在的普遍问题

（一）对人事档案管理工作不重视。尽管人事档案管理是事业单位的一项基础性工作，但由于难以获得明显成绩，不易引人注意。部分领导干部认为人事档案管理就是抄抄写写，保管資料。只要资料不丢失、不泄密，能够应付查档、外调就可以了。因此，任由人事部门自行负责或者让其他人员兼任，这些人员缺乏工作主动性，被动应付了事。

（二）档案管理队伍水平不高。人事档案管理是一项非常繁琐且极具专业性与连续性的工作。这需要大量的人力、物力、财力的投入，方可保证档案管理质量。但随着事业单位改革的不断推进，编制人员大幅减少，其中，管理部门的人员更是首当其冲。在此背景下，档案管理工作多由人事部门的人员兼任，或者聘请临时工负责。这些人员是非专业出身，因此，档案管理水平有限。档案未及时归档，档案管理不规范等问题较为普遍。

（三）档案利用率不高。人事档案管理的最终目的就在于对这些资料的有效利用。但是很多事业单位对待人事档案管理工作还存在“重保密、轻利用”的思想，档案利用观念淡薄。即使对人事档案的利用也是在小范围内开展，查阅的内容多为个人简历。此外，人事档案利用的途径也非常单一，当有需要的人登门查阅时才被动地服务。

（四）人事档案管理信息化程度不高。近年来，大多数事业单位人事档案管理已引进专门的信息管理系统，信息化管理水平也日益提高。但从总体上看，不少事业单位在人事档案管理方面仍沿用手工操作，并未完全采用先进的管理手段。有的单位还未开展无纸化阅档，既不利于档案的保存，也降低了工作效率。

二、提高事业单位人事档案管理水平的建议

（一）健全档案管理制度，使档案管理更加规范化。要做好人事档案管理工作，首先领导必须重视，要充分认识到这项工作的意义，将其纳入重要议程中。参照《档案法》规定，并结合事业单位自身实际，完善人事档案管理制度，补充人事档案管理细则，为人事档案管理工作提供制度保障。其次，档案管理部门要大力宣传人事档案管理的重要意义，普及《档案法》，增强单位全体员工的档案意识，使其更主动地配合档案管理工作。在收集、整理档案材料时，工作人员必须仔细鉴别，做到取之有据，保证档案资料的真实性与完整性。

（二）重视档案管理基础设施建设。随着档案管理信息化与传统管理方式的不断融合，对人事档案管理的硬件设施也提出了新要求。事业单位在加强档案信息化建设的同时，还要重视对纸质档案的保管。建设专门保存纸质档案的库房，并配备高质量的档案储存柜，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。档案管理员需每天对库房进行巡视检查，及时察觉库房中的安全隐患，并将这些隐患消除掉。

（三）加强人事档案队伍建设，提高档案管理质量。人事档案管理工作带有极强的政策性、保密性与业务性。伴随着人事改革的日益深化，人事档案管理工作更需要一支专业型、复合型的人才队伍。要从单位或高校毕业生中挑选那些有着较强责任心，作风正派、工作踏实的人员从事人事档案管理工作。其次，主管部门要定期组织档案管理人员参加教育培训，学习先进的档案管理知识，了解档案管理中的薄弱环节与防范对策，不断提高档案管理水平。同时，鼓励档案人员自主学习，为他们提供外出深造的机会。

（四）继续加强人事档案信息化建设，提高人事档案利用率。信息化是时代发展的趋势，也是提高人事档案管理水平的必然要求。因此，档案主管部门必须依托现有的信息管理平台，不断完善信息化管理的软硬件设施。通过相应技术处理，将纸质档案转变为电子资料，并及时准确录入人事档案管理系统，进一步提高人事信息发布的时效性。这样上级部门与员工都能根据需要进入系统查阅相关资料。此外，还应充分借助网络信息技术来加强人事档案管理的创新。对于不需要保密的档案信息可发布在网络上供大家共享，从而为社会提供更及时、优质的人事档案信息服务。这不仅方便了有需求的相关组织与个人，还极大提高了人事档案工作效率。同时，还明显提高了人事档案的利用效率，充分发挥出相应的作用。

三、结语

综上所述，人事档案管理具有极强的系统性与复杂性，需要工作人员保持严谨、细致、负责的态度按照组织内部人事档案管理规章制度开展工作。只有这样方能做好人事档案管理工作，充分发挥出人事档案的作用，更好地为员工、为单位、为社会提供高效、便捷、优质的档案服务。

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